„Vorsicht Frist beachten!” – Dies gilt für Mieter auch bei der Nebenkostenabrechnung. Denn, der Mieter hat zwar die Möglichkeit bei der Nebenkostenabrechnung Einwendungen geltend zu machen, wenn Unrichtigkeiten, Widersprüche oder Ungereimtheiten bestehen, er muss aber unbedingt die sogenannte Einwendungsfrist – oftmals auch Widerspruchsfrist genannt– beachten.

In nachfolgendem Artikel wird Ihnen erklärt, woraus sich die Einwendungsfrist ergibt und wie Sie als Mieter die Einwendungsfrist berechnen. Was es zu beachten gilt und für welchen Zeitraum diese Frist gilt. und was passiert, wenn Sie als Mieter die Einwendungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung überschreiten.

I. Gesetzliche Grundlage der Einwendungsfrist

In § 556 Abs. 3 Satz 5 und Satz 6 BGB finden Sie als Mieter die gesetzliche Grundlage der sogenannten Einwendungsfrist und ihrer Funktion. Anwendung findet diese Regelung des Bürgerlichen Gesetzbuches dabei auf alle Mietverhältnisse bei preisfreiem Wohnraum Anwendung, BGH, 20.07.2005 – VIII ZR 371/04/ Palandt, BGB § 556 Rdnr. 13 oder preisgebundenem Wohnraum.

Der Gesetzgeber legt insoweit in § 556 Abs. 3 S. 5 BGB fest, dass der Mieter seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum Ablauf von zwölf Monaten ab Zugang derselben, gegenüber dem Vermieter mitzuteilen hat. Damit wird dem Mieter eine Frist von 12 Monaten ab Erhalt der Abrechnung eingeräumt, um all seine Bedenken oder auch Unklarheiten bezüglich einzelner oder mehrerer Einzelposten der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vermieter zu äußern. 

Wichtig ist hier zu beachten, dass diese gesetzliche Regelung nach einheitlicher Rechtsprechung nur für formell ordnungsgemäß erstellte Nebenkostenabrechnungen gilt, so der Bundesgerichtshof unter anderem in seinen Entscheidungen vom 20. 7. 2005, Az.: VIII ZR 371/04 und vom 15. 03. 2011, Az.: VIII ZR 243/10 oder im Urteil 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 193/14. Das bedeutet, dass in den Fällen in denen die Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter nicht erfüllt sind, die Regelung der Einwendungsfrist zunächst nicht greift. Dies gelte auch dann, wenn die Nebenkostenabrechnung inhaltlich korrekt ist, so der BGH in der Entscheidung vom 15. 03. 2011, Az.: VIII ZR 243/10.

In dem folgenden Satz 6 des § 556 Abs. 3 BGB heißt es weiter, dass der Mieter nach Ablauf dieser Frist, keine Einwendungen mehr erheben kann, mit der Ausnahme, dass er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Insoweit wird also bestimmt, dass die zwölfmonatige Einwendungsfrist eine sogenannte Ausschlussfrist ist und somit grundsätzlich alle Einwendungen des Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung nach Fristablauf ausgeschlossen sind. Zur Ausnahme der unverschuldeten Fristversäumnis erfahren Sie weitere Einzelheiten unter Ziffer III.

II. Berechnung der Einwendungsfrist

Um als Mieter nicht in die Gefahr zu geraten, mit seinen Einwendungen ausgeschlossen zu sein, ist es in erster Linie entscheidend zu wissen, wann der Lauf der Einwendungsfrist beginnt und wie man den Ablauf selbiger berechnet.

Wie unter Ziffer I. ausgeführt beträgt die Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB zwölf Monate ab Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung.

Damit beginnt der Fristlauf für den Mieter tatsächlich grundsätzlich mit dem Erhalt einer solchen Nebenkostenabrechnung und endet durch entsprechenden Zeitablauf.

Beispiel: Die Mieter Müller erhalten die Abrechnung der Nebenkosten für das vergangene Kalenderjahr 2014 am 30.04.2015 per Post. Damit beginnt die Einspruchsfrist für die Mieter mit Beginn des folgenden Tages um 0:00 Uhr zu laufen. Exakt zwölf Monate später am 30.04.2016 um 24:00 Uhr endet dann die Einwendungsfrist der Mieter Müller und Beanstandungen bezüglich der Nebenkostenabrechnung 2014 sind für die Mieter grundsätzlich nur noch im Ausnahmefall (s.u.) möglich.

In dem Fall, in dem Sie als Mieter eine Abrechnung erhalten, die an formellen Fehlern leidet, weil beispielsweise ein falscher Abrechnungszeitraum angegeben ist, die Gesamtkostenangabe oder der Umlageschlüssel fehlt, beginnt die Einwendungsfrist nicht zu laufen. Selbiges gilt bei dem Erhalt einer verspäteten Abrechnung (d.h. nach Ablauf der Abrechnungsfrist) oder einer unübersichtlichen, nicht nachvollziehbaren Abrechnung. Anders ist es bei offensichtlichen Schreib- und Rechenfehlern.

Wenn Sie als Mieter gar keine Nebenkostenabrechnung von ihrem Vermieter erhalten haben, obwohl er dazu verpflichtet ist, beginnt auch hier die Einwendungsfrist zunächst nicht zu laufen. Denn, die Voraussetzung des Zugangs der Nebenkostenabrechnung bedeutet, im Sinne des § 130 BGB, dass die Nebenkostenabrechnung in den Machtbereich des Erklärungsempfängers – hier also in den Machtbereich des Mieters – gelangt sein muss, beispielsweise per Post oder durch Übergabe. Ohne den Zugang – beziehungsweise vereinfacht gesagt, Erhalt der Nebenkostenabrechnung, beginnt konsequenter Weise auch die Einspruchsfrist nicht zu laufen. Wann der Vermieter verpflichtet ist, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, können Sie in dem Artikel „Nebenkostenabrechnung: Muss der Vermieter über Nebenkosten abrechnen?“ nachlesen. Im Streitfall ist der Zugang vom Vermieter darzulegen und zu beweisen, wenn für diesen eine Abrechnungspflicht besteht.

III. Vertragliche Änderung der Einwendungsfrist

Eine vertragliche Änderung der Zeitspanne der Einwendungsfrist, zum Beispiel durch eine Verkürzung oder Verlängerung der zwölfmonatigen Frist im Mietvertrag, ist grundsätzlich nur dann zulässig, wenn diese Änderung keine nachteiligen Wirkungen für den Mieter entfaltet, im Sinne des § 556 Abs. 4 BGB. Die Einwendungsfrist ist demnach unabdingbar, soweit sich bei einer Veränderung der Zeitspanne eine negative Folge für den Mieter ergibt. Dies ist beispielsweise in der Regel der Fall bei einer Verkürzung.

IV. Fristversäumnis und Einwendungsausschluss

In Fällen in denen die Einwendungsfrist versäumt wurde ist § 556 Abs. 3 S. 6 BGB zu beachten. Diese Regelung besagt, dass der Mieter seine Einwendungen nach Ablauf der Einwendungsfrist nicht mehr geltend machen kann, es sei denn, die verspätete Geltendmachung ist vom Mieter nicht zu vertreten.

Dies bedeutet, dass ein Mieter sich grundsätzlich nicht mehr auf die Unrichtigkeit der Nebenkostenabrechnung berufen kann, wenn er seine Einwendungen gegen die formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung verspätet erhebt – also nachdem bereits zwölf Monate seit Fristbeginn vergangen sind. Der Mieter ist dann mit seinen Einwendungen ausgeschlossen und muss etwaige Nachforderungen – auch, wenn sie rechtsfehlerhaft sind – bezahlen. Eine demnach eigentlich (teil-)unwirksame oder unrichtige Nebenkostenabrechnung wird somit durch ein solches Fristversäumnis zwar materiell unangreifbar, aber nicht wirksam beziehungsweise richtig. Bestehende materielle Einwendungen können dann nicht mehr geltend gemacht werden; so das Amtsgericht Bremen in seiner Entscheidung vom 08.06.2007, Az. 7 C 45/0, BGH, Urteil vom 18.05.2011, Az.: VIII ZR 240/10 Formelle Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung sind allerdings auch nach Ablauf von 12 Monaten seit Erhalt der Abrechnung noch möglich, da eine formell nicht ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung den Lauf der Ausschlussfrist nicht in Gang setzt, so der BGH Urteil vom 08.12.2010, Az.: VIII ZR 27/10.

Eine Ausnahme besteht allerdings bei einem unverschuldeten Versäumnis der Einwendungsfrist. Denn, soweit den Mieter keine Schuld an dem Versäumnis der Einwendungsfrist trifft, wird ihm nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs das Recht eingeräumt, seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung nachzuholen; so der BGH in seinem Urteil vom 12.01.2011 Az.: VIII ZR 148/10. Unverschuldet heißt aber, dass der Mieter ohne sein Verschulden an der rechtzeitigen Erhebung der Einwendungen gehindert gewesen muss. Ein Beispiel für eine unverschuldete Fristversäumnis wäre etwa eine schwere Erkrankung, eine Nichtgewährung der Belegeinsicht durch den Vermieter oder eine wider Erwarten verzögerte Postzustellung, die verhindert, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen kann. Demgegenüber liegt eine unverschuldete Fristversäumnis grundsätzlich nicht vor, wenn diese auf einem Rechtsirrtum oder einer Rechtsunkenntnis beruht. Der Einwand des Mieters, er habe nichts von der Einwendungsfrist gewusst greift daher nicht. Eine Hinweispflicht des Vermieters besteht nicht.

Vorausgesetzt für die zulässige Nachholung des Einspruchsvorbringens beziehungsweise der Einwendungen, ist aber, dass diese unmittelbar nach dem Wegfall des Hindernisses wegen dem die Einspruchsfrist versäumt wurde, erfolgt.

V. Zusammenfassung und Praxistipp

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Einwendungsfrist 12 Monate beträgt und mit dem Zugang beim Mieter zu laufen beginnt, wenn sie formell ordnungsgemäß erstellt wurde. Nach Ablauf der Frist, ist der Mieter dann mit seinen Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung ausgeschlossen und kann nur im Ausnahmefall einzelne Einwendungen nachholen. Es ist daher immer anzuraten, nicht zu lange mit dem Widerspruch zu warten, um nicht der Gefahr des Einwendungsausschlusses zu unterliegen.

Eine Formulierungshilfe zu Ihrem Einspruchsvorbringen finden sie zum Beispiel in dem Artikel: „Muster-Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung – Kostenfreie Vorlage“. Weitere Informationen zur Einlegung können Sie zudem in der Schritt für Schritt Anleitung des Artikels „Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen“ nachlesen.