Mit der Miete allein ist es nicht getan. Der Unterhalt und die Nutzung von Räumlichkeiten verursacht Kosten. Der Vermieter legt diese regelmäßig auf den Mieter um. Die Nebenkostenabrechnung beinhaltet für den Vermieter eine Vielfalt von Fußangeln, für den Mieter ist sie meist ein Buch mit sieben Siegeln. Wer die Materie verstehen will, muss sich mit den Grundsätzen des Nebenkostenrechts beschäftigen. Dann wird vieles verständlich. Nur wer die Grundsätze kennt, kann sicher verhandeln.

Die ordnungsgemäße Abrechnung der Nebenkosten ist für beide Parteien in aller Regel Grundlage, dass sich die Vermietung eines Gewerbeobjekts für den Vermieter rechnet und der Mieter im Hinblick auf seine Umsatz- und Gewinnsituation zuverlässig kalkulieren kann. Mithin bestimmen Miete und Nebenkostenaufwand den Verkehrswert und die Rentabilität einer Immobilie sowie die Wirtschaftlichkeit des Gewerbemieters.

Betriebskostenverordnung als Grundlage der Nebenkostenabrechnung

Gemäß § 556 BGB können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter neben der Miete auch Betriebskosten zahlt. Haben die Parteien die Zahlung von Betriebskosten vereinbart, verweist das Gesetz wegen der umlagefähigen Kostenbestandteile auf die Betriebskostenverordnung (§ 556 I 2 BGB).

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ersetzt ab 2004 die inhaltlich praktisch identische und für vor dem 31.12.2004 abgeschlossene Mietverträge nach wie vor geltende Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung (BV). Bei der Vereinbarung der umlagefähigen Betriebskosten müssen sich die Parteien an den Vorgaben der Betriebskostenverordnung orientieren.

Begrifflichkeit: Betriebskosten oder Nebenkosten?

Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden im Sprachgebrauch meist gleichbedeutend verwendet. Allerdings bezieht sich der Begriff der Betriebskosten nur auf die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung. Der Begriff ist ein enger gefasst als der Begriff der Nebenkosten. Zu den Nebenkosten einer Immobilie gehören auch sonstige auf den Mieter umlegbare Nebenkosten, die in der Betriebskostenverordnung selbst nicht ausdrücklich als Betriebskosten erwähnt sind.

Beispiel: Dachrinnenreinigung, Verwaltungskosten. Diese können unter Umständen gemäß § 2 Ziffer 17 BetrKV ebenfalls auf den Mieter umgelegt werden.

Verweis auf die Betriebskostenverordnung begründet Umlagefähigkeit

Nicht sämtliche in Betracht kommenden Betriebs- oder Nebenkosten sind auf den Mieter umlagefähig. Teils muss sie der Vermieter selbst tragen. Die tatsächlich auf den Mieter umlagefähigen Betriebskostenpositionen können im Mietvertrag im Detail aufgeführt werden. Fehlen Einzelpositionen, gelten sie als mit der Miete abgegolten und können nicht nachträglich auf den Mieter umgelegt werden (§ 535 I 3 BGB).

Alternativ genügt es, wenn im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen wird (BGH WuM 2004, 290; NJW 2007, 3060). Auch dann kann der Vermieter die Nebenkosten entsprechend abrechnen, ohne dass er sie im Detail im Mietvertrag bezeichnen muss.

Zweckmäßig ist es, im Mietvertrag jeweils auf die Betriebskostenverordnung in ihrer jeweils gültigen Fassung zu verweisen. Fehlt dieser Verweis, ist immer die Betriebskostenverordnung in der Fassung zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses maßgeblich. Dann kann der Vermieter nachträglich in die Betriebskostenverordnung übernommene Nebenkostenpositionen nicht mehr auf die Mieter umlegen (BGH WuM 2006, 322 für Umstellung auf Wärmecontracting).

Um die Nebenkosten und Betriebskosten bei einem Gewerbemietvertrag umfassend einzubeziehen, ist zunächst …

I. auf die Definition in § 1 BetrKV sowie die Auflistung in § 2 Ziffer 1-17 abzustellen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich diese Aufzählung vorwiegend auf die umlagefähigen Betriebskosten bei der Wohnraummiete bezieht und bei Gewerbemietverträgen spezifisch anfallende Nebenkosten nicht berücksichtigt.

II. Sodann ist zu prüfen, ob damit tatsächlich sämtliche Nebenkosten erfasst sind. Speziell in Gewerbemietverträgen anfallende Nebenkosten müssen spezifisch als umlagefähig vereinbart werden.

I. Definition von Betriebskosten

Eine Definition der Betriebskosten findet sich in § 1 BetrKV.

• Die BetrKV bezeichnet in 17 Ziffern als Betriebskosten anerkannte und umlagefähige Betriebskosten. Um die Umlagefähigkeit einer Kostenposition zu beurteilen, ist die allgemeine Definition des Begriffes der Betriebskosten heranzuziehen und eine Abgrenzung zu anderen, nicht umlagefähigen Kostenarten (Reparaturkosten) vorzunehmen.
• Betriebskosten sind als solche Kosten definiert, die dem Eigentümer des Objekts fortlaufend und objektbezogen infolge des bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen. Regelmäßig fallen Kosten dann an, wenn eine Kostenart in vorhersehbaren vergleichbaren Zeitabständen immer wieder anfällt. Der zeitliche Abstand darf maximal 6 Jahre betragen. Beispiel: jährliche Dachrinnenreinigung, nicht aber Dachrinnenreinigung wegen eines Sturms.
• Keine regelmäßig anfallenden Kosten sind in Abgrenzung dazu die dem Vermieter als Eigentümer entstehenden Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten (siehe Fachartikel). Beispiel: Dachreparatur wegen eines Sturmschadens ist ein einmaliger Kostenaufwand und nicht umlagefähig.

Nach der Betriebskostenverordnung sind folgende Betriebskosten umlagefähig:

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

Grundsteuern, Gebühren zu Wasser- und Bodenverbänden,

2. Kosten der Versorgung mit Frischwasser

Wasserverbrauch, Grundgebühren der Kaltwasserversorgung, Gebühren für den Wasserzähler und dessen Eichung.

3. Kosten der Entwässerung

Gebühren für die Entwässerung von Haus- und Grundstück (Abwasser), Kostenaufwand für private Abwasserentsorgungsanlage, die nicht an die öffentliche Abwasserentsorgung angeschlossen ist (Sickergrube), Kosten einer Entwässerungspumpe.

4. Kosten der Heizungsversorgung

Nach der BetrKV ist zu differenzieren: Kosten einer Zentralheizung; Kosten einer zentralen Brennstoffversorgungsanlage; Fernwärme und Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten.

Allgemein umlagefähig sind alle Kosten des Brennstoffverbrauchs und der Lieferung, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Wartung der Heizungsanlage, Prüfungen der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, Reinigung von Heizungsanlage und Öltank, Messung nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz.

Die in diesem Zusammenhang oft erwähnte und auch im Gewerbemietrecht zur Anwendung kommende Heizkostenverordnung verpflichtet den Vermieter, die Kosten für die Warmwasser- und Heizwärmeversorgung zu mindestens 50 % nach dem Verbrauch des Mieters abzurechnen. Für die Restkosten kann ein anderer Verteilerschlüssel vereinbart werden.

5. Kosten der Warmwasserversorgung

Je nach Gerätetyp zur Wassererwärmung (Zentralwasserversorgungsanlage, eigenständige gewerbliche Warmwasserlieferung, Durchlauferhitzer/Boiler), kann der Vermieter unterschiedliche Kostenarten umlegen. Vor allem sind dies die Kosten für die Wassererwärmung.

6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgung

Verbundene Anlagen stellen zugleich Heizwärme und Warmwasser bereit. Auch hier sind verschiedene Anlagetypen zu unterscheiden.

7. Kosten des Betriebs eines Personen- und Lastenaufzugs

Betriebsstromkosten, Beaufsichtigung, Bedienung und Überwachung, Reinigung, Wartung, Prüfung von Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit. Auch der Mieter im Erdgeschoss ist zahlungspflichtig.

8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Gebühren für die öffentliche oder private Straßenreinigung, Winterdienst, Müllabfuhr, Sperrmüllbeseitigung. Der durch den Auszug eines Mieters bedingte Müllbeseitigungsaufwand geht zu Lasten des Vermieters.

9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Lohn- und Materialkosten für die Säuberung der Flure, Treppen, Keller, Dachböden, Präventivmaßnahmen gegen Rattenbefall.

10. Kosten der Gartenpflege

Jäten von Unkraut, Pflege von Pflanzen und Bäumen, allgemein: Bewahrung einer bereits existierenden Anlage, nicht aber die Neuanlegung des Gartens und Anpflanzungsmaßnahmen.

11. Kosten der Beleuchtung

Stromkosten für die Beleuchtung von Außenanlagen und für alle Bewohner nutzbaren Gebäudeteile (Tiefgarage, Stellplätze, Flure, Treppen, Speicher).

12. Kosten der Schornsteinreinigung

Schornsteinfegergebühren, Bundesimmissionsschutzgesetzmessungen.

13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung

Prämien und Steuern für Versicherungen aller Versicherungsarten, die dem Erhalt des Objekts zum Ziel haben oder die Haftung des Vermieters aufgrund seiner Verkehrssicherungspflicht absichern (Elementarschadenversicherung, Gebäudehaftpflichtversicherung).

14. Kosten eines Hauswartes

Kostenaufwand, der keine Instandsetzung, Instandhaltung, Hausverwaltung oder Schönheitsreparaturen beinhaltet. Ein Hauswartes ist erst ab einer gewissen Objektgröße wirtschaftlich vertretbar. Umlagefähig sind die Vergütung zuzüglich der Sozialbeiträge sowie Kosten für Verbrauchsmaterial für abrechnungsfähige Arbeiten (Reinigungsmittel).

15. Kosten einer Gemeinschaftsantennenanlage und einer Kabelverteileranlage

Aufwand für Betriebsstrom, Prüfung der Betriebsbereitschaft, Wartung der Anlage, Grundgebühren.

16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen der Wäschepflege

Kosten des Betriebsstroms für Waschmaschine, Wäschetrockner, Wäscheschleuder und Bügelmaschine, Wartung, Pflege ,Reinigung, Prüfung der Betriebsbereitschaft, Wasserversorgung.

17. Sonstige Betriebskosten

Ziffer 17 erfasst alle sonstigen Kosten, die in Ziffer 1 – 16 nicht bezeichnet sind, jedoch fortlaufend und regelmäßig anfallen und dem bestimmungsgemäßen Betrieb des Gebäudes dienen. Im Detail ist vieles in der Diskussion. Anerkannt ist beispielsweise, dass die Wartungskosten für Feuerlöscher, die regelmäßige Dachrinnenreinigung, die Wartung installierter Haustechnik oder Alarmanlagen umlagefähige Nebenkosten sind. Bedingung ist, dass solche sonstigen Betriebskosten im Mietvertrag einzeln bezeichnet sind.

Problemfall Wartungskosten: Einige Kostenarten bezeichnen die Kosten der Wartung der jeweiligen technischen Anlage (Heizung) auch als Betriebskosten. Teils werden Wartungskosten auch als nicht umlagefähige Instandhaltungskosten eingeordnet.

Nach dem BGH-Urteil (VIII ZR 123/06) sind die nicht durch eine technische Störung veranlassten regelmäßigen Kosten der Prüfung der Funktionsfähigkeit und der Betriebssicherheit einer technischen Anlage nunmehr allerdings als Betriebskosten anzuerkennen.

II. Weitere Nebenkosten über die BetrKV hinaus

Über die vorstehende Aufzählung der BetrKV hinaus, die vorwiegend bei Wohnraummietverhältnissen anfallende Nebenkosten abdeckt, können bei der Vermietung von Gewerbeflächen weitere Kosten anfallen. Um sicherzugehen, empfiehlt sich die detaillierte Auflistung (vgle. BGH WuM 2004, 290).

Ein pauschaler Hinweis, dass der Mieter „sämtliche“ oder „alle“ Betriebskosten tragen müsse, ist nicht bestimmt genug und unwirksam. Ebenso wenig genügt die bloße Bezugnahme auf § 2 Ziffer 17 BetrKV. Denn dann ist dem Mieter nicht erkennbar, welche sonstigen Nebenkosten auf ihn umgelegt werden sollen.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass aktuell tatsächlich nicht anfallende Nebenkosten künftig noch entstehen können. Es schadet nicht, diese bereits jetzt in die Umlegungsvereinbarung einzubeziehen.

Beispiele: Kostenaufwand für die Überwachung und Sicherheit, Kosten besonderer Telekommunikationseinrichtungen, Kosten der Dekoration von Gemeinschaftsflächen, Verkehrssicherung auf Gemeinschaftsflächen, Kosten für Leuchtschriftanlagen, Landschaftspflege.

Mehrbelastungsklausel für neue Nebenkosten

Der Vermieter kann auch künftig anfallende Nebenkosten umlegen, sofern dies vereinbart ist. Dabei geht es nicht um Nebenkosten, die bereits bei Abschluss des Mietvertrages bestanden oder für den Vermieter vorhersehbar waren. Erfasst werden Kosten, wenn sich Nebenkosten erhöhen oder neu eingeführt werden und dadurch eine Mehrbelastung des Vermieters bedingen.

Voraussetzung für die Umlegung auf den Mieter ist ferner, dass die Mehrbelastung betragsmäßig beschränkt ist, beispielsweise auf 10 % der vertraglich vereinbarten Nebenkosten.