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Gewerbemietrecht: Verwaltungskosten – Umlagefähig oder nicht?

Im Gewerbemietrecht kann der Vermieter bei entsprechender Vereinbarung diejenigen Betriebskosten (Nebenkosten) auf seinen Gewerbemieter umlegen, die er individuell und zulässigerweise im Mietvertrag bezeichnet hat.

Im Gegensatz zum Wohnraummietrecht kann der Vermieter grundsätzlich alle Nebenkosten auf seinen Mieter umlegen. Allerdings gibt es auch hier Grenzen. Zum Verständnis sind einige Begrifflichkeiten unabdingbar. Gerade wenn es um die Umlagefähigkeit von Verwaltungskosten geht, führt die Betriebskostenverordnung nicht weiter.

In diesem Artikel zeigen wir, wann die Verwaltungskosten bei einem Gewerbemietvertrag umlegbar sind und wann die Verwaltungskosten im Gewerbemietrecht nicht umgelegt werden dürfen.

Es kommt auf die Vereinbarung an

Soweit der Vermieter im Gewerbemietvertrag alternativ zur detaillierten Auflistung der anfallenden Nebenkosten auf die Betriebskostenverordnung verweist, schließt § 1 II BetrKV die Umlagefähigkeit von Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Verwaltungskosten können zumindest somit im Rahmen der Betriebskostenverordnung nicht auf die Mieter umgelegt werden. Dennoch dürfen sie im Gewerberaummietrecht als sonstige Nebenkosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden.

Denn: In der Definition sind Betriebskosten solche Kosten, die dem Eigentümer des Objekts fortlaufend und objektbezogen durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen. Kosten jedoch, die der Vermieter aufwenden muss, um den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie überhaupt erst zu gewährleisten, gehen regelmäßig zu seinen Lasten. Beispiele: Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Was sind Verwaltungskosten?

Gleichermaßen betrifft dies die dem Vermieter als Eigentümer entstehenden Verwaltungskosten. Eine Definition findet sich in § 1 I BetrKV und in § 26 II BV. Zu den Verwaltungskosten gehören alle Kosten der zur Verwaltung der Immobilie erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, insbesondere die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung sowie die vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeiten, die im Rahmen der Vermietung anfallen.

Nicht umlagefähig sind daher in der Regel die dem Eigentümer als Vermieter durch die Geschäftsführung seiner Besitzgesellschaft selbst entstehenden Kosten, Kosten für die Prüfung des Jahresabschlusses oder Kosten eines Unternehmensberaters.

In der Praxis geht es im Streitfall bei Gewerbemietobjekten oft um die Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung, in Einkaufszentrum meist um die Kosten des Center-Managements. Hierzu gibt es richtungsweisende BGH-Entscheidungen.

Umlagefähigkeit von Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung

Der Bundesgerichtshof (Urt.v.9.12.2009, Az. XII ZR 109/08) hat entschieden, dass die formularmäßige Umlage von Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Gewerbemietvertrages wirksam vereinbart werden kann. Die Umlagefähigkeit war bis dahin streitig.

Die Umlage sei in Gewerbemietverhältnissen nicht ungewöhnlich und auch dann wirksam, wenn im Mietvertrag keine Kostenbegrenzung enthalten sei. Im Streitfall hatte der Vermieter Kosten in Höhe von 5,5 % auf die Mieter umgelegt. Der Kostenaufwand müsse sich allenfalls im Rahmen der ortsüblichen und notwendigen Verhältnisse halten. Insoweit konnte der BGH auch keinen Verstoß gegen das Transparenzgebot, nach dem AGB nachvollziehbar formuliert sein müssen, erkennen (§ 307 I BGB). Unabhängig davon ist außerhalb der Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen die individuelle Vereinbarung zur Umlage der Kosten ohne Weiteres möglich. Auch hier kommt es darauf an, den Kostenaufwand möglichst konkret zu beschreiben Untermieter vor Augen zu führen, welche Kosten er übernimmt.

Umlagefähigkeit von Kosten des Center-Managements

In Einkaufszentren geht es meist um die Kosten des Center-Managements. In diesen Fällen hat der Bundesgerichtshof (Urt.v.3.8.2011, Az. XII ZR 205/09) die Umlagefähigkeit allerdings verneint. Hier, allerdings in Bezug auf die Vertragsformulierung in diesem Fall, ging der BGH von einem Verstoß gegen das Transparenzgebot aus. Das Urteil gibt Hinweise, wie die Umlagefähigkeit dennoch gestaltet werden kann.

Dem Mieter eines in einem Einkaufszentrum gelegenen Ladenlokals wurden über die Kosten der Verwaltung hinaus nicht näher umschriebene Kosten des „Center-Managements“ auferlegt. Der verwendete Begriff des „Center-Managements“ oder „Center-Manager“ sei nicht ausreichend bestimmt. Es fehle an der Transparenz, so dass der Mieter im Hinblick darauf, dass er bereits „Kosten der Verwaltung“ zu tragen habe, nicht erkennen könne, welche Kosten von dem Center-Management“ erfasst werden.

Konsequenz: Demgemäß sollten in einem Gewerberaummietvertrag die Leistungen eines Centermanagements detailliert beschrieben werden und eine Kostenbegrenzung beinhalten (z.B. 2 % der Jahresmiete, des Gewinns).

Beispiel: Mieterbetreuung: Umsetzung von Mieterversammlungen, Organisation der Aktivitäten der Werbegemeinschaft, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Koordinierung der Öffnungszeiten und des Erscheinungsbildes der Gewerbeeinheiten, Optimierung des Branchenmixes, Koordinierung von Marketingmaßnahmen, Kontaktpflege zu Behörden, Wirtschaftsverbänden und Medien.

23 Antworten auf "Gewerbemietrecht: Verwaltungskosten – Umlagefähig oder nicht?"

  • Felix
    02.10.2013 - 14:33 Antworten

    Wenn der Mieter die Verwaltungsgebühren zahlen muss – hat er dann eine Möglichkeit die Auswahl der Verwaltung zu beeinflussen?
    Wir haben einen Vertrag, der uns zur Zahlung der Verwaltungsgebühren verpflichtet. Wir sind jedoch mit der Arbeit der Verwaltung sehr unzufrieden. Z.B. wird monatelang auf Anfragen nicht reagiert, angesprochene Schäden seit über 12 Monaten nicht repariert etc. Was kann man tun?

    • Mietrecht.org
      08.10.2013 - 15:16 Antworten

      Hallo Felix,

      ich persönlich denke hier haben Sie kein Mitspracherecht. Wenn die Leistung überhaupt nicht passt und dadurch ein „Mangel“ entsteht, können Sie in Richtung Mietminderung denken.
      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Claudia Hanses
    10.03.2014 - 11:53 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    habe ich das Recht die Kosten der Verwaltung einzusehen, wenn ich diese mit Pauschale abgleiche ?

    Gruss
    Claudia

    • Mietrecht.org
      11.03.2014 - 08:12 Antworten

      Hallo Claudia,

      um die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen, müssen Sie natürlich die Belege – welche als Grundlage der Abrechnung dienen – einsehen. Ohne Einsicht, keine Prüfung.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • bernd springer
    28.06.2014 - 16:01 Antworten

    Hallo.
    Darf mein Gewerbevermieter Verwaltungs- und Grundsteuerkosten abrechnen, obwohl dies nicht im Mietvertrag steht und er das die letzten Jahre auch nicht abgerechnet hat? Habe soeben eine Nachforderungen der NK die ihm nicht zustehen erhalten. Schornsteinfeger doppelt abgerechnet, Grundsteuerkosten sind nicht in meinem Gewerbemietvertrag drin. Mieterverein meinte, diese Kosten darf er nicht abrechnen. Was stimmt denn nun ? Der Geschäfts Nachbar hatte auch die doppelten Schornsteinfeger kosten abgezogen und er bekam keine Nachforderungsdrohung. Mittlerweile fühle ich mich massiv genötigt von dem Vermieter. Bitte um Rat.
    Vielen Dank.
    Gruss Bernd

    • Mietrecht.org
      30.06.2014 - 07:46 Antworten

      Hallo Bernd,

      der erste Satz des Artikel beantwortet bereits Ihre Frage.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Helbig
    13.11.2014 - 23:29 Antworten

    Sehr geehrte Damen und Herren,
    sind die Verwaltungskosten bei Verwalterwechsel in einer Betriebskostenabrechnungen bei einem Kaffee umkehrbar? Das Kaffee existiert seit 15 Jahren, erst letztes Jahr wurden die Verwaltungskosten erstmalig umgelegt. Im MV wurde die Umlage vereinbart, allerdings bis auf letztes Jahr nie berücksichtigt. Wie kann man sich hier verhalten?
    Ich danke für Ihre Rückmeldung.
    Besten Dank
    Marlis Helbig

    • Mietrecht.org
      17.11.2014 - 08:45 Antworten

      Hallo Frau Helbig,

      in meinen Augen kann sich der Mieter freuen, die Kosten jahrelang nicht gezahlt zu haben. Für eine rechtliche Einschätzung sollten Sie einen Anwalt befragen, der sich möglich auf das Gewerbemietrecht spezialisiert hat.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Eileen Böttche
    04.11.2015 - 13:30 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    wie verhält es sich Ihrer Meinung nach mit Verwaltungskosten der Gemeinschafts- und der Teileigentums-Verwaltung?
    Die Kosten der Gemeinschaftsverwaltung sind laufende, zwingende Kosten für den Vermieter. Kosten der Teileigentumsverwaltung hingegen sind zwar auch laufende Kosten, jedoch „freiwillig“.

    Kann im Mietvertrag für Gewerberaum verbindlich vereinbart werden, dass der Mieter von Gewerberaum z.B. 5% der jährlichen Sollmiete für Verwaltungskosten (Gemeinschafts- und Teileigentumsverwaltung) übernehmen muss?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe & Einschätzung!

    Eileen Böttche

    • Mietrecht.org
      08.11.2015 - 10:31 Antworten

      Hallo Frau Böttcher,

      ich WEG-Verwaltung und Teileigentumsverwaltung ist ja am Ende nicht weiter als die komplette Miethausverwaltung, nur getrennt ausgewiesen. Im Gewerbemietrecht sind die Vertragsparteien ohnehin extrem flexibel bei der Ausgestaltung.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Wolf am Rhein
    18.11.2015 - 23:53 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,
    gibt es eigentlich Zahlen darüber, wie viele Eigentümer von Gewerbe- und Büroflächen die Verwaltungskosten umlegen?
    Als Eigentümer bin ich immer der Meinung, dass ich die Leute bezahle, die für mich arbeiten. „Des Brot ich ess, des Lied ich sing.“ Ich preise die Verwaltungskosten in meine Kaltmiete ein. Sie zum Bestandteil der Nebenkostenabrechnung zu machen, erscheint mir unlogisch.
    Schließlich fallen diese Prozente bei einem Verkauf des Hauses unter den Tisch, da sie keine echte Mieteinnahme sind. 5,5 % mehr Kaltmiete sind eine Hausnummer. Bei grösseren Objekten kann das schnell auch sechsstellige Beträge am Verkehrswert ausmachen. Auch das erscheint mir unlogisch.
    Mit freundlichen Grüßen
    Wolf am Rhein

    • Mietrecht.org
      20.11.2015 - 02:39 Antworten

      Hallo Wolf am Rhein,

      es kommt am Ende auf das selbst hinaus. Wer genau hinsieht, wird bewerten, dass er von der Kaltmieter noch seine Verwaltungskosten zahlen muss. Sie könnten ja auch die Kaltmiete weiter erhöhen und z.B. die Straßenreinigung nicht umlegen. Das macht aber nicht wirklich Sinn.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Mietrecht.org
    18.04.2016 - 09:38 Antworten

    Hallo Marina,

    im Normalfall werden die Verwaltungskosten als Nebenkosten angesehen. Lesen Sie den Vertrag genau, ob Sie dafür vorauszahlen oder ob die Verwaltungskosten in der Kaltmiete enthalten sind. Lassen Sie den Vertrag im Zweifel rechtlich prüfen.

    Viele Grüße

    Dennis Hundt

  • Lara
    27.05.2016 - 12:44 Antworten

    Guten Tag,
    Verwaltungskosten für Gewerbe (Laden) grundsätzlich umlesbar. Gibt es eine Richtlinie wie hoch monatlich berechnet werden darf?
    vielen Dank

    • Mietrecht.org
      27.05.2016 - 14:55 Antworten

      Hallo Lara,

      Ihre erste Frage wird im Artikel beantwortet. Zur zweiten Frage: Verwaltungskosten können so unterschiedlich hoch sein, wie Gewerbeeinheiten unterschiedlich groß und schwierig zu verwalten sein können. Daher lässt sich hier leider kein konkreter Wert benennen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Martina Werner
    16.05.2017 - 12:52 Antworten

    Hallo Herr Hundt,
    aktuell versuche ich mich durch die vielfältigen und laufenden Widersprüche meines neuen AG zu wühlen. Dabei wurde mieterseitig auch der vertragl. vereinbarten Verwaltergebühr iHv 4% der Jahresmiete widersprochen. Der Mieter errechnet die Gebühr aus der Jahresnettokaltmiete, welches offensichtlich eine Differenz ergibt. Gem. MV wird von einer Jahresmiete gesprochen. Ich gehe daher in meiner Berechnung von der Gesamtmiete, also auch inkl. der NK-VZ aus. Welchen Kostenansatz würde Sie „empfehlen“?
    Herzlichen Dank und beste Grüße,
    Martina Werner

  • Michael Fuchs
    23.06.2017 - 12:40 Antworten

    Wenn in einer Einkaufspassage diverse Läden lerrstehen, dürfen die Verwaltungskosten dann komplett auf die vorhandenen Mieter umgelegt werden oder muss der Vermieter die Anteile der unvermieteten Objekte selber tragen?

  • Terry Gleissner
    08.09.2017 - 07:50 Antworten

    Hallo,

    hat jemand Erfahrung bzw. eine Ahnung ob das Verwalten von Gewerbeflächen (hier: 4.500 qm) nach Quadratmeterpreis oder Pauschal geht?

  • Alica
    05.12.2017 - 09:44 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    wenn in einem Gewerbe-MV nur auf den §2 der BetrKV verwiesen ist, nicht aber ausdrücklich erwähnt ist, dass die Verwalterkosten auch vom Mieter zu tragen sind, darf der Vermieter diese dann trotzdem umlegen? Zählt das zu „sonstige Nebenkosten“?

    Ich freue mich auf Ihre Antwort!

    Lieben Dank vorab und

    viele Grüße

    Alica

    • Mietrecht.org
      05.12.2017 - 14:53 Antworten

      Hallo Alice,

      es können nur die Nebenkosten abgerechnet werden, die im Mietvertrag verankert sind.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Maria Anna
    20.01.2018 - 17:57 Antworten

    Hallo Herr Hundt,
    darf ein Vermieter bei gewerblicher Vermietung die Verwaltungskosten auf Grundlage der Pauschale, die im Wohnraummietrecht gilt, abrechnen?
    Konkret: Städtische Einzelateliers, ca. 80-90qm, kein Wohnrecht. Der Vermieter, eine Städtische Wohnungsgesellschaft, will 340.- als Verwaltungskostenpauschale ab 2018 abrechnen. Diese 340.- berechnen sich- nach eigener Auskunft- nach der Pauschale für Wohnungen. Die Verwaltungskosten sind im Mietvertrag benannt, nicht aber die Pauschale. Muss der Vermieter nicht die Verwaltungskosten belegen?
    Mit freundlichen Grüßen

  • Kerstin
    04.05.2018 - 10:05 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    wir haben ein neues Gewerbeobjekt in Verwaltung. Nunmehr steht die BK-Abrechnung 2017 an und wir haben festgestellt, dass in allen Mietverträgen vereinbart ist, dass die Verwalterkosten bis maximal 5 % der Jahresnettomiete abgerechnet werden kann.

    Mich stört der Begriff „bis maximal 5 %“.

    Kann ich nun 5 % der Jahresnettomiete abrechnen oder in dem Fall nur nach Quadatmeter?

    Mit freundlichen Grüßen

    • Mietrecht.org
      05.05.2018 - 20:01 Antworten

      Hallo Kerstin,

      ich denke Sie können (nur) die tatsächlichen Kosten Abrechnungen und das nach oben gedeckelt bis 5% der Nettomiete.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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