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Umlagefähige Betriebskosten im Gewerbemietrecht

Im Wohnraummietrecht wie im Gewerbemietrecht streiten sich die Parteien immer wieder über die Frage, welche umlagefähigen Betriebskosten der Mieter akzeptieren und welche der Vermieter als eigene Kosten selbst tragen muss. Je nach der Größe und Nutzungsintensität eines Gewerbeobjekts geht es oft um richtig viel Geld.

Gemäß § 556 BGB können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter neben der Miete auch Betriebskosten zahlt. Haben die Parteien die Zahlung von Betriebskosten vereinbart, verweist das Gesetz wegen der umlagefähigen Kostenbestandteile auf die Betriebskostenverordnung (§ 556 I 2 BGB).

Betriebskosten müssen formal korrekt einbezogen werden

Die Parteien können die Betriebskosten wahlweise:

1. im Detail im Gewerbemietvertrag bezeichnen (hoher Aufwand, Risiko sprachlicher und inhaltlicher Unsicherheit) oder

2. pauschal auf die Betriebskostenverordnung verweisen. Im Hinblick auf die in § 2 Ziffer 17 BetrKV benannten „sonstigen Betriebskosten“ kommt es dann allerdings gleichfalls auf die genaue Bezeichnung an.

Nach der Rechtsprechung genügt zur Einbeziehung dieser Betriebskosten in den Mietvertrag die reine Verweisung auf die BetrKV, ohne dass die Betriebskosten im Einzelnen aufgezählt oder der Text beigefügt werden muss (BGH NJW 2007, 3060).

Für vor dem 31.12.2004 abgeschlossene Mietverträge gilt nach wie Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung (BV). Diese Verordnung wurde 2004 durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ersetzt. Beide stimmen inhaltlich überein. Bei der Vereinbarung der umlagefähigen Betriebskosten können sich die Parteien im Wesentlichen an den Vorgaben der Betriebskostenverordnung orientieren.

Was ist unter Betriebskosten zu verstehen?

Betriebskosten sind als Kosten definiert, die dem Vermieter des Objekts fortlaufend und objektbezogen infolge des bestimmungsgemäßen Gebrauchs entstehen. Kosten fallen dann regelmäßig an, wenn eine Kostenart in vorhersehbaren vergleichbaren Zeitabständen immer wieder erneut anfällt. Der zeitliche Abstand sollte höchstens 6 Jahre betragen. Beispiel: die Kanalisation wird jedes Jahr gereinigt, nicht aber die Reinigung wegen eines Hochwassereintritts.

In Abgrenzung dazu sind die dem Vermieter als Eigentümer entstehenden Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (siehe Fachartikel) keine regelmäßig anfallenden Kosten. Beispiel: Umgefallener Weihnachtsbaum im Einkaufscenter beschädigt die Fassade . Die Reparatur als einmaliger Kostenaufwand ist nicht umlagefähig.

I. Die BetrKV bezeichnet in Ziffer 1 bis 16 folgende umlagefähigen Betriebskosten:

Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, ferner Kosten für Kaltwasserversorgung, Entwässerung , Heizungsversorgung, Warmwasserversorgung, Heizungs- und Warmwasserversorgung, Personen- und Lastenaufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantennenanlage, Kabelverteileranlage, Einrichtungen der Wäschepflege.

In Ziffer 17 werden „sonstige Betriebskosten“ als umlagefähig bezeichnet. Dies sind alle Kosten, die in Ziffer 1 – 16 nicht erwähnt sind, auf Vermieterseite aber fortlaufend und regelmäßig anfallen und ebenfalls dem bestimmungsgemäßen Betrieb des Gebäudes dienen. Voraussetzung ist, dass sonstige Betriebskosten im Mietvertrag einzeln benannt werden und nur bei detaillierter Bezeichnung umlagefähig sind.

Problem Wartungskosten: Einige Kostenarten bezeichnen die Kosten der Wartung der jeweiligen technischen Anlage (Heizung) auch als Betriebskosten. Teils werden Wartungskosten auch als nicht umlagefähige Instandhaltungskosten eingeordnet. Nach einem BGH-Urteil (VIII ZR 123/06) sind die nicht durch eine technische Störung veranlassten regelmäßigen Kosten der Prüfung der Funktionsfähigkeit und der Betriebssicherheit einer technischen Anlage nunmehr allerdings als Betriebskosten anzuerkennen.

II. Problem: Verwaltungskosten

Verweist der Vermieter im Gewerbemietvertrag alternativ zur detaillierten Auflistung der anfallenden Nebenkosten auf die Betriebskostenverordnung verweist, muss er wissen, dass § 1 II BetrKV die Umlagefähigkeit von Verwaltungskosten eigentlich ausdrücklich ausschließt. Verwaltungskosten können zumindest somit im Rahmen der Betriebskostenverordnung nicht auf die Mieter umgelegt werden. Dennoch darf sie der Vermieter im Gewerberaummietrecht als sonstige Nebenkosten abrechnen.

Verwaltungskosten sind allgemein die zur Verwaltung der Immobilie erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, auch die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung sowie die vom Vermieter persönlich erbrachten Verwaltungsarbeiten im Rahmen der Vermietung der Immobilie.

Gerichte prüfen Bestimmtheitsgrundsatz und Transparenzgebot

Im Gewerbemietrecht sind individuelle Vereinbarungen möglich. Daher können auch die Verwaltungskosten weitestgehend umgelegt werden. Voraussetzung ist, dass sich die Parteien darüber einigen. Maßgeblich beurteilt sich die Umlagefähigkeit anhand des Bestimmtheitsgrundsatzes und dem Transparenzgebot. Danach müssen Kosten im Detail beschrieben werden. Nur dann kann der Mieter die Kosten nachvollziehen.

Grundsätzlich sind individuell vereinbarte Vertragsklauseln immer rechtsbeständiger als vorformulierte Regelungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Kosten für die kaufmännische und technische Hausverwaltung

Der Bundesgerichtshof (Urt.v.9.12.2009, Az. XII ZR 109/08) entschied, dass die Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung in Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Gewerbemietvertrages auch formularmäßig umgelegt werden können. Die Kosten müssen sich nur im Rahmen dessen halten, was ortsüblich und notwendig ist.

Kosten für ein Center-Management

In Einkaufszentren wollen gemanagt werden. Das Management kostet Geld. In diesen Fällen hat der Bundesgerichtshof (Urt.v.3.8.2011, Az. XII ZR 205/09) die Umlagefähigkeit allerdings verneint. Da der Kostenaufwand nicht näher umschrieben war, sah der BGH darin einen Verstoß gegen den Bestimmtheitsgrundsatz und das Transparenzgebot. Maßgeblich war auch, dass der Mieter auch allgemein „Verwaltungskosten“ tragen sollte.

Werden in einem Gewerberaummietvertrag die Leistungen eines Centermanagements detailliert beschrieben und eine Kostenbegrenzung vorgesehen (z.B. 5 % der Jahresmiete, des Gewinns), werde das Transparenzgebot ausreichend berücksichtigt.

III. Weitere Nebenkosten über die BetrKV hinaus

Soweit bei der Vermietung von Gewerbeflächen weitere Kosten anfallen, empfiehlt sich eine detaillierte Auflistung (siehe BGH WuM 2004, 290).

Der pauschale Hinweis, der Mieter tage „sämtliche“ oder „alle“ Betriebskosten, ist nicht ausreichend bestimmt genug und unwirksam. Die bloße Bezugnahme auf § 2 Ziffer 17 BetrKV genügt erst recht nicht. Denn dann kann der Mieter nicht erkennen, welche Nebenkosten der Vermieter auf ihn umlegen will.

Mehrbelastungsklausel für noch unbekannte Nebenkosten

Der Vermieter kann auch in der Zukunft anfallende Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Nebenkosten, die bereits bei Abschluss des Mietvertrages bestanden oder für den Vermieter vorhersehbar waren, sind damit nicht gemeint. Erfasst werden Kosten, wenn sich Nebenkosten erhöhen oder neu eingeführt werden und dadurch eine Mehrbelastung des Vermieters verursachen.

Die Umlegung auf den Mieter erfordert, dass die Mehrbelastung in der Höhe des Betrages beschränkt ist, beispielsweise auf 5 % der vertraglich vereinbarten Nebenkosten.

Also: Betriebs- und Nebenkosten in Gewerberaummietverhältnissen dürfen grundsätzlich umfassend auf die Mieter umgelegt werden. Die Kosten müssen im Detail umschrieben und in der Höhe beschränkt werden. Das Transparenzgebot gebietet, umlegbare Betriebskosten so zu beschreiben, dass sie der Mieter nachvollziehen und kalkulieren kann.

12 Antworten auf "Umlagefähige Betriebskosten im Gewerbemietrecht"

  • HD
    04.12.2013 - 12:00 Antworten

    Hallo

    Mein Vermieter rechnet pauschal 2 % der Kaltmiete einmal jährlich als Verwaltungskosten ab. Diese sind im Gewerbemietvertrag nicht vereinbart worden. Er verweist im Mietvertrag auf die allgemeinen 17 Kostenarten ohne die sonstigen Betriebskosten näher zu beschreiben. Eine mündliche Vereinbarung wurde auch nicht getroffen.

    Darf mein Vermieter nun trotzdem die Verwaltungskosten abrechnen?

    Danke im Voraus
    HD

  • E. D.
    12.01.2016 - 11:20 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    wir betreiben ein reines Gewerbeobjekt mit Personenaufzug und habe gehört, dass ich die Kosten eines Vollwartungsvertrages zu 100% auf die Mieter umlegen kann. Stimmt das? Oder muss ich das im Gewerbemietvertrag vorher vereinbart haben?

    Freue mich über Ihre Einschätzung hierzu.

    Viele Grüße
    ED

    • Mietrecht.org
      13.01.2016 - 02:27 Antworten

      Hallo ED,

      grundsätzlich können immer nur die Nebenkosten umgelegt werden, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart wurde.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • TH
    01.04.2016 - 14:53 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    die Abrechnung der Nebenkosten 2013 eines Gewerbemietvertrages war lt. Verteilerschlüssel einer Hausverwaltung teils auf Personenanzahl, teils auf die Fläche bezogen.

    Für die Abrechnung der Nebenkosten 2014 wird nun ohne vorherige Mitteilung ausschließlich die Fläche als Berechnungsgrundlage genommen – die Räume und der Vermieter sind die gleichen, die Hausverwaltung ist eine andere.

    Ist das rechtens? Vielen Dank für Ihre Einschätzung.

    Viele Grüße
    TH

    • Mietrecht.org
      01.04.2016 - 23:25 Antworten

      Hallo TH,

      klingt nach einem Fehler er neuen Hausverwaltungen. Bitten Sie um Korrektur unter Verweis auf den Mietvertrag.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Ulf-Carsten Müller
    08.08.2016 - 12:12 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    im Rahmen einer Betriebs- und Nebenkostenabrechnung wurden auch mehrmals Kosten für Feuerwehreinsäte umgelegt, welche auf Grund von Fehlern in den Brandmelde- oder auch Einbruchmeldeanlagen verursacht wurden. Es handelte sich also um rein technische Fehler, bei welchen es keinen Verursacher in dem Sinne gab und somit der Fehler allein auf technisches Versagen zurück zu führen war. Diese Kosten sollen auf alle Mieter als Instandhaltungs- / Instandsetzungskosten umgelegt werden. Sind Sie der Meinung, dass diese Umlage bei einer gültigen Kostenumlagevereinbarung im Mietvertrag (z.B. pauschale Beteiligung von 5 % an den Instandhaltungskosten) diese Umlage gerechtfertigt werden kann?

    Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Einschätzung.

    Herzlichen Gruß

    MU

    • Mietrecht.org
      08.08.2016 - 13:34 Antworten

      Hallo Herr Müller,

      danke für Ihren interessanten Beitrag. Ich kann Ihnen bei Ihrer Frage leider nicht helfen. Recherchieren Sie nach entsprechenden Urteilen oder lassen Sie sich bitte rechtlich beraten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Volker
    15.09.2016 - 15:48 Antworten

    Hallo Herr Hundt,meine Frage lautet:
    Ich bin Mieter einer gewerblichen Immobilie ( seit 2014 ),zu der auch ein Ölabscheider gehört (ca.25 Jahre alt). Dieser wurde jetzt geprüft und es wurde festgestell, das er nicht mehr Dicht ist und neu abgedichtet werden muss damit er eine Abnahme bekommt. Muss ich als Mieter die Instandsetzung zahlen oder der Vermieter???
    Wenn der Vermieter zahlt,kann er es dann auf mich Umlegen???

    Gruß
    VZ

  • Rainer Piecha
    04.06.2017 - 06:31 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    als Vermieter von Gerwerberäumen habe ich zur Nebenkostenabrechnung folgende Fragen:

    1) Es handelt sich um eine Kneipe mit großem Keller, der komplett mitverpachtet ist. Der Kneipenraum ca. 85 qm sowie Keller ca. 85 gm. Wie und mit welchem Anteil ist der Keller in den Verteilschlüssel der Nebenkosten zu berücksichtigt?

    2) ist es in jedem Fall erforderlich, dass man über die Quadratmeter die Nebenkosten abrechnet?

    Vielen Dank und Grüße
    Rainer

  • Straub
    22.08.2017 - 11:07 Antworten

    Hallo Herr Hundt,
    wir sind Mieter eines Gewerbegebäudes mit Lastenaufzug.
    Darf der Vermieter die Wartungskosten alle 6 Mon. zu je 250,00€ netto auf uns umlegen?
    dann darf er festlegen, dass Kleinreparaturen bis 300,00€ von uns übernommen werden müssen?
    Wir sind hier verunsichert.
    Vielen Dank

    • Mietrecht.org
      22.08.2017 - 11:32 Antworten

      Hallo Herr/Frau Straub,

      wenn die Wartung in diesem Intervall notwenig ist und diese als umlegbare Leistung im Mietvertrag verankert ist, sehe ich hier im Normalfall keine Probleme.

      Eine Kleinreparaturklausel wird auch im Gewerbemietrecht im Mietvertrag verankert. Was haben Sie hier vereinbart?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Yvonne Hahnert
    10.09.2017 - 07:20 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    meine Gewerbemietfläche liegt zwar im Erdgeschoß des Objektes, ist aber nicht über den Aufzug des Objektes zugänglich. Muß ich mich trotzdem an den Kosten des Aufzuges beteiligen?

    Vielen Dank.

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