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Darstellung der Gesamtkosten in der Nebenkostenabrechnung (nur umlagefähige Kosten)

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gehört zu den unangenehmen Aufgaben, die jeder Vermieter jährlich erledigen muss. Dabei ist es nicht nur der mit der Erstellung der Abrechnung verbundene Zeitaufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit, die so manchem Vermieter Jahr für Jahr schlaflose Nächte bereitet. Die Rechtsprechung stellt hohe Anforderungen an die Wirksamkeit einer Nebenkostenabrechnung. Sind bestimmte formelle Kriterien nicht erfüllt, ist die Abrechnung unwirksam mit der Folge, dass der Vermieter eine ihm an sich zustehende Nachforderung nicht geltend machen kann.

Die gute Nachricht für Vermieter lautet nun: Der BGH hat die Anforderungen, die in formeller Hinsicht erfüllt sein müssen, damit eine Nebenkostenabrechnung wirksam ist, herabgesenkt, was viele Vermieter entlasten wird. Um welche Erleichterungen es sich handelt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. Die Darstellung der Gesamtkosten in der Nebenkostenabrechnung – Was bisher galt

Nach der Rechtsprechung des BGH ist eine Nebenkostenabrechnung nur wirksam, wenn sie für jede umlegbare Kostenart gesondert folgenden Mindestinhalt aufweist:

  • Eine (für jede Kostenart gesondert vorzunehmende) Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters und
  • die Angabe der vom Mieter entrichteten Betriebskostenvorauszahlungen und deren Abzug von dem errechneten Anteil des Mieters (vgl. hierzu das Urteil des BGH vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07).

Insbesondere das 1. Kriterium, mit dem sich dieser Beitrag ausschließlich beschäftigt, führte in der Vergangenheit oft zur Unwirksamkeit einer Nebenkostenabrechnung. Was die aufzulistenden Gesamtkosten anbelangt, galt bisher nämlich, dass die Gesamtkosten einer Abrechnungsposition vollständig angegeben werden mussten, und zwar auch solche Kostenanteile, die gar nicht umlagefähig sind. Es genügte nicht, nur die – um die nicht umlagefähigen Anteile – bereinigten Kosten anzugeben (so z.B. noch: BGH, Urteil vom 09.10.2013 VIII ZR 22/13).

Geschah dies doch, war die Abrechnung aus formellen Gründen unwirksam (vgl. BGH, Urteil vom 14. 02. 2007 – VIII ZR 1/06). Die Erforderlichkeit der Angabe der unbereinigten Gesamtkosten wurde damit begründet, für den Mieter müsse ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kosten vorab abgesetzt worden sind, denn auch dies habe Einfluss auf die dem Mieter angelasteten Kosten (vgl. BGH, Urteil vom 14. 02. 2007 – VIII ZR 1/06).

Bedeutung hatte diese Vorgabe der Darstellung der unbereinigten Gesamtkosten zum einen dann, wenn einzelne dem Vermieter entstandene Kosten nur teilweise als Betriebskosten umlagefähig sind, was z.B. vorkommen kann, wenn ein Hausmeister teils umlagefähige Arbeiten, zum Teil aber auch nicht umlagefähige Verwaltungstätigkeiten ausführt (vgl. dazu BGH, Urteil vom 20.01.2016- VIII ZR 93/15). Der Vermieter musste bislang, um nicht die Unwirksamkeit der Abrechnung zu riskieren, sämtliche auf die Hausmeistertätigkeit entfallenden Kosten angeben und durfte diese nicht um die nicht umlagefähigen Verwaltungstätigkeiten bereinigen.

Weitere Fälle, in der die Differenzierung zwischen unbereinigten und bereinigten Gesamtkosten bisher eine Rolle spielte, sind solche, in denen sich diejenigen Mietwohnungen, für die die Nebenkostenabrechnungen zu erstellen sind, in einem Gebäude befinden, das wiederum zu einem größeren Gebäudekomplex gehört. Bereinigte der Vermieter die Gesamtkosten, die für die gesamte Wohnanlage angefallen sind, um diejenigen Kostenanteile, die nicht das maßgebliche Gebäude betreffen, führte dies zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung (vgl. BGH, Urteil vom 31.10.2007 – VIII ZR 261/06).

Eine dritte Fallgruppe, in der die unzulässige Angabe der bereinigten Gesamtkosten dem Vermieter zum Verhängnis werden konnte, betrifft gemischt genutzte Objekte, d.h. solche Objekte, die sowohl zu Wohnzwecken als auch zu gewerblichen Zwecken genutzt werden. Hier galt bisher, dass für den Mieter in der Nebenkostenabrechnung erkennbar sein musste, ob und auf welche Weise der Vermieter die Nebenkosten für die gewerblichen Nutzer bei der Berechnung der Nebenkosten für die Wohnungen vorab herausgerechnet hat (vgl. AG Köln, Urteil vom 28.10.2002 – 222 C 217/02). Die bloße Angabe des Ergebnisses der zuvor erfolgten, aber nicht dargelegten Bereinigung genügte nicht und führte zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung.

Beachte:

Bereits vor der Rechtssprechungsänderung (siehe dazu unten) galt und gilt weiter, dass ein Vorwegabzug, ganz gleich, ob er offengelegt wird oder nicht, nicht zu den an eine Nebenkostenabrechnung zu stellenden formellen Mindestanforderungen gehört. Ein etwa zu Unrecht unterbliebener Vorwegabzug betraf und betrifft „nur“ die materielle Richtigkeit der Abrechnung und führte und führt auch in Zukunft nicht zur Unwirksamkeit der Abrechnung, sondern zu einer entsprechenden Korrektur um den erforderlichen Vorwegabzug (vgl. BGH, Urteil vom 11.08.2010 – VIII ZR 45/10). Für die Wirksamkeit der Abrechnung erforderlich war vor der Rechtsprechungsänderung nur, dass -wenn ein Vorwegabzug erfolgte- dieser nicht außerhalb der dem Mieter erteilten Abrechnung vorgenommen wurde und die Bereinigung für den Mieter erkennbar und nachvollziehbar war.

2. Die neue Rechtslage – Die Angabe der bereinigten Gesamtkosten genügt

Bereits mit seinen Urteilen vom 09.10.2013 – VIII ZR 22/13- und vom 02.04.2014 – VIII ZR 201/13- hat der BGH angedeutet, an seiner Rechtsprechung zur Erforderlichkeit der Angabe nicht umlagefähiger Nebenkosten in Zukunft möglicherweise nicht festzuhalten.

Mit Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15– hat der BGH seine Ankündigung nun wahr gemacht und verkündet, dass er seine bisherige Auffassung, bei sogenannten „bereinigten“ Kosten bedürfe es für die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Nebenkostenabrechnung zusätzlicher Angaben zu den Betriebskosten der gesamten Wohnanlage oder zu den Gesamtkosten einschließlich nicht umlagefähiger Kostenanteile und der Erläuterung insoweit angewendeter Rechenschritte, nicht mehr aufrechterhält. Vielmehr genüge es- so der BGH-, wenn der Vermieter in der Abrechnung bei der jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag angebe, den er auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt.

Dies sei das Ergebnis einer Abwägung der berechtigten Interessen des Vermieters auf der einen und des Mieters auf der anderen Seite. Der Vermieter habe ein berechtigtes Interesse daran, dass die dem Mieter jeweils innerhalb der Jahresfrist zu übermittelnde Abrechnung nicht überfrachtet werde und sich der insoweit zu leistende Verwaltungsaufwand in vertretbaren Grenzen halte. Auch der Mieter habe grundsätzlich ein Interesse daran, dass die ihm erteilte Abrechnung möglichst übersichtlich gestaltet und nicht mit Details versehen werde, die für ihn regelmäßig nicht mit einem wesentlichen Erkenntniswert verbunden seien. Dem Informationsbedürfnis des Mieters sei auch deshalb hinreichend Rechnung getragen, weil dem Mieter ein Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen und Belege zustehe und er auf diese Weise – sofern im Einzelfall ein entsprechendes Interesse bestehe – weitere Einzelheiten in Erfahrung bringen könne.

Wichtig:

Auch wenn weder die Nichtvornahme eines gebotenen Vorwegabzugs noch die für den Mieter nicht erkennbare oder nicht nachvollziehbare Bereinigung außerhalb der Nebenkostenabrechnung zu deren Unwirksamkeit führen kann, kann die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft sein mit der Folge, dass der Mieter innerhalb der Frist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB Einwendungen erheben und die Korrektur verlangen kann, wenn der Vermieter eine erforderliche Bereinigung gar nicht oder falsch vorgenommen hat, was der Mieter durch eine ihm zu gestattende Einsicht in die Abrechnungsunterlagen und Belege überprüfen kann.

3. Fazit und Zusammenfassung

Was die erforderliche Darstellung der Gesamtkosten in der Nebenkostenabrechnung anbelangt, hat der BGH vielen Vermietern mit seinem Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15- das Dasein erheblich erleichtert. Für die Wirksamkeit einer Nebenkostenabrechnung ist es nun nicht mehr erforderlich, dass der Vermieter in dieser offenlegt, dass und auf welche Weise er die Gesamtkosten um nicht umlagefähige Positionen vorab bereinigt hat. Es genügt die Angabe der bereinigten Gesamtkosten. Der Mieter kann sich durch die Einsicht der Belege und Abrechnungsunterlagen darüber informieren, ob und auf welche Weise der Vermieter die Gesamtkosten bereinigt und ermittelt hat. Sind dem Vermieter dabei Fehler unterlaufen, ist die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft, aber nicht unwirksam.

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