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Nebenkostenabrechnung erstellen: 13 Tipps aus der Praxis (Checkliste)

Die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist für die meisten Vermieter eine unliebsame Aufgabe. Der Grund hierfür liegt nicht allein darin, dass mit ihr ein nicht unerheblicher Zeit- und Verwaltungsaufwand verbunden ist. Mindestens genau so viele Probleme bereitet vielen Vermietern die hohe Fehleranfälligkeit der Nebenkostenabrechnung.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen viele gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Unterlaufen dem Vermieter Fehler, kann dies erhebliche Konsequenzen bis hin zum Ausschluss von Nebenkostennachforderungen haben. Die Fehler, die Vermietern immer wieder unterlaufen, resultieren häufig aus einer mangelnden Vertrautheit des Vermieters mit den gesetzlichen Vorgaben und sind überwiegend vermeidbar.

Die nachfolgenden 13 Tipps geben einen Überblick über diejenigen Punkte, deren Kenntnis für eine fehlerfreie Erstellung der Nebenkostenabrechnung unabdingbar sind, und die bei der Erstellung der Abrechnung unbedingt beachtet werden sollten.

Die 13 Tipp zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung im Überblick:

  1. Tipp: Halten Sie die Abrechnungsfrist ein
  2. Tipp: Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung so frühzeitig, dass eine Fehlerkorrektur vor Ablauf der Abrechnungsfrist möglich ist
  3. Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter beweisen können
  4. Tipp: Achten Sie darauf, dass die Nebenkostenabrechnung die für deren Wirksamkeit erforderlichen Mindestangaben enthält
  5. Tipp: Geben Sie besonders Acht auf die Verwendung des richtigen Verteilerschlüssels
  6. Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie dem Mieter ausschließlich umlagefähige Nebenkosten in Rechnung stellen
  7. Tipp: Begehen Sie nicht den Fehler, die Kosten für leer stehenden Wohnraum auf die übrigen vermieteten Wohnungen zu verteilen
  8. Tipp: Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, die Höhe der Nebenkostenvorauszahlungen an das Ergebnis der aktuellen Abrechnung anzupassen
  9. Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie der Nebenkostenabrechnung den richtigen Abrechnungszeitraum zu Grunde legen
  10. Tipp: Beachten Sie Besonderheiten im Falle eines Mieterwechsels während des laufenden Abrechnungszeitraums
  11. Tipp: Behalten Sie nach der Beendigung eines Mietverhältnisses einen Teil der vom Mieter geleisteten Kaution ein, wenn mit einer Nachforderungen aus einer noch nicht erstellten Nebenkostenabrechnung zu rechnen ist
  12. Tipp: Beim Eigentumserwerb einer vermieteten Wohnung muss der Erwerber über den gesamten auch vor dem Erwerb liegenden Abrechnungszeitraum abrechnen
  13. Tipp: Treffen Sie Vorkehrungen, um dem Mieter eine Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege ermöglichen zu können

Tipp 1: Halten Sie die Abrechnungsfrist ein

Gem. § 556 Abs.3 S.2 BGB ist die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Die Abrechnungsfrist ist insoweit zwingend, als von ihr gem. § 556 Abs. 4 BGB nicht zum Nachteil des Mieters abgewichen werden kann. Eine Verlängerung der Frist ist daher nicht einmal im Einvernehmen mit dem Mieter möglich. Geht dem Mieter die Nebenkostenabrechnung auch nur einen Tag nach dem Ablauf der Frist zu, kann dies erhebliche Konsequenzen für den Vermieter haben. § 556 Abs.3 S.3 BGB bestimmt nämlich, dass die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter nach Ablauf dieser Frist ausgeschlossen ist. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Jedem Vermieter ist daher zu raten, frühzeitig den Zeitpunkt des Fristablaufs zu berechnen und die Nebenkostenabrechnung so zeitig zu erstellen, dass der rechtzeitige Zugang beim Mieter gewährleistet ist (zum Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter siehe Tipp 3).

Tipp 2: Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung so frühzeitig, dass eine Fehlerkorrektur vor Ablauf der Abrechnungsfrist möglich ist

Für die Wahrung der Frist des § 556 Abs.3 S.2 BGB reicht es zwar aus, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter am letzten Tag der Frist zugeht. Der Vermieter sollte diese Frist aber keinesfalls ausschöpfen. Hiervon ist deshalb abzuraten, weil der Vermieter stets damit rechnen muss, dass sich in die Nebenkostenabrechnung Fehler eingeschlichen haben, von denen er erst infolge einer Beanstandung durch den Mieter Kenntnis erlangt. Der Vermieter sollte dem Mieter die Nebenkostenabrechnung daher so frühzeitig zukommen lassen, dass eine Korrektur noch bis zum Fristablauf möglich ist. Die Korrektur bis zum Ablauf der Frist ist aus folgendem Grund erforderlich:

Weist die Nebenkostenabrechnung formelle Fehler auf, führt dies zur Unwirksamkeit der Abrechnung. Auch wenn der Mieter tatsächlich eine Abrechnung erhalten hat, gilt dies rechtlich als nicht erfolgt. Der Vermieter muss dem Mieter vor Fristablauf eine erneute formell fehlerfreie Abrechnung zugehen lassen. Geschieht dies nicht oder nach Ablauf der Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB, ist der Vermieter mit etwaigen Nachforderungen ausgeschlossen.

Sind die Fehler nicht formeller, sondern materieller Art, führt dies zwar nicht zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung. Auch kommt es auf die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung für die Einhaltung der Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S. 2 BGB nicht an, da diese mit der Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt ist. Leidet die Nebenkostenabrechnung jedoch an einem materiellen Fehler, der sich zu Lasten des Vermieters und zu Gunsten des Mieters auswirkt, ist eine Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist grds. nicht in der Weise möglich, dass sie eine Nachforderung des Vermieters begründet oder erhöht. Ist dem Vermieter z.B. ein Rechenfehler unterlaufen oder hat er versehentlich eine Kostenrechnung nicht einbezogen, kann dieser Fehler nicht behoben werden, wenn sich dadurch der Saldo zu Lasten des Mieters verschiebt. Der Ablauf der Abrechnungsfrist hat deshalb zur Folge, dass eine etwaige Nachforderung der Höhe nach sowohl bzgl. der Einzelpositionen als auch des Gesamtbetrages auf denjenigen Betrag beschränkt ist, der sich aus der fristgemäß vorgelegten Abrechnung ergibt (vgl. BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04).

Etwas anderes gilt lediglich dann, wenn der Vermieter den Abrechnungsfehler nicht zu vertreten hat. Ein solcher Fall kann beispielsweise vorliegen, wenn dem Vermieter bis zum Ablauf der Frist eine Kostenrechnung nicht bekannt war und auch nicht bekannt sein musste bzw. konnte, weil er selbst diese erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erhalten hat. Wusste der Vermieter allerdings oder musste er damit rechnen, dass er eine Kostenrechnung nach Ablauf der Frist noch erhalten würde, ist eine Korrektur nach Fristablauf nur möglich, wenn sich der Vermieter eine Nachberechnung ausdrücklich vorbehalten hat. Bedeutung gewinnt ein derartiger Nachberechnungsvorbehalt insbesondere in denjenigen Fällen, in denen die Grundsteuer für neu errichtete Gebäude vom Finanzamt zunächst nur vorläufig und u.U. erst Jahre später rückwirkend neu festgesetzt wird.

Wenn die notwendigen Unterlagen für die Abrechnung dann vorliegen, muss die Nachforderung jedoch in der Regel innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses erhoben werden. Geschieht dies nicht, wird die zunächst entschuldigte Verspätung nachträglich zu einer verschuldeten mit der Folge, dass der Vermieter insoweit mit der Nachforderung ausgeschlossen ist (vgl. BGH, Urteil vom 05. 07. 2006 – VIII ZR 220/05).

Tipp 3: Stellen Sie sicher, dass Sie den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter beweisen können

Immer wieder kommt es vor, dass Mieter bestreiten, die Nebenkostenabrechnung erhalten zu haben. Nicht selten wird auch zwar nicht der Zugang an sich, aber dessen Rechtzeitigkeit vor Ablauf der Abrechnungsfrist vom Mieter bestritten. Der Vermieter befindet sich in der ungünstigen Lage, den rechtzeitigen Zugang beweisen zu müssen. Daher sollte er stets vorsorglich Vorkehrungen dafür treffen, den Beweis im Streitfall erbringen zu können.

Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung, wobei diese unterschiedlich hohen Beweiswert aufweisen:

1. Die Übermittlung der Nebenkostenabrechnung mit der gewöhnlichen Post ermöglicht es dem Vermieter nicht, den Zugang zu beweisen. Möglich und in der Praxis häufig anzutreffen ist es daher, dass Vermieter sich für die Zustellung eines Einschreibens bedienen. Sowohl das Übergabeeinschreiben, als auch das Einwurfeinschreiben kommt hierbei in Betracht. Bei ersterem händigt ein Postmitarbeiter dem Empfänger das Schriftstück selbst aus und erhält von diesem eine Unterschrift mit Datumsangabe auf einem Auslieferungsbeleg, durch die der Zugang bestätigt wird.

Wird die Variante des Einwurfeinschreibens gewählt, legt der Postmitarbeiter das zuzustellende Schriftstück in den Briefkasten des Empfängers und bestätigt nach dem Einwurf auf einem Beleg mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe die Zustellung.

Unabhängig davon, dass stets die Gefahr besteht, dass der Mieter nicht angetroffen wird, sich weigert, die Unterschrift zu leisten oder ein bei der Post hinterlegtes Schriftstück nicht abholt, haben beide Varianten des Einschreibens deshalb einen geringen Beweiswert, weil der Mieter im Falle des Übergabeeinschreibens und der Postmitarbeiter im Falle des Einwurfeinschreibens mit ihrer Unterschrift lediglich bestätigen, dass ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Schriftstück ausgehändigt bzw. dieses in den Briefkasten eingelegt worden ist. Nicht bestätigt wird mit der Unterschrift allerdings die relevante Tatsache, dass sich in dem zugegangenen Umschlag auch tatsächlich die Nebenkostenabrechnung befindet.

2. Eine weitere Möglichkeit, den Beweis des Zugangs der Nebenkostenabrechnung zu ermöglichen, besteht darin, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung persönlich zu übergeben und sich den Empfang der Nebenkostenabrechnung und den Zeitpunkt möglichst auf einer Abschrift der Nebenkostenabrechnung vom Mieter selbst bestätigen zu lassen. Diese Art der Übermittlung ist zwar mit erhöhtem Aufwand verbunden, hat aber gegenüber dem Übergabeeinschreiben den entscheidenden Vorteil, dass sich der Vermieter nicht nur die Aushändigung irgendeines Schriftstückes, sondern gerade der Nebenkostenabrechnung bestätigen lassen kann. Hieraus resultiert der höhere Beweiswert im Falle einer persönlichen Übergabe.

Auch diese Art der Übermittlung birgt allerdings die Gefahr, dass der Mieter die schriftliche Bestätigung verweigert.

3. Ist zu befürchten, dass der Mieter sich weigert, die Aushändigung der Nebenkostenabrechnung zu bestätigen, ist dem Vermieter zu raten, diese dem Mieter nicht selbst zu übergeben, sondern mit der Übermittlung einen Dritten, einen Boten, zu beauftragen, der die Nebenkostenabrechnung dem Mieter entweder persönlich aushändigt oder diese in den Briefkasten einlegt. Auch diesem gegenüber kann der Mieter die schriftliche Bestätigung verweigern. Der für den Nachweis des Zugangs entscheidende Unterschied zur persönlichen Aushändigung durch den Vermieter besteht aber darin, dass der Bote die Aushändigung und deren Zeitpunkt im Streitfall bezeugen kann. Anders als der Vermieter, der in einem etwaigen Gerichtsverfahren Partei wäre, kann der Bote als Zeuge aussagen. Das Gleiche gilt, wenn der Bote die Nebenkostenabrechnung in den Briefkasten des Mieters wirft.

Wichtig:

Damit der Bote den Zugang der Nebenkostenabrechnung bezeugen kann, ist es notwendig, dass dieser von dem Inhalt des durch ihn übermittelten Schriftstückes Kenntnis hat. Der Vermieter sollte den Boten daher darüber informieren, dass sich in dem zu übergebenden Umschlag die Nebenkostenabrechnung für einen bestimmten Abrechnungszeitraum befindet.

Um den Beweiswert seiner Aussage zu erhöhen, sollte der Bote außerdem die Übergabe bzw. den Einwurf der Nebenkostenabrechnung auf einer Abschrift derselben unter Angabe des genauen Zeitpunktes schriftlich festhalten.

Tipp 4: Achten Sie darauf, dass die Nebenkostenabrechnung die für deren Wirksamkeit erforderlichen Mindestangaben enthält

Ein sehr häufiger, aber vermeidbarer Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung besteht darin, dass diese nicht den Mindestinhalt aufweist, der erforderlich ist, damit diese als formell ordnungsgemäß angesehen werden kann. Während materielle Fehler die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung nicht beeinflussen, bedarf es in formeller Hinsicht gewisser Mindestangaben, ohne die die Nebenkostenabrechnung unwirksam ist.

Hierzu zählen:

  • eine (für jede Nebenkostenart gesondert vorzunehmende) Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters

(vgl. hierzu das Urteil des BGH vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07).

Unbedingt zu empfehlen ist dem Vermieter außerdem die Angabe der vom Mieter entrichteten Nebenkostenvorauszahlungen und deren Abzug von dem errechneten Anteil des Mieters. Während dieser Abzug nach bisheriger Rechtsprechung unzweifelhaft Wirksamkeitsvoraussetzung für jede Nebenkostenabrechnung war, führt es zwar nach neuerer Rechtsprechung des BGH (vgl. das Urteil des BGH vom 15.02.2012 -VIII ZR 197/11) nicht zur Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung, wenn der Vermieter keine Vorauszahlungen in Ansatz bringt. Da die genannte Entscheidung des BGH jedoch insoweit in sich selbst widersprüchlich ist, als an anderer Stelle ausgeführt wird, zum notwendigen Mindestinhalt einer jeden Nebenkostenabrechnung gehöre auch der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen, sollten auch diese Angaben gemacht werden, zumal ein fehlender Abzug tatsächlich geleisteter Vorauszahlungen jedenfalls einen materiellen Fehler darstellt, den der Mieter rügen kann und regelmäßig auch wird.

Tipp 5: Geben Sie besonders Acht auf die Verwendung des richtigen Verteilerschlüssels

Die Möglichkeiten, in die Nebenkostenabrechnung materielle Fehler einzubauen, sind vielfältig und können hier nicht abschließend dargestellt werden. Ein besonders häufiger und damit erwähnenswerter Fehler besteht allerdings darin, dass der Vermieter einen falschen oder unzulässigen Verteilerschlüssel anwendet oder ihm bei der Anwendung des richtigen Verteilerschlüssels Fehler unterlaufen

Besteht ein Gebäude aus mehreren Wohneinheiten, müssen die Nebenkosten nach einem bestimmten Schlüssel angemessen auf die verschiedenen Einheiten verteilt werden.

Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung genügt es zwar, dass der Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung bezeichnet ist. Damit die Nebenkostenabrechnung auch materiell fehlerfrei ist, muss der genannte Verteilerschlüssel allerdings auch der richtige und gesetzlich zulässige sein und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend angewandt werden. Ist dies nicht der Fall, hat der Fehler, bei dem es sich regelmäßig um einen materiellen, und nicht einen formellen handelt, zwar nicht die Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung zur Folge und beseitigt auch nicht die Fälligkeit eines sich aus der Nebenkostenabrechnung ergebenden Nachforderungsanspruchs. Sofern der Mieter jedoch innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs.3 S.5 BGB Einwendungen erhebt, muss die materiell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zu Lasten des Vermieters korrigiert werden.

Welcher Verteilerschlüssel für welche Nebenkostenart in welcher Weise anzuwenden ist, ergibt sich teils aus zwingenden, teils aus abdingbaren gesetzlichen Vorgabe, soweit dies zulässig ist, aber auch aus den Vereinbarungen der Mietvertragsparteien. Zu den möglichen Verteilerschlüsseln und deren Anwendung erfahren Sie mehr im Artikel: Die Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung.

Tipp 6: Stellen Sie sicher, dass Sie dem Mieter ausschließlich umlagefähige Nebenkosten in Rechnung stellen

Immer wieder kommt es vor, dass Vermieter Kosten auf den Mieter umlegen, bei denen es sich nicht um umlagefähige Nebenkosten handelt. Gem. § 556 Abs.1 i.V.m. Abs.4 BGB dürfen nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgelisteten Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Stellt der Vermieter dem Mieter Kosten in Rechnung, bei denen es sich nicht um Betriebskosten i.S.d. §§ 1 Abs.1, 2 BetrKV handelt, oder die zwar Betriebskosten darstellen, aber nicht umlagefähig sind, führt dies zur materiellen Fehlerhaftigkeit der Nebenkostenabrechnung.

Der Vermieter sollte sich daher darüber im Klaren sein, dass es sich bei folgenden Kosten nicht um Betriebskosten handelt:

  • Gem. § 1 Abs.2 Nr.1 BetrKV gehören Verwaltungskosten nicht zu den Betriebskosten.
  • Ebenso wenig stellen gem. § 1 Abs.2 Nr.2 BetrKV Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten Betriebskosten dar.

Auch wenn es sich bei Kosten, die auf den Mieter umgelegt wurden, zwar begrifflich um Betriebskosten i.S.d. § 1 Abs.1 BetrKV handelt, diese aber dennoch nicht umlagefähig sind, weil die Parteien z.B. die Umlegung bestimmter Kostenarten auf den Mieter nicht vereinbart haben, hat dies zur Folge, dass die Nebenkostenabrechnung an einem materiellen Fehler leidet, den der Mieter beanstanden kann.

Beachte: In einer Vereinbarung über die Umlage der Betriebskosten auf den Mieter müssen grds. nicht alle Einzelpositionen gesondert aufgeführt werden. In der Regel genügt eine Bezugnahme auf § 2 BetrKV. Erfolgt eine solche pauschale Bezugnahme, und sollen einzelne Kosten dennoch nicht umlagefähig sein, müssen sie ausdrücklich ausgenommen werden.

Etwas anderes gilt allerdings für sonstige Betriebskosten i.S.d. § 2 Nr. 17 BetrKV. Diese sind von der pauschalen Bezugnahme nicht erfasst und müssen ausdrücklich als umlagefähig vereinbart werden (vgl. BGH, Urteil vom 07. 04. 2004 – VIII ZR 167/03).

Tipp 7: Begehen Sie nicht den Fehler, die Kosten für leer stehenden Wohnraum auf die übrigen vermieteten Wohnungen zu verteilen

Ein gesondert zu erwähnender Fall nicht umlagefähiger Nebenkosten stellen diejenigen Nebenkosten dar, die auf eine leer stehende Wohnung entfallen. Für diese gilt grds., dass der Vermieter sie selbst zu tragen hat. Dieser trägt das Risiko eines Leerstandes und kann dieses nicht auf die Mieter abwälzen.

Ist für die Umlage der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten eine Verteilung nach dem Verhältnis der jeweiligen Wohnflächen zur Gesamtwohnfläche vereinbart, darf der Vermieter die Gesamtfläche nicht um diejenige der nichtvermieteten Objekte reduzieren (vgl. AG Leipzig, Urteil vom 14.08.2003 – 11 C 4919/03). Der Vermieter hat die Fläche der nicht vermieteten Wohnungen in die Berechnung einzubeziehen und die auf diese entfallenden Kosten selbst zu tragen. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Nebenkosten, die wegen fehlender Erfassung des Verbrauchs der einzelnen Mieter nach der Wohnfläche abgerechnet werden (vgl. BGH, Urteil vom 31. 05. 2006 – VIII ZR 159/05).

Nicht einheitlich beurteilt wird allerdings, wie im Falle von Wohnungsleerstand zu verfahren ist, wenn eine Umlage nach der Zahl der in einer Mieteinheit wohnenden Personen zu erfolgen hat.

Während nach der Ansicht einiger der leerstehende Wohnraum faktisch nicht an der Verteilung der Nebenkosten teilnehmen soll, weil die Personenzahl mit Null anzusetzen sei, wird von anderen vertreten, es müsse eine fiktive Personenzahl angesetzt werden, wobei nach wiederum unterschiedlichen Auffassungen für die leerstehende Wohnung eine Person in Ansatz zu bringen (vgl. AG Köln, Urteil vom 07.03.1997 – 201 C 609/96) oder auch von der durchschnittlichen Belegung der Wohnung auszugehen ist.

Der BGH hat sich mit dieser Frage noch nicht näher beschäftigt, in seinem Beschluss vom 08.01.2013 – VIII ZR 180/12 – jedoch – ohne sich festzulegen – angedeutet, dass es zumindest für diejenigen Kosten, deren Höhe nicht von der Anzahl der im Abrechnungsobjekt wohnenden Personen abhängt (wie z.B. Entwässerung, Gemeinschaftsantenne, Müllgebühren nach Fixkosten) aus Gründen der Billigkeit erforderlich sein kann, auch für die Zeiten des Leerstands eine fiktive Person anzusetzen und auf diese Weise eine Beteiligung des Vermieters an den Leerstandskosten zu erreichen.

Bei Wasserkosten sei – so das Gericht – auch eine Aufteilung nach Grundkosten und Verbrauchskosten denkbar, so dass der Vermieter im Hinblick auf den Leerstand nur mit einem Teil der Grundkosten belastet wird (zu dieser Thematik vgl. auch das Urteil des BGH vom 06.10.2010 – VIII ZR 183/09).

Da eine eindeutige höchstrichterliche Entscheidung noch aussteht, ist dem Vermieter zu raten, kein Risiko einzugehen und die leerstehende Wohnung bei der Verteilung der Nebenkosten auch im Falle einer Umlage nach der Personenzahl keinesfalls außer Acht zu lassen. Der leerstehende Wohnraum sollte mindestens mit einer Person, möchte der Vermieter ganz sicher gehen, besser noch mit der Durchschnittsbelegung in Ansatz gebracht werden.

Werden Nebenkosten tatsächlich nach Verbrauch abgerechnet und daher auch derjenige der leerstehenden Wohnung erfasst, sollte der Vermieter außerdem im Blick haben, dass die Mieter der vermieteten Wohnungen unangemessen belastet werden, wenn die leerstehende Wohnung nicht oder nur geringfügig beheizt wurde und die von ihr ausgehende Kälte von den umliegenden Wohnung durch erhöhten Heizaufwand kompensiert werden musste .

Ein Anspruch des Vermieters auf Änderung des Umlagemaßstabes besteht nur im Ausnahmefall, wenn der Leerstand erheblich und nicht nur vorübergehend ist (vgl. BGH, Urteil vom 31. 05. 2006 – VIII ZR 159/05).

Tipp 8: Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, die Höhe der Nebenkostenvorauszahlungen an das Ergebnis der aktuellen Abrechnung anzupassen

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung stellt sich nicht selten heraus, dass die Nebenkostenvorauszahlungen des Mieters nicht ausgereicht haben, um damit die tatsächlich entstandenen Kosten zu decken, was sich darin zeigt, dass zu Gunsten des Vermieters ein Nachzahlungsanspruch entsteht. Ebenso gut kann es vorkommen, dass die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlich entstandenen Kosten überstiegen und diesem ein Rückzahlungsanspruch zusteht.

In solchen Fällen sollte der Vermieter stets überdenken, ob er für die Zukunft eine Anpassung der Höhe der Nebenkostenvorauszahlung an die Kosten der aktuellen Abrechnung vornimmt. Insbesondere dann, wenn die tatsächlichen Nebenkosten die Nebenkostenvorauszahlung nicht nur einmalig, sondern voraussichtlich dauerhaft übersteigen, sollte der Vermieter eine Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung in Betracht ziehen, um sich sowohl den Aufwand als auch das Risiko einer Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Mieters, das mit der Geltendmachung einer Nachforderung einhergeht, zu ersparen.

Der Vermieter hat gem. § 560 Abs.4 BGB unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht, die Anpassung einseitig durch Erklärung gegenüber dem Mieter herbeizuführen. Unter welchem Umständen und auf welche Art und Weise dies im Falle einer gewollten Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung erfolgen kann, entnehmen Sie dem Artikel: „Nebenkostenvorauszahlung erhöhen – So gehen Vermieter vor.“

Um nicht dauerhaft einem Rückzahlungsanspruch ausgesetzt zu sein, sollte der Vermieter auch über eine Ermäßigung der Nebenkostenvorauszahlung nachdenken, falls der Mieter diese nicht selbst gem. § 560 Abs.4 BGB herbeiführt.

Tipp 9: Stellen Sie sicher, dass Sie der Nebenkostenabrechnung den richtigen Abrechnungszeitraum zu Grunde legen

Manchen Vermietern unterläuft der Fehler, dass sie die Nebenkostenabrechnung über einen nicht korrekten Abrechnungszeitpunkt erstellen. Dies kann dadurch geschehen, dass von der vereinbarten Lage des Abrechnungszeitraumes abgewichen wird und beispielsweise statt eines Abrechnungszeitraumes vom 1. Juni eines Jahres bis zum 31. Mai des Folgejahres versehentlich nach dem Kalenderjahr abgerechnet wird. Häufiger jedoch geschieht es, dass Vermieter die Länge des Abrechnungszeitraumes nicht korrekt bestimmen. Zieht ein Mieter in den ersten Wochen oder Monaten eines neuen Abrechnungszeitraumes aus, kommen Vermieter immer wieder auf die Idee, den Zeitraum des angebrochenen Abrechnungszeitraumes mit dem vorangegangenen zusammenzufassen und hierüber eine einheitliche Abrechnung zu erstellen. Dies ist ebenso unzulässig, wie eine Aufspaltung eines Abrechnungszeitraums in zwei Teilabrechnungszeiträume (vgl. OLG Düsseldorf, Urteil vom 25. 10. 2001 – 10 U 122/00; zur Abrechnung beim Mieterwechsel vgl. Tipp 10). Der Abrechnungszeitraum muss gem. § 556 Abs.3 S.1 BGB bei Wohnraum 12 Monate betragen. Abweichungen nach oben oder nach unten sind nur unter engen Voraussetzungen möglich (vgl. hierzu den Artikel: Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum ändern).

Ist der Abrechnungszeitraum zu lang oder zu kurz, hat dies (nach zwar umstrittener, aber verbreiteter Auffassung) nicht die Unwirksamkeit der Nebenostenabrechnung wegen eines formellen Fehlers zur Folge, sondern stellt einen materiellen Fehler der Abrechnung dar. Selbst dies gilt allerdings nicht bei einer nur geringfügigen Überschreitung von unter einem Monat (vgl. OLG Düsseldorf, Urteil vom 21. 04. 2009 – 24 U 160/08).

Tipp 10: Beachten Sie Besonderheiten im Falle eines Mieterwechsels während des laufenden Abrechnungszeitraums

Vielen Vermietern bereitet die Erstellung der Nebenkostenabrechnung Probleme, wenn es während des laufenden Abrechnungszeitraums zu einem Mieterwechsel kommt.

Um keinen Fehler zu begehen, sich aber auch nicht mehr Arbeit als nötig zu machen, sollte der Vermieter in solch einem Fall Folgendes beachten:

  • Zieht ein Mieter vor Ablauf des 12-monatigen Abrechnungszeitraums aus, ist der Vermieter nicht verpflichtet, diesem Mieter eine Zwischenabrechnung zu erteilen.
  • Er kann eine einzige Abrechnung über den trotz des Mieterwechsels fortlaufenden Abrechnungszeitraum erstellen.
  • Die Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB beginnt unverändert erst mit Ablauf von 12 Monaten seit Beginn des fortlaufenden Abrechnungszeitraums.
  • In der über den gesamten Abrechnungszeitraum zu erstellenden Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter die Nebenkosten allerdings nach bestimmten Regeln auf den alten und den neuen Mieter aufteilen. Dazu bedarf es regelmäßig einer Zwischenablesung für die Verteilung solcher Nebenkosten, die nach Verbrauch umgelegt werden (vgl. hierzu im Einzelnen den Artikel: „Bitte beachten: Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel“).
  • Die Nebenkostenabrechnung muss, um formell ordnungsgemäß und damit wirksam zu sein, folgende Angaben enthalten:
  1. den auf die vom Mieterwechsel betroffene Wohnung entfallenden Gesamtbetrag, und zwar gesondert für jede Nebenkostenart,
  2. den Verteilungsmaßstab, der für die Verteilung der Gesamtkosten auf den alten und den neuen Mieter angewandt wird und
  3. die jeweiligen Einzelbeträge, die der alte und der neue Mieter zu tragen haben.
  • Liegt zwischen der Beendigung des alten und dem Beginn des neuen Mietverhältnisses ein Zeitraum, während dessen die Wohnung nicht vermietet ist, trägt der Vermieter grds. die auf diesen Zeitraum entfallenden Kosten (vgl. Tipp 7). Weder der neue noch der alte noch die übrige Mieter des Gebäudes dürfen hiermit belastet werden.

Tipp 11: Behalten Sie nach der Beendigung eines Mietverhältnisses einen Teil der vom Mieter geleisteten Kaution ein, wenn mit einer Nachforderungen aus einer noch nicht erstellten Nebenkostenabrechnung zu rechnen ist

Ist das Mietverhältnis beendet, hat der Mieter nach Ablauf einer dem Vermieter zuzustehenden Prüf- und Überlegungsfrist einen Anspruch auf Rückzahlung der Kaution. Diese Frist beträgt zwar für Ansprüche, die bereits während des laufenden Mietverhältnisses oder mit dessen Beendigung entstanden und fällig geworden sind, in der Regel höchstens sechs Monate seit der Beendigung des Mietverhältnisses.

Ist jedoch zu erwarten, dass mit der Erstellung der nächsten Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung des Vermieters entsteht, wird dem Vermieter als Ausnahme von diesem Grundsatz zugestanden, die Kaution ggf. länger zurückzubehalten. Denn erst mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird die Nachforderung fällig und kann erst zu diesem Zeitpunkt gegen einen Kautionsrückzahlungsanspruch des Mieters aufgerechnet werden. Möchte der Vermieter einen Nachforderungsanspruch durch die Kaution sichern, darf er sich mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung jedoch grds. nicht bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB Zeit lassen. Ein Recht, die Kaution zur Sicherung der Nachforderung einzubehalten, hat er nur bis zu dem Zeitpunkt, zu dem es ihm möglich und zumutbar ist, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wann dies der Fall ist, ist eine Frage des Einzelfalles.

Zu beachten hat der Vermieter außerdem, dass er zum Zwecke der Sicherung einer Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung stets nur einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten darf (vgl. BGH, Urteil vom 18. 01. 2006 – VIII ZR 71/05). Als angemessen werden jedoch ganz unterschiedlich hohe Beträge z.B. drei bis vier monatliche Nebenkostenvorauszahlungen (vgl. AG Hamburg, Urteil vom 22.02.1996 – 48 C 1969/95) oder auch die Höhe der letzten Nachzahlung angesehen.

Siehe auch: Kaution nach Auszug bis zur Nebenkostenabrechnung einbehalten?

Tipp 12: Beim Eigentumserwerb einer vermieteten Wohnung muss der Erwerber über den gesamten auch vor dem Erwerb liegenden Abrechnungszeitraum abrechnen

Wird vermieteter Wohnraum nach der Überlassung an den Mieter von dem Vermieter an einen Dritten veräußert, tritt der Erwerber gem. § 566 Abs.1 BGB anstelle des bisherigen Vermieters in das Mietverhältnis ein. Erfolgt der Eintritt während eines laufenden Abrechnungszeitraums, ist der Erwerber verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung für den gesamten Abrechnungszeitraum zu erstellen, auch wenn dieser teilweise vor seinem Eigentumserwerb liegt (vgl. BGH, Urteil vom 14. 09. 2000 – III ZR 211/99). In dieser Nebenkostenabrechnung hat er sämtliche vom Mieter für den Abrechnungszeitraum geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen zu berücksichtigen, auch wenn diese vor seinem Eigentumserwerb an den Veräußerer gezahlt wurden. Der Erwerber ist nicht berechtigt, nur über den Teil des Abrechnungszeitraums abzurechnen, der nach seinem Eintritt in das Mietverhältnis liegt.

Der Veräußerer und frühere Vermieter wird auf der anderen Seite von seiner Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum frei, in den der Eigentumswechsel fällt. Er ist weder verpflichtet noch berechtigt, für den Zeitraum vom Beginn des Abrechnungszeitraumes bis zur Übertragung des Eigentums auf den Erwerber eine Zwischenabrechnung zu erstellen (vgl. BGH, Urteil vom 14. 09. 2000 – III ZR 211/99).

Aus der Verpflichtung des Erwerbers zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung für die gesamte Abrechnungsperiode folgt außerdem, dass auch der Erwerber und nicht der Veräußerer sowohl Gläubiger etwaiger Nachforderungen als auch Schuldner von Rückzahlungsansprüchen ist, die dem Mieter ggf. zustehen (vgl. OLG Naumburg, Urteil vom 01. 04. 1998 – 5 U 1695–97). Dies gilt auch dann, wenn der Erwerber einen Teil der Nebenkostenvorauszahlungen nicht vom Mieter erhalten hat, weil dieser sie vor dem Eigentumswechsel an den Veräußerer und bisherigen Vermieter gezahlt hat. Gem. § 566 Abs.2 S.1 BGB haftet der Veräußerer dem Mieter jedoch wie ein selbstschuldnerischer Bürge für die Rückzahlungsverpflichtung gegen den Erwerber. Von dieser Bürgenhaftung kann sich der Veräußerer allerdings gem. § 566 Abs.2 S.2 BGB dadurch befreien, dass er dem Mieter den Eigentumsübergang mitteilt, sofern dieser das Mietverhältnis nicht zum ersten Termin kündigt, zu dem die Kündigung zulässig ist.

Auch wenn sich der Anspruch des Mieters auf Erstellung der Nebenkostenabrechnung gegen den Erwerber richtet, hat der Erwerber im Innenverhältnis zum Veräußerer einen Anspruch auf Mitwirkung an der Erstellung der Abrechnung. Dieser Pflicht wird der Veräußerer gerecht, wenn er dem Erwerber die den Zeitraum vor dem Eigentumswechsel betreffenden Belege so übersichtlich geordnet zusammengestellt und inhaltlich aufbereitet überlässt, dass sie sich ohne Aufwand in die „Gesamtabrechnung” einfügen lassen. Geschieht dies nicht, hat der Veräußerer den die Zeit bis zum Eigentumswechsel betreffenden Teil der Abrechnung zu erstellen (vgl. BGH, Urteil vom 14. 09. 2000 – III ZR 211/99).

Da die beschriebene Verpflichtung des Erwerbers zur Gesamtabrechnung mit den sich daraus ergebenen Ansprüchen gegen bzw. Pflichten gegenüber dem Mieter den Erwerber ungerechtfertigt benachteiligen, ihm aber auch Vorteile bringen kann, die nicht ihm, sondern dem Veräußerer gebühren, ist dem Veräußerer und dem Erwerber zu raten, eine vertragliche Regelung über einen internen Ausgleich zu treffen. Berücksichtigt werden sollten hier die Höhe und vor allem der Zeitpunkt sowohl der von Veräußerer und Erwerber jeweils bereits vorverauslagten Nebenkosten und als auch der vereinnahmten Vorauszahlungen des Mieters. Auch die geleisteten Rückerstattungen an den Mieter und die vereinnahmten Nachzahlungen des Mieters sind zu berücksichtigen.

Beachte: Die Pflicht zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung für einen bereits vor dem Eigentumsübergang abgeschlossen Abrechnungszeitraum trifft allein den Veräußerer, auch wenn der Abrechnungsanspruch des Mieters gem. § 556 Abs.3 S.2 BGB erst zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes entsteht vgl. BGH, Urteil vom 03. 12. 2003 -VIII ZR 168/03). Ergeben sich aus dieser Abrechnung Nachzahlungs– oder Rückzahlungsansprüche, bestehen diese allein im Verhältnis zwischen dem Veräußerer und dem Mieter.

Tipp 13: Treffen Sie Vorkehrungen, um dem Mieter eine Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege ermöglichen zu können

Der Mieter kann von seinem Vermieter zwar nicht verlangen, dass dieser der Nebenkostenabrechnung die für die Abrechnung maßgeblichen Belege beifügt. Auch eine Verpflichtung des Vermieters zur Übermittlung von Kopien der Abrechnungsbelege besteht – von Ausnahmen abgesehen – bei preisfreiem Wohnraum im Gegensatz zu preisgebundenem Wohnraum (vgl. § 29 Abs.2 Neubaumietverordnung (NMV) 1970) ebenfalls nicht (vgl. BGH, Urteil vom 08. 03. 2006 – VIII ZR 78/05). Der Mieter hat aber einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Originalabrechnungsunterlagen am Ort der Belegaufbewahrung in den (Geschäfts-) Räumen des Vermieters. § 29 Abs.1 NMV 1970 gilt entsprechend auch für preisfreien Wohnraum. Dabei hat der Vermieter alle Unterlagen vorzulegen, auf denen die Abrechnung beruht. Die Einsicht in Belege über von ihm geleistete Zahlungen braucht er allerdings nicht zu gewähren (vgl. LG Düsseldorf, Urteil vom 22. 10. 1998 – 21 S 191/98). Das Einsichtsrecht des Mieters besteht in jedem Fall bis zum Ablauf der Einwendungsfrist des § 556 Abs.3 S.5 BGB, nach einem Urteil des AG Leipzig vom 29.03.2010 – 165 C 9069/09 – sogar darüber hinaus. Der Vermieter sollte daher die entsprechenden Belege zumindest für einen Zeitraum von zwölf Monaten seit dem Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter zur Einsichtnahme in geordneter Form bereit halten.

Beachte: Der Mieter hat im Ausnahmefall das Recht, Kopien der Abrechnungsbelege anzufordern, wenn ihm die Einsichtnahme in die Unterlagen beim Vermieter – z.B. wegen großer räumlicher Entfernung – nicht zuzumuten ist (vgl. BGH Urteil vom 19.01.2010 – VIII ZR 83/09). In diesem Fall kann der Vermieter allerdings die Versendung der Belegkopien von der Zahlung eines entsprechenden Kostenvorschusses abhängig machen (vgl. LG Leipzig, Beschluss vom 17. 03. 2005 – 12 S 7349/04).

Solange der Vermieter seine Verpflichtung, dem Mieter Einsicht in die Abrechnungsbelege zu gewähren, nicht nachkommt, steht dem Mieter ein Zurückbehaltungsrecht gem. § 273 Abs.1 BGB zu, das es ihm ermöglicht, die Begleichung einer Nachforderung bis zur Gewährung der Einsichtnahme zu verweigern (vgl. BGH, Urteil vom 08.03. 2006 – VIII ZR 78/05). Das Zurückbehaltungsrecht aus § 273 Abs. 1 BGB gilt gleichermaßen hinsichtlich der laufenden Nebenkostenvorauszahlungen für Heizung und Warmwasser, solange der Vermieter dem Mieter nicht die Einsicht in den zugrundeliegenden Wärmeliefervertrag gewährt (vgl. BGH, Beschluss vom 22.11.2011 – VIII ZR 38/11).

Dem Vermieter ist zu empfehlen, den Mieter bereits in der Nebenkostenabrechnung darauf hinzuweisen, dass und an welchem Ort er die Belege einsehen kann.

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