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Abrechnungszeitraum für Nebenkosten – Wer muss was beachten?

Bei den meisten Mietverhältnissen werden die monatlichen Nebenkosten nach dem Kalenderjahr abgerechnet und der Mieter erhält vom Vermieter die Abrechnung für das aktuelle Jahr im Folgejahr. Damit werden regelmäßig auch die rechtlichen Bestimmungen des § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB zum Abrechnungszeitraum eingehalten, der bestimmt, dass über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen ist.

Doch welche rechtlichen Konsequenzen ergeben sich für Vermieter und Mieter, wenn diese gesetzliche Regelung zum Abrechnungszeitraum nicht eingehalten wird, oder vielleicht sogar nicht eingehalten werden kann. Ist die Nebenkostenabrechnung dann unwirksam und damit „rechtsungültig“? Zudem könnte seitens des Mieters oder Vermieters aus gewissen Umständen heraus, Interesse bestehen, vom regulären Nebenkostenabrechnungszeitraum abzuweichen.

Diese Fragen und die umfassende Bedeutung des Abrechnungszeitraums für die Nebenkostenabrechnung soll im nachfolgenden Artikel für Sie erklärt werden.

I. Begriff des Abrechnungszeitraums

Die Bedeutung des Abrechnungszeitrums ergibt sich bereits aus dem Wortlaut und beschreibt, die Zeitspanne über die der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung im Sinne des § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 1,2 BetrKV zu erstellen hat.

1. Zeitliche Länge und Lage der Abrechnungsfrist

Da § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB eine jährliche Abrechnung vorschreibt, beträgt der Abrechnungszeitraum in der Regel eine Zeitspanne von zwölf Monaten.

Dabei kann die zeitliche Lage dieser zwölf Monate, wie eingangs erwähnt, dem Kalenderjahr entsprechen und die Nebenkosten werden vom 01.01. bis 31.12 eines Jahres abgerechnet. Dies ist aber keinesfalls eine gesetzliche Pflicht, sondern vielmehr den jeweiligen Mietvertragsparteien überlassen. So ist beispielsweise eine Abrechnung vom 01.11. eines Jahres bis zum 31.10. des Folgejahres unproblematisch zulässig. Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass die Lage des jährlichen Abrechnungszeitraums frei wählbar ist.

Besondere Wirkung entfaltet der Abrechnungszeitraum bezüglich der formellen Rechtmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung, denn diese gilt nur dann als ordnungsgemäß erstellt, wenn der Abrechnungszeitraum von einem Jahr beachtet wurde.

2. Abgrenzung zur Abrechnungs- und Ausschlussfrist

Nicht zu verwechseln ist der Abrechnungszeitraum mit der Abrechnungsfrist, die sich dem Abrechnungszeitraum anschließt. Diese bezieht sich allein auf die Zeitspanne, die dem Vermieter zuerkannt wird, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Die Abrechnungsfrist beträgt nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB maximal 12 Monate und bewirkt bei Überschreitung durch den Vermieter, dass dieser seine eventuellen Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung nicht mehr geltend machen kann. Deshalb bezeichnet man die Abrechnungsfrist auch als Ausschlussfrist.

Weitere Einzelheiten zu den Ausschlussfristen, die von Mieter und Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten sind, erfahren Sie in folgenden Artikeln:

3. Wer muss den Abrechnungszeitraum beachten

Bei der Beachtung des Abrechnungszeitraums ist der Vermieter in der Pflicht, da dieser die Nebenkostenabrechnung zu erstellen hat. Die ordnungsgemäße Zugrundelegung der abzurechnenden Nebenkosten innerhalb des zulässigen Zeitraums sind Hauptpflichten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung und führen bei Nichtbeachtung regelmäßig zur Unwirksamkeit selbiger.

4. Wann ist der Abrechnungszeitraum gewahrt?

Der Vermieter hat sicher zu stellen, dass die Nebenkostenabrechnung auf einen Zeitraum von einem Jahr Bezug nimmt. Damit wahrt er den vorgeschriebenen Zeitraum.

Im Einzelfall kann der Vermieter auch einen kürzeren Abrechnungszeitraum wählen, beispielsweise wegen eines Mieterwechsels, wenn dies den Mieter nicht benachteiligt. Insoweit kann der Vermieter Teilabrechnungen erstellen und die Zeitspanne über die abgerechnet werden soll verkürzen. Dazu besteht aber keine Pflicht. Der Vermieter hat das Recht die Abrechnungsperiode bei einer jährlichen Abrechnung zu belassen und dann entsprechend den Mietzeiten zu verteilen. Weitere Einzelheiten hierzu unter Punkt III.

II. Rechtsfolgen bei einem falschen Abrechnungszeitraum

Die Folgen, wenn der Vermieter den Abrechnungszeitraum nicht wahrt und einen falschen Abrechnungszeitraum verwendet, können bis zur Unwirksamkeit der Abrechnung und der daraus folgenden Nachforderungen reichen.

So etwa, wenn der Vermieter bezüglich der Nebenkostenabrechnung einen längeren Abrechnungszeitraum (zum Beispiel 18 Monate statt 12 Monate) vorsieht. Dann liegt ein Verstoß gegen § 556 Abs. 3 S. 1 BGB vor.

Auch im Mietvertrag ist eine vertragliche Verlängerung des Abrechnungszeitraums nicht zulässig, da diese Regelung als für den Mieter nachteilig anzusehen wäre, im Sinne des § 556 Abs. 4 BGB.

Eine dementsprechend erfolgte Nebenkostenabrechnung wäre unwirksam, mit der Rechtsfolge, dass sich für den Mieter hieraus keinerlei Zahlungsverpflichtung ergäbe. Der Vermieter muss dann – am besten zeitnah, wegen des Laufs der Abrechnungsfrist – neu abrechnen.

Merke:

Der Mieter hat bei der Verwendung eines falschen Abrechnungszeitraums, das Recht die vom Vermieter auf Basis dieser Abrechnung geforderte Nebenkostennachzahlung zu verweigern und darüber hinaus laufende Nebenkostenvorauszahlungen zurück zu behalten, bis er eine Abrechnung über einen ordnungsgemäßen Zeitraum erhält.

III. Ausnahmen: Verlängerung und Verkürzung des Abrechnungszeitraums

In der Praxis ist die Anwendung der Jahresregelung oftmals dann besonders kompliziert, wenn der anzuwendende Abrechnungszeitraum nicht der bisher gewählten Abrechnungsperiode entspricht. Dies zum einen, bei Abweichungen vom Kalenderjahr, weil viele Firmen bei ihren Abrechnungen auf den Jahreslauf abstellen und der Vermieter dann jeden einzelnen Mieter hinausdividieren müsste, dessen Abrechnungszeitraum vom Kalenderjahr abweicht. Zum anderen, beispielsweise bei einem oder mehrfachem Mieterwechsel in einem Mietshaus, bei dem jährlich abgerechnet werden soll. Der Ein- und Auszug von Mietern kann dabei nicht jedes Mal zu einem neuen Abrechnungszeitraum führen.

In der Rechtsprechung und auch nach dem Gesetz gibt es daher anerkannte Ausnahmen in Form der Verlängerung und Verkürzung des Abrechnungszeitraums, um diesen Praxisproblemen entgegenzuwirken.

Lesen Sie hierzu auch den Artikel: Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum ändern

Dreh- und Angelpunkt des möglichen Abweichens vom Abrechnungszeitraum ist der § 556 Abs. 4 BGB. Insoweit ist eine Änderung der gesetzlich vorgegebenen Zeitspanne von einem Jahr in der Nebenkostenabrechnung nur dann zulässig, wenn dies den Mieter nicht benachteiligt.

1. Verkürzung des Abrechnungszeitraums

Ein kürzerer Abrechnungszeitraum wird grundsätzlich nicht als für den Mieter nachteilig betrachtet. Damit ist als Vermieter eine Verkürzung des Abrechnungszeitraums durchaus möglich.

So zum Beispiel bei einem Mieterwechsel, bei dem der neue Mietvertragsbeginn nicht mit dem Beginn der Abrechnungsperiode gleichläuft. In der Regel müssen dann die einzelnen Zeiträume des Nebenkostenanfalls in denen der neue und der alte Mieter die Wohnung bewohnt haben, bezogen auf den Abrechnungszeitraum herausgerechnet werden.

Hier kann es für den Vermieter empfehlenswert sein, sogenannte Teilabrechnungen vorzunehmen bei denen von einem verkürzten Abrechnungszeitraum ausgegangen wird.

Zur Veranschaulichung zwei Beispiele aus der Praxis:

Beispiel A: Mieterwechsel

Der Mieter A hat den Mietvertrag wirksam zum 30.11.2014 beendet und bereits am 01.12.2014 ist der neue Mieter B eingezogen. Der Vermieter V hat die Abrechnungen bisher immer jährlich bezogen auf das Kalenderjahr erstellt, also für den Zeitraum vom 01.01 bis zum 31.12 desselben Jahres. Wie muss der Vermieter V gegenüber seinem alten und neuen Mieter in 2015 abrechnen?

Der Vermieter V muss zunächst zwei Nebenkostenabrechnungen erstellen; eine für A und eine für B, die sich beide auf den gleichen Abrechnungszeitraum des Kalenderjahres 2014 beziehen. Von den vorher berechneten jährlichen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Gesamtnebenkosten ist dann der entsprechende Anteil der Mieter zu berechnen. Bei der Nebenkostenabrechnung für A, der 11 von 12 Monaten des Abrechnungszeitraums in der Mietwohnung gewohnt hat, ist dann der Anteil des B an den Nebenkosten (1/12) abzuziehen. Bei B erfolgt dies umgekehrt. Nach dieser Verteilung des Gesamtbetrags auf die jeweiligen Mieter ist diesen der vollständige Nebenkostgesamtbetrag auch samt Anteil mitzuteilen.

Beispiel B: Erstbezug

Mieter M bezieht die Wohnung des Vermieters V zum 01.04. Es handelt sich um einen Erstbezug und der Standardmustermietvertrag sieht eine Nebenkostenabrechnung nach dem Kalenderjahr vor. Wie hat der Vermieter den Abrechnungszeitraum ordnungsgemäß zu Grunde zu legen?

Um den Abrechnungszeitraum zu wahren, bezieht sich der Vermieter auch hier auf die Zeitspanne vom 01.01. bis 31.12 und rechnet die Nebenkosten die sich anteilig auf die Leerstandzeit beziehen aus den Gesamtnebenkosten der Mietwohnung heraus. Vereinfacht berechnet, ergibt sich bei den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten, dann ein Anteil der vom Vermieter zu tragenden Nebenkosten in Höhe von 3/12. Bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten ist vom Vermieter der Verbrauch während der Leerstandszeit im Erstbezugsjahr der Mietwohnung zu tragen. Die restlichen Nebenkosten der Wohnung sind dann vom Mieter zu tragen.

2. Verlängerung des Abrechnungszeitraums

Die zeitliche Ausweitung des Abrechnungszeitraums ist im Regelfall unwirksam, wegen eines Verstoßes gegen § 556 Abs. 3 S. 1 BGB in Verbindung mit § 556 Abs. 4 BGB, da sich durch die Verlängerung ein erhöhter Überprüfungsaufwand für den Mieter ergibt und dieser somit im Gegensatz zu der gesetzlichen Regelung benachteiligt wäre.

Nach dem Urteil des BGH vom 27. 07. 2011, Az.: VIII ZR 316/10 soll die Vereinbarung einer einmaligen Verlängerung des Abrechnungszeitraums zulässig sein, wenn dies im Einvernehmen mit allen Mietern ist und ein sachlicher Grund besteht. Ein sachlicher Grund für die Verlängerung soll danach die Veränderung der zeitlichen Lage des Abrechnungszeitraumes, wie beispielsweise die Umstellung auf das Kalenderjahr sein. Die Richter begründeten diese Entscheidung damit, dass eine Gefahr, dass der Mieter bei der verlängerten Abrechnungsperiode möglicherweise einen erhöhten Überprüfungsaufwand hat, in einem solchen Fall dadurch ausgeglichen werden, dass zukünftig ein Abrechnungsturnus gilt, der die Erstellung der Abrechnungen vereinfacht und damit auch die Nachvollziehbarkeit für den Mieter erhöht.

IV. Zusammenfassung

Insgesamt lässt sich zum Abrechnungszeitraum Folgendes festhalten:

  • Der Abrechnungszeitraum beschreibt den Zeitraum in dem die Nebenkosten angefallen sind und über den Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen. Nicht gemeint, ist hier der Zeitraum innerhalb dessen die Abrechnung erstellt wird. 
  • Der Abrechnungszeitraum hat im Regelfall eine Zeitspanne von 12 Monaten zu betragen.
  • Eine Abweichung der gesetzlich geregelten jährlichen Abrechnungsperiode ist regelmäßig nur zulässig, wenn der Abrechnungszeitraum verkürzt und nicht zum Nachteil des Mieters geändert wird. Bei einem Überschreiten des Abrechnungszeitraums von einem Jahr ist die Nebenkostenabrechnung grundsätzlich unwirksam, wenn insoweit keine einmalige, einvernehmliche Änderung mit sachlichem Grund vorliegt.

12 Antworten auf "Abrechnungszeitraum für Nebenkosten – Wer muss was beachten?"

  • Daniela
    26.09.2015 - 15:21 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich habe im Juni 2015 eine NKA für Januar 2014 erhalten. Es wurde nur der Monat Januar abgerechnet, da ich Ende Januar dort ausgezogen bin. Zum einen erscheint mir die Abrechbung zu hoch und zum anderen frag ich mich, ob Forderungen überhaupt geltend gemacht werden können? Ich lese immer von 12 Monaten. Mein damaliger Vermieter hat mir die Abrechnung allerdings erst nach über einem Jahr zugestellt. Gilt diese Frist, auch wenn die Abrechnung von ista gemacht wird?

    Vielen Dank im voraus

    • Mietrecht.org
      27.09.2015 - 13:32 Antworten

      Hallo Daniela,

      die Frist von 12 Monaten beginnt mit Ende des Abrechnungszeitraums zu laufen. Dieser entspricht oft dem Kalenderjahr und hat nichts mit Ihrem Auszugsdatum zu tun.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Christian Schmid
    08.03.2017 - 19:13 Antworten

    Guten Tag Herr Hundt,

    mein Mietvertrag lautet auf jährliche Nebenkostenabrechnung. Der Vermieter rechnet aber einerseits einige Kosten vom 1.1. bis 31.12. in einer Abrechnung vermischt mit anderen Kosten, die im Zeitraum 15.2. bis 14.2. des Folgejahres entstehen, obwohl letztere auch am Ende des Kalenderjahrs bekannt sind. Ist diese Nebenkostenabrechnung wg. der Überschreitung von 12 Monaten unwirksam?

    Herzlichen Dank im voraus.

    • Mietrecht.org
      09.03.2017 - 06:22 Antworten

      Hallo Christian,

      bei der Abrechnungsfrist geht es um den Zugang – nicht um inhaltliche Fehler.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Stefan Middendorf
    10.04.2017 - 16:25 Antworten

    Hallo Herr Hundt,
    ich besitze eine Eigentumswohnung in einem Haus mit 3 Einheiten. Ein anderer
    Eigentümer, der seine eigene Eigentumswohnung bewohnt, hat im Untergeschoß als Sondereigentum lt. Teilungserklärung einen Hobbyraum mit Nebenraum (Keller),
    welche er ohne Kenntnis der anderen Eigentümer und Hausverwaltung zu einer kleinen Wohnung umgebaut und nun auch vermietet hat. Somit sind 4 Wohnungen
    im Haus.Muss ich hinnehmen, dass nicht zu Wohnzwecken eingetragene Räume als Wohnräume genutzt
    werden und diese auch in der Nebenkostenabrechnung nicht in Erscheinung treten?
    Viele Grüße

    • Mietrecht.org
      10.04.2017 - 17:16 Antworten

      Hallo Stefan,

      Sie ahnen bereits, das ist natürlich nicht in Ordnung. Wehrschlich wurde für Wasser, Abwasser und ggf. Elektrik auch das Gemeinschaftseigentum verändert. Gehen Sie mit Hilfe der Hausverwaltung gegen die Nutzung vor.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Nicole Dietrich
    12.06.2017 - 21:13 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    Ich habe im Oktober 2015 eine Wohnung bezogen und bin im Februar 2016 wieder ausgezogen .Heute habe ich eine Nebenkosten Abrechnung mit einer Nachzahlung von fast 300€ bekommen. Der Abrechnungszeitraum ist der 1.10.2015 -31.12.2016 und als Nutzungzeitraum ist der 01.10.15-29.02.16 angegeben Was ja auch stimmt . Muss ich nun die Kosten vom Jahr 2015 tragen ?! Oder hätte ich nicht eine Abrechnung für die drei Monate von 2015 bis Ende 2016 bekommen müssen. Im Mietvertrag steht das die Vorrauszahlung jährlich abgerechnet wird .Der Vermieter ist aber berechtigt , den Abrechnungszeitraum zu ändern soweit die zweckmäßig ist .

    viele grüße

    • Mietrecht.org
      14.06.2017 - 10:41 Antworten

      Hallo Nicole,

      der Abrechnungszeitraum darf i.d.R. maximal 12 Monate betragen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Ingrid Koch
    13.10.2017 - 20:20 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,
    wir sind am 01.12.2015 in eine Wohnung gezogen. Jetzt bekommen wir 2 Abrechnungen 1 x 2015 und 1 x 2016. In der Abrechnung 2016 haben wir 150 € Guthaben,Lt. Abrechnung 2015 sollen wir 806 € nachzahlen. Nach Prüfung haben wir festgestellt, dass die Heizkosten für die erste Hälfte 2016 in der Abrechnung 2015 aufgeführt ist. Die Heizkosten für die zweite Hälfte 2016 und die erste Hälfte 2017 ist in der Abrechnung 2016 aufgeführt. Pro Monat zahlen wir 200 € NK. Den 1 Monat 12/2015 kann man ja herausrechnen. Dann bleiben immer noch 655 € Nachzahlung in der Abrechncung 2015. Wir haben aber bereits 2400 € NK von 01 – 12/2016 gezahlt. Müssen wir jetzt die 655 € noch zusaätzlich zahlen, nur weil die Heizkosten bis 31.05.2017 noch in der Abrechnung 2016 aufgeführt sind? Die Abrechnung ist jeweils vom 01.01. bis zum 31.12. eines Jahres. Die Heizkosten aber jeweil eine Hälfte 2015/2016 die andere Hälfte 2016/2017. Ich weiß, dass wir die erste Hälfte 2016 zahlen müssen, aber wir haben ja schon ein ganzen Jahr, wie erwähnt 2400 €, gezahlt. ich würde mich freuen, wenn Sie mir hier weiterhelfen könnten.
    Freundliche Grüße
    Ingrid Koch

    • Mietrecht.org
      14.10.2017 - 11:32 Antworten

      Hallo Ingrid,

      Ihr Vermieter scheint mit verschiedenen Abrechnungszeiträumen zu arbeiten. Das ist grundsätzlich möglich. Lassen Sie Ihren Nebenkostenabrechnung im Zweifel prüfen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Sunny
    17.03.2018 - 15:10 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich brauche Rat: 2015 sind wir im September in eine neue Wohnung eingezogen. Da es ein Erstbezug war und das Haus bis Ende des Jahres nicht voll bewohnt war, hat der Vermieter auf eine Nebenkostenabrechnung für Wasser- und Heizkosten verzichtet mit dem Hinweis auf die Unwirtschaftlichkeit für den Mieter (die Erstellung der Teilabrechnung lag bei ca 600€). Hier meine erste Frage: darf der Vermieter die Kosten für die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umlegen? Weiter verwies der Vermieter darauf, dass er die vier Monate aus 2015 mit der Nebenkostenabrechnung 2016 zusammen abrechnen will – wir haben hier weder zugestimmt noch abgelehnt, da es rein informativ war und keine Rückmeldung aktiv gefordert war. In der Nebenkostenabrechnung für 2016 sind nun die Kosten von 16 anstatt zwölf Monaten angegeben, worauf ich mit Verweis auf die Jahresfrist Widerspruch eingelegt habe (§556 Abs 3 BGB).

    Nun kam die Antwort, dass wir auf das Schreiben aus 2015 keinen Widerspruch eingelegt haben und somit die Nachzahlung für das Jahr 2015 (die vier Monate) leisten sollen.

    Der Mietvertrag sagt dazu:
    Die der Vermieterin laufend entstehenden Betriebs- und Nebenkosten werden jährlich gegenüber dem Mieter unter Berücksichtigung der von diesem zu leistenden Vorauszahlungen unterschieden nach den Kosten der Heizversorgung einschließlich Warmwasser (Heizkostenabrechnung) und den übrigen Nebenkosten (Nebenkostenabrechnung) bis zum Ablauf des auf die Abrechnungsperiode folgenden Jahres abgerechnet. Eine spätere Abrechnung gegenüber dem Mieter ist möglich, soweit Dritte gegenüber dem Vermieter erst nach Ablauf des auf die Abrechnungsperiode folgenden Jahres abrechnen. Eine sich aus der Abrechnung für den Mieter ergebende Nachzahlung ist nach Rechnungserteilung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen sofort fällig, ein Guthaben wird dem Mieter unverzüglich ausgezahlt.

    Da der Mietvertrag jedoch den Mieter nicht benachteiligen darf, sehe ich mich mit meinem Widerspruch völlig im Recht.

    Danke für jeden Tip!

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