Die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist nicht für jeden Vermieter Pflichtprogramm. Zwar gehört sie in der Regel zu den Hauptverpflichtungen eines Vermieters, doch ist dies in rechtlicher Hinsicht nur bei bestimmten Mietverhältnissen auch eine Rechtsverpflichtung.

Woraus sich diese Pflicht ergibt und welche alternativen Gestaltungen des Mietvertrages es Ihnen erlauben, das für Vermieter oft leidige Thema der Erstellung der Nebenkostenabrechnung völlig zu umgehen, erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.

I. Wann besteht eine Pflicht zur Nebenkostenabrechnung?

Nur in den Mietverhältnissen, in denen der Mieter verpflichtet ist, die Nebenkosten zu tragen und monatliche Vorauszahlungen zu leisten, muss er darüber grundsätzlich auch jährlich abrechnen.

Dies ergibt sich aus § 556 Abs. 3 S. 1 BGB, der besagt, dass über die Vorauszahlungen für Betriebskosten beziehungsweise Nebenkosten jährlich abzurechnen ist. Das heißt, als Vermieter müssen Sie nur dann eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn Ihr Mieter die anfallenden Mietnebenkosten seiner Wohnung zu zahlen hat und monatliche Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet.

Anderenfalls ist eine Abrechnung über die monatlichen Nebenkosten, im Sinne der Verteilung der Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter nach einem bestimmten Umlageschlüssel (BGH-Urteil vom 16. April 2008, Az.: VIII ZR 75/07) nicht vorzunehmen.

Mehr zu den Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung erfahren Sie hier.

Ausgenommen von diesem Grundsatz sind allerdings die Heiz- und Warmwasserkosten, über die der Vermieter grundsätzlich gemäß §§ 4 ff. HeizkostenV zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen hat. Hier sind eine Aufteilung der anfallenden Kosten und auch eine entsprechende Abrechnung vorzunehmen. Nur bei Mietverhältnissen, in Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, kann eine abweichende vertragliche Regelung zwischen den Mietvertragsparteien getroffen werden, § 2 HeizkostenV. Dies muss dann ausdrücklich im Mietvertrag geregelt sein.

II. Alternativen ohne Nebenkostenabrechnung

Tatsächlich gibt es zwei mögliche Vertragsgestaltungen bei denen den Vermieter keine Verpflichtung zur Nebenkostenabrechnung trifft – Die Nebenkostenpauschale und die Inklusiv- beziehungsweise Bruttomiete.

1. Nebenkostenpauschale

Die erste Variante besteht darin, mit dem Mieter zu vereinbaren, dass anstelle einer Nebenkostenvorauszahlung eine Nebenkostenpauschale zu zahlen ist.

Diese Möglichkeit der Vereinbarung ergibt sich aus § 556 Abs. 2 S. 1 BGB, der besagt, dass die Vertragsparteien -vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften- vereinbaren können, dass Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden.

Das heißt, der Mieter, der vertraglich zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet ist, wird den jährlichen Nebenkostenanfall in diesem Fall eben nicht mit monatlichen Vorauszahlungen begleichen, sondern durch eine monatliche Pauschale. Diese dient, im Unterschied zur Vorauszahlung, einer pauschalen Abgeltung der Nebenkosten für die jeweilige Mietwohnung. Der tatsächliche Anfall der Nebenkosten spielt hier kaum eine Rolle, weshalb auch keine Jahresabrechnung zu erfolgen hat. Über die Nebenkostenpauschale als solche ist grundsätzlich nicht abzurechnen. Es ist insoweit lediglich zu beachten, dass Heizkosten auch hier nicht in die Pauschale eingerechnet werden können, da diese, wie unter I. ausgeführt, zu einem gewissen Anteil immer verbrauchsabhängig und daher separat abgerechnet werden müssen.

2. Die Inklusivmiete – Keine Abwälzung der Nebenkostenlast

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist zudem keine Vermieterpflicht, wenn dieser selbst die Nebenkosten trägt. Dazu müssen in standardisierten Mietverträgen, geläufige Regelungen, wie „Die Nebenkosten hat der Mieter zu tragen“ oder „ Die Nebenkostenlast wird auf den Mieter abgewälzt“ unbedingt vermieden werden, damit die gesetzliche Regelung des § 535 Abs. 1 S. 2 BGB greift. Danach hat nämlich grundsätzlich der Vermieter die auf der Mietsache ruhenden Lasten, also die Nebenkosten, zu tragen.

Eine solche Gestaltung findet man insbesondere bei Mietverhältnissen bei denen eine sogenannte Inklusiv- oder auch Bruttomiete vereinbart wurde. Der Mietzins beinhaltet dann alle anfallenden und umlagefähigen Nebenkosten weshalb eine Abrechnung nicht erforderlich ist.

Zu beachten ist aber auch hier, dass Heiz- und Warmwasserkosten, wie unter I. ausgeführt, allerdings nicht einbezogen werden können. Eine Bruttowarmmiete ist nicht zulässig.