Die Nebenkostenabrechnung legt regelmäßig den Jahresverbrauch an Nebenkosten in einer Mietwohnung zu Grunde. Der Abrechnungszeitraum umfasst dabei meist das Kalenderjahr, wobei diese zeitliche Lage aber im Gegensatz zu der Länge von 12 Monaten keine Pflicht ist. Vielmehr ist es möglich den Abrechnungszeitraum auf beliebige Daten zu setzten, wenn dabei eine Zeitspanne von einem Jahr, also genau 12 Monate, eingehalten wird.

Sollte eine Nebenkostenabrechnung einen längeren Abrechnungszeitraum als ein Jahr aufweisen, ist diese Abrechnung grundsätzlich unwirksam. Daraus ergeben sich dann selbstverständlich auch weitere Konsequenzen für Vermieter und Mieter.

Erfahren Sie hier, welche Auswirkungen es auf die Nebenkostenvorauszahlungen hat, wenn der Abrechnungszeitraum zu lang bemessen wurde.

I. Wann ist der Abrechnungszeitraum zu lang bemessen?

Wenn in einem Mietverhältnis monatliche Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart werden, hat der Vermieter aufgrund der rechtlichen Bestimmung des § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB jährlich über die Vorauszahlungen für Nebenkosten abzurechnen.

Eine Veränderung dieser Zeitspanne ist nur in den engen Grenzen des § 556 Abs. 4 BGB zulässig, der den Abrechnungszeitraum unabdingbar zum Nachteil des Mieters gestaltet. Das bedeutet, das eine Änderung der gesetzlich vorgegebenen Zeitspanne von einem Jahr in der Nebenkostenabrechnung nur dann zulässig ist, wenn dies den Mieter nicht benachteiligt. Im Gesetz ist insoweit wörtlich die Rede von Betriebskosten, was inhaltlich dem umgangssprachlich verwendeten Begriff der Nebenkosten gleichgesetzt werden kann.

1. Länge des Abrechnungszeitraums

Bei allen Nebenkostenvorauszahlungen muss daher nach 12 Monaten über diese eine Abrechnung erstellt werden. Diese Nebenkostenabrechnung dient zur Bestimmung des Saldos zwischen den monatlichen Zahlungen durch den Mieter und den tatsächlich angefallenen beziehungsweise verbrauchten Nebenkosten. Der positive Saldo wird dem Mieter als Guthaben ausgezahlt und der negative Saldo als Nachzahlung in Rechnung gestellt.

Die zeitliche Länge des zu Grunde zu legenden Abrechnungszeitraums ist daher wesentlicher Bestandteil der Abrechnung. Bei einem Fehler hinsichtlich dieser Zeitspanne wird die gesamte Abrechnung „unwirksam“. Aus rechtlicher Hinsicht, gilt die Abrechnung dann als nie formell ordnungsgemäß gestellt. Hierzu finden Sie auch weitere Information in dem Artikel “Abrechnungszeitraum für Nebenkosten” .

2. Ausnahme: Veränderungsmöglichkeit

Eine mietvertragliche Änderung der gesetzlich festgelegten 12 monatigen Abrechnungszeitspanne ist regelmäßig nur dann wirksam, wenn diese in Form einer Verkürzung und nicht in Form einer Verlängerung vorgenommen wird.

Eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums gilt im Regelfall immer als unwirksam, weil sich allein aufgrund der zeitlichen Ausweitung ein höherer Kontrollaufwand für den Mieter ergibt. Im Vergleich, zu dem 12 monatigen Zeitraum der gesetzlichen Regelung, wäre der Mieter benachteiligt, was mit § 556 Abs. 4 BGB nicht vereinbar ist. Eine Verkürzung hingegen, ist in Fällen wie bei vorzunehmenden Teilabrechnungen wegen eines Mieterwechsels meist unproblematisch zulässig. Zusätzliche Einzelheiten zur Verkürzung des Abrechnungszeitraums finden Sie dem Artikel „Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum ändern“.

In einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs vom 27. 07. 2011, Az.: VIII ZR 316/10 wurde eine einmalige Verlängerung des Abrechnungszeitraums in den Fällen als wirksam erachtet, in denen ein sachlicher Grund und ein Einverständnis mit dem Mieter besteht. Als sachlicher Grund kommt dabei zum Beispiel, die Angleichung der zeitlichen Lage des Abrechnungszeitraums auf das Kalenderjahr in Betracht. In einem solchen Fall ist auch der, durch die zeitliche Ausweitung entstehende Nachteil für den Mieter, durch den zukünftigen Vorteil der besseren Nachvollziehbarkeit ausgeglichen.

Bis auf diesen Einzelfall ist eine Verlängerung des Abrechnungsabrechnungszeitraums grundsätzlich unwirksam.

II. Folgen für den Vermieter

Wenn der Vermieter, bewusst oder versehentlich, einen längeren Abrechnungszeitraum als zwölf Monate bei der Abrechnung der Nebenkosten ansetzt, gilt diese als nicht ordnungsgemäß erstellt.

Die Folge ist, dass der Vermieter mit einer solchen Abrechnung seiner Verpflichtung aus § 556 Abs. 2 S. 3 BGB nicht nachkommen kann, innerhalb der Abrechnungsfrist eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung an den Mieter zu übermitteln. Aus rechtlicher Hinsicht kommt dies einer Nichterstellung der Nebenkostenabrechnung gleich, mit der Konsequenz, dass auch eine etwaige Nachforderung nicht rechtswirksam vom Mieter gefordert werden kann.

Dieser Umstand kann bis dahin reichen, dass der Vermieter sogar vollständig mit seiner Forderung aus der Nebenkostenabrechnung ausgeschlossen sein kann, wenn er den formellen Fehler des falschen Abrechnungszeitraums nicht innerhalb der Abrechnungsfrist von 12 Monaten beseitigt.

Solange ein Vermieter keine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung an seinen Mieter übermittelt, kann dieser sogar die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten, beziehungsweise bei Auszug die Rückzahlung der geleisteten monatlichen Vorauszahlungen zurückfordern, wie dies zum Beispiel im Urteil des Bundesgerichtshofs vom 09.03.2005, unter dem Az.: VIII ZR 57/04 entschieden wurde.

III. Folgen für den Mieter

Dem Mieter stehen bei einer Abrechnung mit einem zu langen und daher fehlerhaften Abrechnungszeitraum alle Rechte zu, die er auch bei einem Fehlen der Nebenkostenabrechnung besitzt. Eine „unrichtige Abrechnung“ steht in diesem Fall „keiner Abrechnung“ gleich.

So kann der Mieter nicht nur die neue Erstellung einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung verlangen, sondern auch, durch das Zurückbehalten laufender Nebenkostenvorauszahlungen, Druck auf den Vermieter zur Anfertigung einer entsprechenden Abrechnung ausüben. Denn, da der Mieter im Vertrauen auf die kommende Abrechnung im Vorfeld seine Vorauszahlungen leistet, müssen ihm zur Durchsetzung seines Rechts auch gewisse Hilfsmittel gereicht werden.

Die Folge für den Mieter, bei einem zu langen Abrechnungszeitraum (der keine Ausnahme im obigen Sinne darstellt), ist damit, dass er jegliche Forderungen des Vermieters die sich auf diese Nebenkostenabrechnung begründen, zunächst verweigern kann.

IV. Praxisbeispiel: Abrechnungszeitraum zu lang

Der Vermieter V veranschlagt einen Abrechnungszeitraum von 24 Monaten, weil er gerne nur aller zwei Jahre abrechnen würde. Nachdem Mieter M nun seit 01.Januar 2013 1,5 Jahre in der Mietwohnung wohnt, fragt er den Vermieter V nach der Nebenkostenabrechnung und dieser verweist auf den Abrechnungszeitraum vom 01.Januar 2013 – 31. Dezember 2014. Mieter M gibt sich damit zufrieden und wartet nun noch ein Jahr ab. Als er dann von Vermieter V nach 2, 5 Jahren (Juli 2015) die Nebenkostenabrechnung erhält stellt er einen sehr hohen Negativsaldo fest; für das erste Jahr 2013 500,00€ und für das zweite Jahr 2014 700,00 €.

Mieter M gibt die Nebenkostenaufstellung daher zu einem befreundeten Rechtsanwalt und will wissen, 

1. …ob er die Nachforderung aus der Abrechnung begleichen muss?

In diesem Fall muss Mieter M die Nachforderungen zum jetzigen Zeitpunkt nicht bezahlen.

Der Grund ist, dass der Vermieter V aufgrund der Verwendung eines zu langen und damit falschen Abrechnungszeitraums bisher noch keine formell ordnungsgemäße Abrechnung erstellt hat. Etwaige Nachforderungen sind damit noch nicht wirksam gegenüber dem Mieter geltend gemacht worden. Auch ein Einverständnis des Mieters M, hinsichtlich der zeitlichen Länge, würde hier nicht zu einer wirksamen Nebenkostenabrechnung führen.

Zudem ist hier auch zu beachten, dass Vermieter V nach dieser Sachlage, auch bereits die Abrechnungsfrist für das Jahr 2013 verpasst hat. Die Abrechnungsfrist beginnt nämlich mit Ablauf des Abrechnungszeitraums der nach dem Gesetz 12 Monate beträgt. Für das

Jahr 2013, würde dann auf den Abrechnungszeitraum vom 01.Januar 2013- 31.Dezember 2013 abgestellt werden. Die Abrechnungsfrist begann dann, mit Beginn des 01.01.2014 und endete am 31.12.2014.

Mit Nachforderungen aus dem Jahr 2013 ist der Vermieter V daher ausgeschlossen.

Um nicht auch den Anspruch auf die Nachforderungen aus 2014 zu verlieren muss der Vermieter V nun schnellstmöglich – spätestens bis zum 31.12.2015 – die Abrechnung korrigieren und eine solche für 2014 erstellen, die den Zeitraum vom 01.01.2014 bis 31.12.2014 zu Grunde legt.

2. …was er tun kann, wenn sein Vermieter keine gesonderten Abrechnungen erstellen will? 

Mieter M hat hier einen gesetzlichen Anspruch, eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erhalten und die Nebenkostenvorauszahlungen, über die nicht abgerechnet wurde, zurück zu verlangen.

Das bedeutet vorliegend, dass M die vollständige Rückzahlung der Nebenkostenvorauszahlungen für 2014 vom Vermieter V verlangen könnte. Zur Durchsetzung seines Anspruchs steht ihm dabei ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen in der Höhe seiner Forderung zu, solange der Vermieter nicht abrechnet.

V. Fazit

Insgesamt lässt sich festhalten, dass ein zu langer Abrechnungszeitraum grundsätzlich die gleichen Rechtsfolgen für Mieter und Vermieter auslöst, wie eine nicht erstellte Abrechnung. Der Abrechnungszeitraum sollte immer 12 Monate betragen und darf grundsätzlich nicht länger sein.