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Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung

Nach dem Ablauf eines Abrechnungszeitraums erwartet ein Mieter die Nebenkostenabrechnung. Aber wie lange muss er warten? Wie viel Zeit kann sich der Vermieter mit der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung nehmen?

Die zentrale Frage dreht sich dabei um die Problematik der Abrechnungsfrist. Mit dieser wird die Frist bezeichnet, innerhalb derer der Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums dem Mieter eine Abrechnung vorlegen muss.

Aber wie lang ist diese Frist? Diese Frage soll der folgende Beitrag beantworten. Die Abrechnungsfrist ist für Mieter und Vermieter von absolut entscheidender Bedeutung. Die Folgen der Nicht-Einhaltung können für den Vermieter sehr teuer werden.

Dauer der Abrechnungsfrist

Grundsätzlich

Nach §556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter gegenüber eine jährliche Betriebskostenabrechnung vorzulegen.

Dabei regelt § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB, dass diese Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorgelegt werden muss.

Über den Abrechnungszeitraum 2012 muss somit bis zum 31.12.2013 eine Abrechnung vom Vermieter vorgelegt werden.

Diese Frist stellt für den Vermieter eine Ausschlussfrist dar, d.h. trifft die Abrechnung später beim Mieter ein, kann der Vermieter keine Nachforderungen verlangen. Der Vermieter muss dabei beweisen, dass die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter eingegangen ist.

Ausnahmen

Verkürzung der Abrechnungsfrist

Eine Verkürzung der Abrechnungsfrist ist grundsätzlich möglich, wenn beide Parteien sich darüber einig sind. Jedoch gilt auch hier, dass der Mieter durch die Verkürzung der Frist nicht benachteiligt werden darf. Eine Benachteiligung könnte darin gesehen werden, dass zusätzliche Kosten für eine verfrühte Ablesung und Abrechnung entstehen, welche dem Mieter auferlegt werden.

Der zusätzliche Verwaltungsaufwand könnte den Mieter benachteiligen, so dass von einer Verkürzung der Frist abzuraten ist, wenn eine erhöhte Kostenfolge abzusehen ist.

Eine Vereinbarung über eine verkürzte Frist ist somit im Einzelfall ohne weiteres zulässig. Einen Anspruch auf vorzeitige Abrechnung hat der Mieter jedoch nicht. Wenn der Vermieter also keiner Verkürzung der Frist zustimmt, muss der Mieter sich bis zum Ablauf der regulären Abrechnungsfrist gedulden.

Verlängerung der Abrechnungsfrist

Eine Verlängerung der Frist zur Abrechnung über die Nebenkosten ist gemäß § 556 Abs. 4 BGB möglich, jedoch nur dann, wenn dem Mieter dadurch keine Nachteile entstehen.

Eine Verlängerung zieht jedoch immer einen Nachteil für den Mieter nach sich, so dass eine Verlängerung der Abrechnungsfrist fast ausgeschlossen werden kann, denn der Mieter hat ein berechtigtes Interesse daran, das über die beträchtlichen Vorauszahlungen auch abgerechnet wird. Eine Verlängerung der Abrechnungsfrist hätte zur Folge, dass der Vermieter mit den getätigten Vorauszahlungen zunächst eine Finanzspritze des Mieters erhält, ohne Rechenschaft darüber abzulegen.

Von einer Verlängerung der Frist ist dem Mieter daher abzuraten.

Ausnahme zur Abrechnungsfrist: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten

Die Ausschlussfrist greift dann nicht ein, wenn der Vermieter die verspätete Vorlage der Abrechnung nicht zu vertreten hat. Der Vermieter ist entschuldigt, wenn er nichts dafür kann, dass er die Nebenkostenabrechnung nicht fristgemäß vorlegen kann. Solche Entschuldigungsgründe sind jedoch selten anerkannt, da dafür schwerwiegende Gründe vorliegen müssen. Ein Grund für eine entschuldigte Verlängerung wäre z.B., wenn alle Abrechnungsunterlagen bei einem Brand abhandengekommen sind.

Einwände, wonach das Personal überarbeitet ist, gelten hingegen nicht als Entschuldigungsgründe.

Fazit

Der Vermieter ist gegenüber dem Mieter verpflichtet, eine jährliche Abrechnung über die Nebenkostenvorauszahlungen vorzulegen. Dabei kann der Mieter die Vorlage der Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums verlangen. Der Mieter muss einer Verlängerung der Abrechnungsfrist über die 12 Monate hinaus nicht zustimmen, genau wie bei einer Verkürzung der Frist.

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