Für die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung ist entscheidend, das diese formell ordnungsgemäß ist. Fehlt es an dieser Voraussetzung kommt der Vermieter seiner Abrechnungsverpflichtung nach § 556 Abs. 3 BGB nicht ordnungsgemäß nach und das bedeutet, er kann im Zweifel sogar seinen Nebenkostennachzahlungsanspruch verlieren. Denn, nur mit einer formell wirksamen Abrechnung kann der Vermieter auch die Abrechnungsfrist wahren, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB.

Daher ist es für den Vermieter wichtig, dass er gewisse Pflichtangaben bei seiner Nebenkostenabrechnung einhält, denn in jeder Abrechnung gibt es einen sogenannten Mindestinhalt, der von der Rechtsprechung festgelegt wurde.

Im nachfolgenden Artikel soll erläutert werden, was in einer Nebenkostenabrechnung mindestens enthalten sein muss, damit sie den Anforderungen an eine wirksame formell ordnungsgemäße Abrechnung gerecht wird.

I. Was heißt formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung?

Grundsätzlich wird eine Nebenkostenabrechnung als formell ordnungsgemäß angesehen, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege beigelegt sind. Damit entspricht eine Nebenkostenabrechnung den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB, der den Umfang der Rechenschaftspflicht festlegt; BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15.

Die Nebenkostenabrechnung sollte so gestaltet sein, dass sie für einen durchschnittlich gebildeten Mieter nachvollziehbar ist und er die Aufstellung gedanklich (im Hinblick auf die Rechenschritte) und rechnerisch (auch unter zu Hilfenahme eines Taschenrechners) nachprüfen kann ; so Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn.483/484.

Konkret bedeutet das nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Senatsurteile vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 194/14, vom 11. August 2010, Az.: VIII ZR 45/10; vom 19. November 2008, Az.: VIII ZR 295/07; vom 28. Mai 2008, Az.: VIII ZR 261/07; vom 9. April 2008, Az.: VIII ZR 84/07; BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15), dass in die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen sind:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters und
• der Abzug seiner Vorauszahlungen.

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten

Bei der Angabe der Gesamtkosten genügt es, wenn bei der jeweiligen Nebenkostenkostenart die Summe der Kosten als Gesamtbetrag angegeben ist, die der Vermieter auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit (in der Regel: Gebäude) umlegt. Es bedarf nach der neuen Rechtsprechung des BGH im Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15 keiner Angabe und Erläuterung der zum angesetzten (auch bereinigten) Gesamtbetrag führenden Rechenschritte mehr. (Aufgabe der Senatsrechtsprechung; vgl. Senatsurteile vom 14. Februar 2007, Az.: VIII ZR 1/06; und vom 9. Oktober 2013, Az.: VIII ZR 22/13)

2. Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel

Weitere Voraussetzung ist die Angabe, wie die Gesamtkosten einer Nebenkostenart auf die jeweiligen Mieter verteilt werden. Dieser sogenannte Umlageschlüssel muss genannt werden , denn es soll nachvollziehbar sein in welchen Rechenschritten die Umlage der Betriebskosten erfolgt ist. So reicht zum Beispiel bei Nebenkosten die nach der Wohnfläche umgelegt werden, die Angabe „Umlage nach Wohnfläche“.

Wichtig ist jedoch, dass sich bei jeder Nebenkostenart erkennen lassen muss welcher Verteilerschlüssel angewandt wurde, wenn innerhalb einer Abrechnung mit verschiedenen Abrechnungsmaßstäben gerechnet wird.

3. Berechnung des Anteils des Mieters 

Nicht vergessen darf der Vermieter die Angabe des jeweiligen Mieteranteils bei den einzelnen Nebenkostenpositionen, der sich nach der Anwendung des entsprechenden Umlageschlüssels ergibt. Es ist dabei nicht vorgeschrieben, wie er dies genau gestalten muss (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn.: 533) :

Der Vermieter kann

entweder

• bei der jeweiligen Nebenkostenposition die Berechnung unter Angabe der Gesamtkosten sowie des Gesamt- und Einzelverteilers vornehmen

oder

• alle Gesamtkosten summieren und anschließend auf die Summe den Gesamt- und dann den Einzelverteiler anwenden.

Bei verschiedenen Umlageschlüsseln müssen Kostengruppen nach dem jeweiligen Verteiler gebildet werden. Wichtig ist, dass für den Mieter erkennbar ist, welchen Anteil der Nebenkosten er zu tragen hat

4. Abzug seiner Vorauszahlungen

Letztlich muss aus der Nebenkostenabrechnung auch hervorgehen, welche Nebenkostenvorauszahlungen im Abrechnungszeitraum bereits geleistet wurden.

Der Vermieter muss daher angeben, in welcher Höhe Vorauszahlungen auf die Nebenkosten zu leisten waren (Soll-Vorauszahlungen) und geleistet worden sind (Ist-Vorauszahlungen).

Die Summe der Ist-Vorauszahlungen muss er dann von den Gesamtnebenkosten abziehen. Bleibt ein positiver Betrag bestehen ist dies der Nachzahlungsbetrag den der Mieter noch zu zahlen hat, ein negativer Betrag ist ein Guthaben des Mieters, das an diesen auszuzahlen ist.

II. Zusätzliche Anforderungen zum Mindestinhalt der Nebenkostenabrechnung

Die Mindestangaben der Nebenkostenabrechnung, sind als Basis für eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu betrachten, denn daneben können auch weitere Anforderungen an die Richtigkeit der Abrechnung zu stellen sein. So reicht es zum Beispiel nicht aus, dass eine Abrechnung ausgehängt wird, sondern sie muss jedem Mieter einzeln übermittelt werden.

Zudem ist zu beachten, dass

• die Nebenkostenabrechnung die aus mehreren Seiten besteht eine Einheit bildet die die Zusammengehörigkeit der Blätter erkennen lässt (fortlaufende Seitenzahl/ Numerierung der einzelnen Bestimmungen; zusammenheften der Seiten und ähnliches)
• der richtige Adressat (jeweiliger Mieter oder Mieterpaar, Wohngemeinschaft)
• der richtige Abrechnungszeitraum (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB: jährlich) zu Grunde gelegt ist;
• die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter unterschrieben ist (auch maschinell zulässig);

Zudem ist für eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung neben dem Mindestinhalt darauf zu achten, dass sie fristgerecht, dass heißt vor Ablauf der einjährigen Abrechnungsfrist übermittelt wird (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).