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Nebenkostenabrechnung: formelle Fehler und die Auswirkungen

Die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung ist für den Vermieter entscheidend, denn allein danach richtet sich die Fälligkeit seines Nachzahlungsanspruchs. Ohne eine wirksam erstellte Nebenkostenabrechnung kann keine Nebenkostennachforderung vom Mieter geltend gemacht werden. Maßgeblich ist aber zunächst allein die formelle Wirksamkeit und nicht deren inhaltliche Richtigkeit.

Im nachfolgenden Artikel wird daher für Vermieter und Mieter erklärt, wie eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung gestaltet sein sollte und welche Rechtsfolgen sich bei formellen Mängeln der Abrechnung für beide Seiten ergeben. Es wird gezeigt, welche formellen Fehler häufig bestehen und vermieden werden sollten.

I. Formelle Anforderungen der Nebenkostenabrechnung

Die meisten Umstände, die zu einer formell unwirksamen Nebenkostenabrechnung führen, ergeben sich aus der Abrechnung selbst (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 484).

Deshalb ist seitens des Vermieters immer darauf zu achten, dass die Nebenkostenabrechnung zumindest die grundsätzlichen Abrechnungsbestandteile enthält. Es sollte immer geprüft werden, ob der von der Rechtsprechung geforderte Mindestinhalt der Nebenkostenabrechnung beachtet wurde. Weitere Details zu dem Mindestinhalt erhalten Sie auch in dem Artikel: „Pflichtangaben in der Nebenkostenabrechnung (Mindestinhalt)“.

Überdies muss die Abrechnung für den durchschnittlichen Mieter ohne juristische oder betriebswirtschaftliche Vorbildung logisch nachvollziehbar und rechnerisch überprüfbar sein.

Alle Fehler, die sich auf den Ansatz und die Höhe einzelner Nebenkostenpostionen beziehen, wie etwa, ob diese zu Recht bestehen oder etwa ein falscher Anteil zu Grunde gelegt wird, betreffen hingegen die inhaltliche (materielle) Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung, die keinen Einfluss auf die formelle Wirksamkeit der Abrechnung hat (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 485). Zu den materiellen Fehlern und ihren Rechtsfolgen erfahren Sie mehr auch in: „Nebenkostenabrechnung: inhaltliche Fehler und die Auswirkungen“.

II. Beispiele für Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Da die Zahl der möglichen formellen Fehler sehr lang ist, sollen hier zumindest die typischen Fehler in der Praxis beispielhaft dargestellt werden, damit Sie von Ihnen in der Abrechnung vermieden werden können:

FehlerquellenFormelle Anforderung
Mindestangaben fehlenMindestinhalt einer formell wirksamen Abrechnung:

  • geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung der zu Grunde gelegten Verteilerschlüssel
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Angabe und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Abrechnung ist unverständlich und unübersichtlichDie Abrechnung ist muss aus der Sicht eines rechtlich und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Durchschnittsmieters aus sich heraus nicht nachvollziehbar und für den Mieter nicht nachprüfbar.
Umlageschlüssel ist nicht angegeben oder unverständlichMieter muss in der Lage sein, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen
Abrechnungszeitraum ist falschDer Abrechnungszeitraum ist unzulässigerweise verlängert oder verkürzt. Grundsätzlich ist nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB jährlich abzurechnen.
Abrechnung basiert auf Schätzungen oder pauschalen AngabenDie Nebenkostenabrechnung muss eine geordnete und nachvollziehbare Aufstellung über die Ein- und Ausgaben enthalten.
Abrechnung enthält unverständliche AbkürzungenDie Abrechnung muss verständlich sein.

III. Auswirkungen der formellen Fehler

Solange die Abrechnung formell fehlerhaft ist, kommt der Vermieter seiner Abrechnungspflicht nicht nach und riskiert – abhängig vom Ablauf der Abrechnungsfrist – auch einen Anspruchsausschluß bezüglich seiner Nebenkostennachforderung.

1. Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung

In der Regel führen alle formellen Fehler zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung. Im Einzelfall ist aber auch eine Teilunwirksamkeit möglich, wenn nur einzelne Nebenkostenpositionen betroffen sind, die unschwer aus der übrigen Abrechnung herausgerechnet werden können; Wall in Betriebskosten- Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1704.

2. Rechte des Mieters

Wenn der Vermieter keine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung erteilt, kann der Mieter verschiedene Recht geltend machen:

a) Forderung einer neuen wirksamen Abrechnung und Zurückbehaltungsrecht

Der Mieter hat einen Anspruch auf eine formell ordnungsgemäße Abrechnung und das unabhängig von dem Ablauf der Abrechnungsfrist, da diese allein den Verlust der Nebenkostennachforderung bewirkt. Der Abrechnungsanspruch des Mieters hingegen wird nur mit der Vorlage einer formell einwandfreien Nebenkostenabrechnung erfüllt. Das bedeutet der Mieter kann fordern, dass der Vermieter eine neue Abrechnung erstellt oder die bisherige korrigiert, bis ihm tatsächlich eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt.

Zur Durchsetzung dieses Anspruchs kann und sollte sich der Mieter seines Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen bedienen. Das heißt, solange der Vermieter keine neue oder korrigierte Abrechnung erstellt, ist der Mieter berechtigt die laufenden monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen einzubehalten. Insoweit gibt es auch keine Einschränkung. Selbst wenn nur ein Teil der Nebenkostenpostionen fehlerhaft ist (beziehungsweise die Abrechnung nur teilweise unwirksam ist), kann der Mieter die vollen Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 552, 552 a).

In Fällen in denen das Mietverhältnis schon beendet ist wandelt sich dieser Anspruch in ein Rückforderungsrecht. Weitere Einzelheiten hierzu können Sie zudem in den Artikeln: „Nebenkostenvorauszahlung: Zurückbehaltungsrecht des Mieters„und „Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlung – Die Rechte der Mieter“ nachlesen.

b) Verweigerung der ausgewiesenen Nebenkostennachzahlung

Der Mieter kann grundsätzlich auch die Zahlung der geforderten Nebenkostennachforderung verweigern, soweit ihm keine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt. Der Nachzahlungsanspruch ist nämlich nicht entstanden, wenn keine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt (Wall in Betriebskosten- Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1725; andere Ansicht Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 552 a: wenn nur wenige Positionen formell falsch abgerechnet wurden).

Hinweis: Formelle Unwirksamkeit bei der gerichtlichen Streitigkeit um die Nachforderung

Im Klageverfahren ist zu beachten, dass eine Zahlungsklage des Vermieters nur dann als schlüssig zu gelassen wird, wenn die Nebenkostenabrechnung formell ordnungsgemäß ist; Wall in Betriebskosten- Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1727.

Solange die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann der Vermieter allerdings die Abrechnung noch korrigieren; der Mieter kann und sollte dann den nun formell ordnungsgemäß abgerechneten Nachzahlungsanspruch unter Verwahrung gegen die Kostenlast noch anerkennen, Wall in Betriebskosten- Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1729.

3. Rechte des Vermieters

Der Vermieter hat das Recht die Nebenkostenabrechnung bis zum Ablauf der Ausschlußfrist zu korrigieren oder neu zu erstellen, ohne dass ihm dabei ein Nachteil hinsichtlich seiner Nebenkostennachforderung entsteht (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 481).

Nach dem Ablauf der Abrechnungsfrist kann und gegebenenfalls muss der Vermieter noch korrigieren, kann aber keine Nachzahlungsforderung mehr vom Mieter verlangen.

Die Ausschlußwirkung bezieht sich aber nur auf solche Nachforderungen für Nebenkostenpositionen, die sich der Vermieter nicht ausdrücklich vorbehalten hat, weil für diese ein nicht zu vertretendes Abrechnungshindernis bestand (beispielsweise bei der Grundsteuer, ein noch fehlender Bescheid); so Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 631.

Der Vermieter hat zudem das Recht nicht geleistete Soll-Vorauszahlungen von dem Vermieter zu verlangen, da diese keine ausgeschlossene Nachforderung darstellen.

IV. Fazit

Die formelle Wirksamkeit der Abrechnung ist ein wortwörtlich streitentscheidendes Thema und die Auswirkungen sind im Einzelfall sehr vielschichtig.

Soweit Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung einen formellen Fehler feststellen, ist es immer sinnvoll, obgleich als Mieter oder Vermieter, Ihre Feststellung fachlich und zeitnah nachprüfen zu lassen, um Anspruchsverluste zu vermeiden.

Zwar hat der Mieter nicht zu befürchten, dass ein ausgewiesenes Guthaben „verloren geht“, bei einem tatsächlich unberechtigtem Nachforderungsanspruch kann allerdings eine Zahlung im Einzelfall auch als Anerkenntnis der Nebenkostenabrechnung ausgelegt werden.

Daher ist immer anzuraten, erst die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und dann zu handeln.

Zum Beispiel mit dieser Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste für Mieter.

 

9 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: formelle Fehler und die Auswirkungen"

  • Gisela Finger
    14.09.2016 - 01:49 Antworten

    Meine Vermieterin hat 2 x jährliche Hausflurreinigungsarbeiten von ihrer Putzfrau erledigen lassen, konnte mir daher in der am Jahresanfang fälligen Nebenkostenabrechnung über 280,– keine Rechnungen vorlegen können. Ich habe die Bezahlung verweigert. Offensichtlich ein Schwarzauftrag, den die Vermieterín mit dem Tenor verteidigte, eine Firma würde schließlich teurer sein. Nachdem ich mit einem Anwalt gedroht hatte, wurden mir nun zwei Rechnungen von ihrem Haushandwerker ausgestellt.
    Wie kann ich überprüfen, ob das nicht ein Freundschaftsdiest war. Schließlich muss er die dort enthaltenen MWStn. ja an das Finanzamt abführen. Kann ich oder ein Anwalt Überweisungsbelege erbitten oder muss ich akzeptieren, dass sie den Handwerker bar auf die Hand bezahlt hat – in welcher Höhe auch immer – und ich die Gegenleistung für diesen offensichtlichen Fake zu erbringen habe?
    Ein Dreifamilienhaus, bewohnt von der Vermieterin, deren Tochter mit Freund und mir in der Dachgeschosswohnung

    • Mietrecht.org
      14.09.2016 - 06:32 Antworten

      Hallo Gisela,

      Sie könnten über die Belegeinsicht die Zahlung überprüfen. Bei Barzahlung ist das entsprechend schwer nachzuvollziehen. In die Buchführungsunterlagen des Dienstleisters können Sie als Mieterin m.E. nicht einsehen. Lassen Sie die Dinge bei Bedarf von einem Anwalt prüfen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Gawlich, J.
    24.02.2017 - 09:54 Antworten

    Kann ein Vermieter die Veranlassung einer notwendigen Reparatur von der Begleichung der Nebenkostennachzahlung abhängig machen?

    • Mietrecht.org
      24.02.2017 - 10:16 Antworten

      Hallo Herr Gawlich,

      das sind m.E. zwei vollkommen verschiedene Baustellen die nichts miteinander zu tun haben. Auf der anderen Seite kann ich die Ansicht des Vermieter unter gewissen Umständen gut verstehen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • A. Heinz
    16.03.2017 - 04:04 Antworten

    Ein Mieter bekommt seine Nebenkostenabrechnung für 2016 am 12. Januar als Tabelle mit allen Kosten inkl. Umlageschlüsseln, dazu Kopien sämtlicher Belege.
    Er reagiert bis zum Zahlungsziel am 28.2. überhaupt nicht.
    Am letzten Tag der nun eingerichteten 14-tägigen Mahnfrist schreibt der Mieter, die Abrechnung sei „formell unrichtig“ ohne Nennung von konkreten Mängeln.

    Kann er die Fälligkeit auf diese Weise wirksam außer Kraft setzen?

    • Mietrecht.org
      16.03.2017 - 16:25 Antworten

      Hallo A. Heinz,

      der Mieter hat eine Widerspruchsfrist von 12 Monaten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Dorothea Riesinger
    14.08.2017 - 19:35 Antworten

    Im Mai 2017 erhielt ich NKA für 2016. Dazu erstmal mündlicher Hinweis, die Wasserkosten seien höher als sonst, weil in die Abrechnung die Schlussrate der Gemeinde für Wasser von 2015 hineinfiel. Als Erklärung: Diese Schlussrate sei später abgebucht als sonst, was dann in NKA für 2015 nicht berücksichtigt wurde. Trotzdem seht auf der aktuellen NKA der Wasserverbrauch von 2016, der Preis allerdings „künstlich“ pro Kubikmeter erhöht um den Restbetrag von 2015. Geht das?

  • Martin Wendt
    30.08.2017 - 11:22 Antworten

    Meine Freundin ist am 01.07 aus ihrer Wohnung ausgezogen und hat am 17.07 eine Nebenkostenabrechnung vom 01.01.2016 – 31.07.2017 erhalten ( Laufzeit 19 Monate). In dieser Abrechnung gab es anscheinend einen Fehler, da ihr alter Vermieter ihr am heutigen Tag eine Mail geschickt hat, dass er zu wenig Müllgebühren berechnet hat und Sie soll nun den Differenzbetrag nachzahlen.

    Sehe ich es richtig, das die Abrechnung aufgrund der 19 Monate Abrechnungszeitraum schon unwirksam ist?

    Kann der Vermieter einfach per Email Kosten nachfordern oder ist er in der Pflicht direkt eine korrigierte Abrechnung meiner Freundin zukommen zu lassen?

    Meine Freundin würde nun gerne einfach Abwarten das der Vermieter ihr eine korrigierte Abrechnung zuschickt ohne das sie auf seine Mail reagiert.

    Kann Sie das so einfach machen?

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