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Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung – So gehen Mieter vor

­Erhält man als Mieter eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung stellt sich die Frage: Was ist zu tun? Zunächst sollte Widerspruch eingelegt werden, denn von der Nachzahlung der Nebenkosten ist man nicht ohne Weiteres befreit: Der Mieter hat grundsätzlich erst Widerspruch gegen die fehlerhafte Nebenkostenabrechnung einzulegen. Nur weil es sich um eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung handelt, ist diese nämlich nicht automatisch unwirksam: Je nachdem welche Fehler die Nebenkostenabrechnung beinhaltet, kann die Nebenkostenabrechnung entweder ganz oder nur teilweise in ihrer Wirksamkeit betroffen sein. Manche Fehler, wie z.B. eine verspätete Nebenkostenabrechnung führen sogar zu einem endgültigen Anspruchsausschluss, so dass der Vermieter nicht einmal die Möglichkeit der Berichtigung hat.

Erfahren Sie hier, wie Sie als Mieter auf eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung reagieren sollten.

I. Fehler in der Nebenkostenabrechnung richtig einordnen

Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung sollte immer zunächst daraufhin untersucht werden, welcher Fehler vorliegt. Erst im nächsten Schritt ist dann, der Vermieter anzuschreiben und gegebenenfalls sogar die Nachzahlung der Nebenkosten ganz oder teilweise zu verweigern.

Bei der Einordnung der Fehler unterscheidet man bei einer Nebenkostenabrechnung immer zwei Arten: die formellen Fehler und die materiellen Fehler.

Wichtig ist diese Unterscheidung besonders deshalb, da bei einer formell fehlerhaften Abrechnung aus rechtlicher Sicht keine wirksame Nebenkostenabrechnung vorliegt. In einem solchen Fall ist der Mieter daher so gestellt, als hätte er gar keine Abrechnung erhalten, da eine formell unwirksame Abrechnung keine Wirkung entfaltet: der Mieter hat hier also keine Zahlungspflicht bezüglich ausgewiesener Nebenkostennachzahlungsbeträge und muss auch keine Widerspruchsfrist für seine Beanstandungen beachten (so z.B. BGH in der Entscheidung vom 15. 03. 2011, Az.: VIII ZR 243/10).

1. Formelle Fehler?

Der Mieter sollte vor allen anderen Dingen daher erst kontrollieren, ob ein formeller Fehler in der Abrechnung vorliegt:

Eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung liegt regelmäßig dann vor, wenn der Mindestinhalt der Nebenkostenabrechnung (entsprechend § 259 BGB) fehlt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn

  • kein bzw. ein falscher Abrechnungszeitraum genannt ist,
  • die Abrechnung verspätet ist (d.h. nach erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist beim Mieter zugeht),
  • die Verteilerschlüssel nicht angegeben sind,
  • die Zusammenstellung der Gesamtnebenkosten fehlt oder
  • die Abrechnung insgesamt unübersichtlich und für den Mieter nicht nachvollziehbar ist

Neben dem gewissen Mindestinhalt muss die Nebenkostenabrechnung also insgesamt so erstellt sein, dass ein durchschnittlich gebildeter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann, ohne besonders sowie juristisch und betriebswirtschaftlich geschult zu sein BGH vom 20.07.2005, Az.: VIII ZR 371/04; Urteil vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 193/14).

Erfüllt die Abrechnung diese Anforderungen nicht, handelt es sich um eine formell fehlerhafte Abrechnung, mit der Konsequenz das der Mieter hieraus nicht vom Vermieter zu einer Zahlung verpflichtet werden kann. Der Mieter muss hier auch keine schriftlichen Beanstandungen geltend machen, da es rechtlich allein Aufgabe des Vermieters ist dem Mieter rechtzeitig eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zukommen zu lassen. Unterlässt er dies verliert er seine Ansprüche für den Abrechnungszeitraum der entsprechenden Nebenkosten nach Ablauf der Abrechnungsfrist vollständig. Ein Handeln des Mieters ist hier nicht angezeigt.

Weitere Details zu dem erforderlichen Mindestinhalt einer Nebenkostenabrechnung und eine Übersicht zu den formellen Fehlern erhalten Sie in den Artikeln: „Pflichtangaben in der Nebenkostenabrechnung (Mindestinhalt)“ und „Nebenkostenabrechnung: formelle Fehler und die Auswirkungen„.

2. Materielle bzw. inhaltliche Fehler?

Alle Fehler, die sich auf den Inhalt, wie z.B. die Zusammensetzung, die Höhe oder den Ansatz einzelner Kosten als Nebenkosten beziehen, betreffen die sogenannte materielle Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung. Die Wirksamkeit der Abrechnung an sich wird davon grundsätzlich nicht betroffen, wenn die Abrechnung den formellen Anforderungen entspricht. Das bedeutet, der Vermieter hat seinen Nachzahlungsanspruch rechtlich wirksam gestellt.

Die Frage, ob der Umfang der Forderung stimmt, ist dann vom Mieter soweit möglich zu prüfen und die gefundenen inhaltlichen Fehler sind dann mittels eines schriftlichen Widerspruchs rechtzeitig zu beanstanden (vgl. unter II.: Widerspruch einlegen). Der Mieter kann zur Überprüfung seiner Ansprüche hier auch eine Einsicht in die Belege vom Vermieter verlangen.

Eine materiell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung muss von dem Mieter beanstandet werden, da ansonsten der Anspruch des Vermieters auch aus der fehlerhaften Abrechnung bestehen bleibt und sogar gerichtlich durchgesetzt werden kann. Beispiele zu möglichen materiellen Fehlern und den Rechtsfolgen finden Sie insbesondere in dem Beitrag: „Nebenkostenabrechnung: inhaltliche Fehler und die Auswirkungen“.

II. Widerspruch einlegen

Handelt es sich also um eine materiell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung, heißt es für den Mieter: rechtzeitig Widerspruch einlegen: Das bedeutet, der Mieter muss innerhalb der Widerspruchsfrist von zwölf Monaten ab dem Zugang der formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) schriftlich alle Einwendungen und Beanstandungen gegen die Abrechnung vorbringen. Lässt man als Mieter hier zu viel Zeit verstreichen und ist die Frist einmal abgelaufen, verliert man seine Ansprüche auf Berichtigung, Nebenkostenrückzahlung usw.

Ist die Abrechnung bereits formell falsch (vgl. oben) beginnt die Widerspruchsfrist nicht zu laufen und dem Mieter droht auch kein Anspruchsverlust (nur die Verjährung ist weiter zu beachten, siehe unten)

Bei der Einlegung des Widerspruchs sollte der Mieter alle Punkte aus der fehlerhaften Nebenkostenabrechnung genau beschreiben. Eine Hilfestellung für Mieter und ein Musterbeispiel für die Einlegung des Widerspruchs geben die Artikel: „Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen (Schritt für Schritt Anleitung)“ und „Muster-Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung – Kostenfreie Vorlage„.

III. Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung befreit nicht von der Nachzahlung

Als Mieter muss man allerdings beachten, dass eine materiell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung nicht automatisch von der Pflicht zur Nebenkostennachzahlung befreit. Das gilt auch, wenn Widerspruch eingelegt ist. Das heißt, der Mieter ist grundsätzlich verpflichtet, die geforderte Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung zu begleichen. Dies ergibt sich daraus, dass der Zahlungsanspruch des Vermieters aus der Nebenkostenabrechnung mit dem Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung entsteht (siehe oben) unabhängig davon, ob der Umfang des Anspruchs inhaltlich noch korrigiert werden muss.

Erhält der Mieter daher beispielsweise eine formell ordnungsgemäße Abrechnung die unrichtiger Weise einen Betrag von 300, 00 € anstelle von 200,00 € ausweist, muss der Mieter zunächst die 300,00 € zahlen. Wird der inhaltliche Fehler dann beanstandet und stellt sich heraus, dass die Nebenkostenabrechnung tatsächlich fehlerhaft ist, hat der Mieter für die unberechtigt gezahlten Beträge ein Rückforderungsrecht (§ 812 BGB).

Je nachdem wie der Einzelfall gelagert ist, soll der Mieter

  • bei „offensichtlichen und leicht zu korrigierenden“ Fehlern das Recht haben, den Nachforderungsanspruch entsprechend den inhaltlichen Fehlern anzupassen und nur den richtigen Betrag zu zahlen (OLG Düsseldorf, Urteil vom 09. Juli 2015, Az.: 10 U 126/14). Das gilt besonders in den Fällen, in denen der Mieter die Abrechnung ohne Mithilfe des Vermieters berichtigen kann.
  • ein Zurückbehaltungsrecht haben, wenn der Vermieter dem Mieter die Einsicht in die Belege der Nebenkostenabrechnung nicht gewährt.

Als Mieter sollte man versuchen bei der Nebenkostennachzahlung auf „Nummer sicher zu gehen“ und die Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt leisten: „Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt leisten – Bleiben Sie flexibel„.

IV. Neue Nebenkostenabrechnung verlangen

Ist der materielle Fehler in der Nebenkostenabrechnung (an)erkannt, muss er korrigiert werden, was je nach Umfang des Fehlers entweder vom Mieter selbst vorgenommen werden kann oder nicht. Eine vollständig neue Abrechnung muss nicht zwangsläufig erstellt werden und kann von dem Mieter auch nur im Ausnahmefall verlangt werden, wenn eine Neuberechnung notwendig ist (BGH, Urteil vom 20.10.2010, Az.: VIII ZR 73/10; BGH Entscheidung vom 17. November 2004, Az.: VIII ZR 115/04). Ansonsten begründen rein inhaltliche Fehler – auch wenn sie sehr komplex sind– kein Recht, eine vollständig neue Abrechnung zu verlangen (OLG Düsseldorf, Urteil vom 09. Juli 2015, Az.: 10 U 126/14).

Demgegenüber ist die formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung immer durch eine neue, formell ordnungsgemäße Abrechnung zu ersetzen.

V. Laufende Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten

Als Reaktion auf eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung, die aktuellen Nebenkostenvorauszahlungen zurückzubehalten, ist grundsätzlich nur in zwei Fällen möglich:

  1. Fall: Es liegt keine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vor und die Vorauszahlungen werden als Druckmittel, zur Durchsetzung des Anspruchs auf Erteilung der Abrechnung, zurückbehalten. Wie man als Mieter in diesem Fall rechtlich am besten vorgeht, können Sie hier nachlesen: „Keine Nebenkostenabrechnung erhalten – Was Mieter jetzt tun sollten„.
  2. Fall: Es liegt ein materieller Fehler vor und der Vermieter ignoriert den Widerspruch des Mieters: Der Mieter kann im Einzelfall bei den künftige Nebenkostenvorauszahlungen, einen Betrag zurückbehalten, der in der Summe den beanstandeten Fehlern in der Nebenkostenabrechnung entspricht. Dieses Recht besteht aber nur solange, bis der Vermieter auf den Anspruch des Mieters reagiert und die Korrektur vornimmt/bzw. anerkennt.

Im Übrigen ist ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen für den Mieter nicht gegeben.

VI. Verjährung beachten

Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung unterliegt im Übrigen auch der Verjährung: Das bedeutet alle Ansprüche des Mieters oder des Vermieters aus der Nebenkostenabrechnung, wie z.B. der Berichtigungsanspruch, der Nachzahlungsanspruch oder der Anspruch auf Auszahlung eines Guthabens verjähren drei Jahre nach Zugang der Nebenkostenabrechnung. Auch der Anspruch des Mieters auf den Erhalt einer Nebenkostenabrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährung. Für Mieter ist das insbesondere in den Fällen wichtig, bei denen aus der Abrechnung oder der Berichtigung ein Guthaben erwartet werden kann.

VII. Zusammenfassung

Erhält der Mieter eine fehlerhafte Abrechnung, ist es empfehlenswert wie folgt vorzugehen:

  1. Prüfung und Einordnung der Fehler in der Nebenkostenabrechnung nach formellen und materiellen Fehlern
  2. Bei materiellen Fehlern immer rechtzeitig Widerspruch einlegen, gegebenenfalls Belegeinsicht fordern
  3. Berichtigung der Abrechnung: entweder selbst oder durch Vermieter – je nach Umfang des Fehlers; im Einzelfall neue Abrechnung verlangen
  4. Nebenkostennachzahlung trotz inhaltlichem Fehler zahlen: entweder nur den berichtigten Betrag oder vollständig „unter Vorbehalt“
  5. Laufende Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten, wenn dies zur Anspruchsdurchsetzung notwendig ist
  6. Verjährungsfrist von 3 Jahren beachten

Da jede Nebenkostenabrechnung einen Einzelfall darstellt, sollten zur Prüfung immer auch die mietvertraglichen Unterlagen oder Nebenvereinbarungen hinzugezogen werden. Die rechtlich Beste Vorgehensweise kann daher bei jedem Mieter unterschiedlich sein und sollten im Zweifel immer professionell unter anwaltlicher Beratung entschieden werden. Manchmal kann es für den Mieter nämlich auch ratsam sein, nichts zu unternehmen.

14 Antworten auf "Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung – So gehen Mieter vor"

  • Christoph Ziegler
    11.10.2018 - 08:02 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich benötige einmal Ihre Hilfe.

    Im Internet bin ich auf Ihre sehr interessante Seite gestoßen.

    Wir möchten gerne ab den 1.1.2019 eine Wohnung vermieten,

    jetzt wissen wir aber dass der Trinkwasserversorger erst immer zum 1.6. des Jahres

    die Zählerstände abliest und seine Rechnung stellt.

    Wie geht man mit so einem Thema um bezüglich der Nebenkostenabrechnung ?

    Der Abrechnungszeitraum hier wäre ja sinnvollerwiese dann immer vom 1.1 bis zum 31.12 des Jahres ?

    Über Tipps und Infos sind wir sehr dankbar.

    Wir möchten nämlich keine Fehler in der Abrechnung haben.

    Gruß
    Christoph

    • Mietrecht.org
      11.10.2018 - 11:18 Antworten

      Hallo Christoph,

      Sie müssen die Rechnungen die nicht Ihrem Abrechnungszeitraum entsprechend abgrenzen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Georgieva
    30.10.2018 - 16:02 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    danke für die tolle und informative Seite.
    Ich habe paar Fragen:
    1.ich bin am 31.07.17 aus meiner alten Wohnung ausgezogen. Meine Nebenkostenabrechnung wurde erst am 27.09.18 an mich geschickt obwohl die laut der Abrechnung von der Messfirma am 13.07.17 erstellt wurde. In meinem Mietvertrag steht dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12.Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen ist. Zeitraum ist von 01.01.17-31.07.17. Sollte dann die Rechnung nicht bei mir spätestens am 31.07.18 im Briefkasten sein damit die Nachzahlung noch wirksam ist? Ist die Frist von 12 Monaten nicht abgelaufen wenn der Vermieter mir die Abrechnung am 27.09.18 rausgeschickt hat und ich die in der zweiten Oktoberwoche 2018 erhalten habe?

    2. wie ist nachzuprüfen ob die Verteilerschlüssel angegeben sind?

    3. wie kann man beweisen dass die die Abrechnung insgesamt unübersichtlich und für den Mieter nicht nachvollziehbar ist?

    Danke

    MfG

    K. Georgieva

    • Mietrecht.org
      31.10.2018 - 14:02 Antworten

      Hallo K. Georgieva,

      ich kann Ihnen zumindest bei der ersten Frage helfen. Ihr Auszug spielt keine Rolle. Endscheidend ist der Abrechnungszeitraum (hier das gesamte Kalenderjahr).

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Georgieva
    31.10.2018 - 14:26 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    danke Ihnen. Bedeutet das, dass der Vermieter die Frist von 12 Monaten eingehalten hat?
    Muss ich dann rechtlich gesehen die Abrechnung unter Vorbehalt unbedingt in der Frist bezahlen oder darf ich gesetzlich mit der Zahlung abwarten bis die Abrechnung korriegiert wird weil es da Fehler gibt?
    Wann darf die erste Mahnung kommen?

    Danke

    MfG

    K.Georgieva

  • Jeanine Smeda
    05.11.2018 - 14:07 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich hätte da auch mal eine Frage und zwar haben wir zum 30.09. unsere Wohnung gekündigt.
    Wir wohnen seit dem 01.10. in der neuen Wohnung und bekamen vor 2 Wochen unsere Nebenkostenabrechnung vom alten Vermieter für das Jahr 2017. Diese war allerdings Fehlerhaft und beinhaltete eine Nachzahlung von über 500€.
    Wir waren letzte Woche beim Mieterschutzbund, dieser sagte uns wir sollen uns keine Sorgen machen und vorerst keinen Widerspruch einlegen, da unser alter Vermieter bekannt dafür ist, seinen alten Mietern die Hölle heiß zu machen, damit er die Kaution behalten kann. Der Mieterschutzbund meinte wir sollen erstmal die 6 Monate Verjährung verstreichen lassen, sodass der alte Vermieter keine versteckten Mängel mehr geltend machen kann. Allerdings sagte er uns nichts davon, dass wir die Nachzahlung begleichen sollen.
    Könnten Sie mir hierzu eine Auskunft geben?

    Freundliche Grüße
    Jeanine Smeda

    • Mietrecht.org
      05.11.2018 - 15:34 Antworten

      Hallo Jeanine,

      ich kann Ihnen hier leider nicht wirklich helfen. Wenn der Mieterschutzbund Ihnen einen Weg vorgeschlagen hat, dann sollten Sie auch noch Ihre letzte Frage dort klären lassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Nadja Frenzel
    19.12.2018 - 22:16 Antworten

    Lieber Dennis Hundt,

    ich bin auf Ihre Seite gestoßen…wir sind im November von unserer gemieteten DHH ins eigene Häuschen gezogen … heute nun haben wir die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2017 bekommen sowie Zwischenstand vorläufig 2018.
    Für 2017 ergibt sich eine Nachzahlung in Höhe von 2.699,19 EUR für 2018 1.688,23 EUR.
    Für 2018 behält der Vermieter unsere Mietsicherheit von 1800,-EUR ein.
    In der 2017 NK Abrechnung sind zum einen die NK für 2016 mit aufgelistet und zum anderen unsere Zahlungen direkt an die Abrechner nicht berücksichtigt worden.
    Lt. Mietvertrag ist unter den NK Selbstzahler vermerkt.
    Nun zu meiner Frage handelt es sich um einen formellen Fehler oder materiellen Fehler in der NKAbrechnung ?
    Schon mal herzlichen Dank für eine Rückinfo und viele vorweihnachtliche Grüße,
    Nadja Frenzel

    • Mietrecht.org
      20.12.2018 - 08:33 Antworten

      Hallo Nadja,

      danke für Ihren Beitrag. Unter „I. Fehler in der Nebenkostenabrechnung richtig einordnen“ können die die Fehler unterscheiden.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Nina Wagenknech
    24.12.2018 - 02:00 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    wir haben heute unsere Nebenkostenabrechnung für 2017 erhalten. In der Abrechnung sind sämtliche Zählernummern der Wasseruhren, Warmwasseruhren und der Wärmemengenzähler falsch. Das heißt auch, dass alle Verbrauchswerte nicht die unseren sind. Ist dies noch ein inhaltlicher Fehler? Die verlangte Nachforderung entbehrt ja in diesem Fall jeglicher Grundlage und ist für uns Mieter auch in keinster Weise nachzuvollziehen oder richtig zu berechnen. In den o.g. Artikeln habe ich leider keine Antwort auf meine Frage gefunden und hoffe Sie können mir helfen.

    Mit freundlichen Grüßen,
    Nina Wagenknecht

  • Frank Schneider
    14.03.2019 - 08:18 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich habe eine Frage bezüglich Wartungspauschale in der Nebenkostenabrechnung.

    Ich bin zum 11.04.2018 aus der damaligen Wohnung ausgezogen.
    In der Nebenkostenabrechnung erscheint jetzt der Punk „Wartung – Heizung“. Diese Wartung wurde
    laut Rechnungsbelegt zum Juni 2018 durchgeführt, also nach meinen Auszug.

    Kann diese Rechnung auf mich Anteilig umgelegt werden, oder ist diese Forderung vom Vermieter falsch.

    Mit freundlichen Grüßen
    Frank Schneider

    • Mietrecht.org
      14.03.2019 - 10:05 Antworten

      Hallo Frank,

      die zeitanteilige Umlage ist korrekt und üblich. Als Sommermieter zahlen Sie anteilig den Winterdienst und als Wintermieter anteilig die Gartenpflege.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • cäcilue Will
    01.04.2019 - 21:19 Antworten

    Hallo – ich bin am Verzweifeln und bitte um Hilfè bzw. Eine klare Aussage.

    Mir ist bei meinen beiden letzten Abrechnungen für meinen Mieter ein formeller Fehler unterlaufen.

    Er bekam lt. Seiner Aussage von mir :

    Aufrechnung Vorauszahlung und tatsächliche Kosten und daraus ergebenes Guthaben

    Kopie der Abrechnung meiner Hausverwaltung mit den mieterumlagefähigen Kosten

    Kopie der Heizrechnung !!!!!
    Hier der Streitpunkt : ihm fehlt die Rückseite dieser Heizrechnung, bei der aufgelistet wird wie der Zähkerstand vom Gemeinschaftseigentum, Einkaufspreis vom Heizöl etc. Aufgelistet wird.

    Die errechneten Guthaben hatte ich bereits überwiesen und nach seiner „Reklamation“ wurde alles nochmal komplett im Januar zugesandt. Das war nach der Jahresfrist.

    Jetzt möchte die Gegenseite, dass ich die kompletten Heizunkosten!!! des Mieters der beiden Jahre, also die auf der Heizrechnung ausgewiesenen Verbrauchskosten ihm zurücküberweise.
    Also zu dem errechneten Guthaben auch noch seinen Jahresverbrauch.

    Ist das rechtlich zulässig?

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