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Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen (Schritt für Schritt Anleitung)

Auf die Nebenkostenabrechnung legt man als Mieter jedes Jahr ein besonderes Augenmerk und prüft, ob die Abrechnung ordnungsgemäß ist. Doch wie ist in der Praxis vorzugehen, wenn man tatsächlich einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt und Widerspruch einlegen will? Muss man bestimmte Formalien einhalten? Gibt es für die Einlegung des Widerspruchs gegen die Nebenkostenabrechnung bestimmte Fristen zu beachten? Was passiert nach dem Widerspruch?

Im nachfolgenden Artikel wird Ihnen Schritt für Schritt aufgezeigt, was Sie zum Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung grundlegend wissen müssen und wie Sie, einen Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung konkret einlegen.

I. Grundsätzliches zum Widerspruch bei der Nebenkostenabrechnung

Generell hat der Vermieter die Verpflichtung die Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass ein durchschnittlich gebildeter, sowie juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Dies ist seit Jahren einheitliche Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, so etwa ausgeführt in dem Urteil des BGH vom 20.07.2005, Az.: VIII ZR 371/04  oder auch aktuell in der Entscheidung des BGH, Urteil vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 193/14.

Dies soll dem Mieter ermöglichen die Abrechnung nebst den Ansprüchen des Vermieters nachzuprüfen.

1. Gesetzliche Grundlagen

Der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ist als solcher im Mietrecht nicht bekannt. Das Gesetz kennt in diesem Zusammenhang lediglich den Begriff der Einwendung des Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung.

Als grundlegende Regelung hierzu ist § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB  heranzuziehen, in welcher der Gesetzgeber, ganz selbstverständlich davon ausgeht, dass dem Mieter ein Recht zusteht, Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung zu erheben und geltend zu machen.  Insoweit heißt es in § 556 Abs. 3 S. 5 BGB:

„…Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen.“

Diese Widerspruchsmöglichkeit unterliegt, bis auf die Wahrung der Einwendungs- beziehungsweise Widerspruchsfrist (siehe dazu die Einzelheiten im folgenden Abschnitt), keinen weiteren speziellen Voraussetzungen. Insbesondere bedarf es keiner besonders vorgeschriebenen Form der Einlegung.

2. Widerspruchsfrist

Die Widerspruchsfrist beziehungsweise Einwendungsfrist des Mieters ist eine sogenannte Ausschlussfrist und gilt im Mietrecht als äquivalentes Gegenstück zur Abrechnungsfrist des Vermieters. Die aufeinander abgestimmten Ausschlussfristen für die Abrechnung des Vermieters und die Einwendungen des Mieters verfolgen den Zweck, dass innerhalb einer absehbaren Zeit nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine Abrechnung erteilt und Klarheit über die wechselseitig geltend gemachten Ansprüche erzielt wird (vgl. BGH Urteil vom 10. Oktober 2007. Az.: VIII ZR 279/06, Urteil vom 12.01.2011 Az.: VIII ZR 148/10).

Die Widerspruchsfrist beträgt nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB  zwölf Monate ab Zugang der Nebenkostenabrechnung. Nach Ablauf der Zeitspanne von 12 Monaten kann der Mieter keinen Widerspruch gegen die Richtigkeit der Abrechnung der Nebenkostenvorauszahlungen mehr erheben und ist dann mit seinen Einwendungen ausgeschlossen. Es ist daher immer anzuraten, nicht zu lange mit dem Widerspruch zu warten, um nicht der Gefahr des Einwendungsausschlusses zu unterliegen.

a) Berechnung der Widerspruchsfrist

Der Fristlauf beginnt für den Mieter mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung und endet durch Zeitablauf.

Zugang

Der Begriff des Zugangs bedeutet entsprechend § 130 BGB nicht viel mehr als, dass die Nebenkostenabrechnung in den Machtbereich des Erklärungsempfängers – hier also in den Machtbereich des Mieters – gelangt sein muss.

Das heißt, an dem Tag an dem Sie als Mieter die Nebenkostenabrechnung, beispielsweise per Post oder durch Übergabe, erhalten, fängt die Widerspruchsfrist an zu laufen und endet mit dem Ablauf des entsprechenden Tages 12 Monate später.

Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Mieter M erhält seine Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2014 am 30.06.2015 per Post.  Die Widerspruchsfrist beginnt für M damit um 0:00 des folgenden Tages zu laufen und endet genau 12 Monate später am 30.06.2016. M hat also die Möglichkeit, die Abrechnung 2015 bis zum 30.06.2016 auf Fehler zu überprüfen und dies zu beanstanden.

Sie müssen die Abrechnung also zunächst auch  tatsächlich erhalten haben. Sollte keine Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter übermittelt werden, obwohl er dazu verpflichtet wäre, beeinflusst das Ihr Widerspruchsrecht als Mieter nicht. Denn ohne den Zugang der Nebenkostenabrechnung, beginnt konsequenter Weise auch keine Widerspruchsfrist. Im Streitfall ist der Zugang vom Vermieter darzulegen und zu beweisen. Denn, wenn ihr Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht so übermittelt, dass er den Zugang auf ein Bestreiten des Mieters beweisen kann, läuft er Gefahr, dass er auch die Einhaltung der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB seinerseits nicht nachweisen kann und so unter Umständen seine Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung verliert.

Formell ordnungsgemäße Abrechnung

Darüber hinaus muss die zugegangene Nebenkostenabrechnung formell ordnungsgemäß sein, um den Fristlauf in Gang zu setzen. Fehlt es an einer formellen Voraussetzung, ist die Nachzahlungsforderung nicht fällig  und der Vermieter kann sie nicht einklagen.

Das heißt, auch wenn die Nebenkostenabrechnung inhaltlich korrekt ist, beginnt die Frist mit deren Zugang beim Mieter nicht zu laufen, wenn sie an formellen Fehlern leidet und daher unwirksam ist, so der BGH in der Entscheidung vom 15. 03. 2011, Az.: VIII ZR 243/10.

Formelle Fehler sind in der Nebenkostenabrechnung unter anderem ein falscher Abrechnungszeitraum, eine verspätete Abrechnung (d.h. nach Ablauf der Abrechnungsfrist), eine Nichtangabe der Gesamtkosten oder des Umlageschlüssels. Der BGH führte zu dem Mindestinhalt der Nebenkostenabrechnung im Urteil vom 20. 7. 2005, Az.: VIII ZR 371/04 oder aktuell im Urteil vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 193/14 folgendes aus:

Eine Betriebskostenabrechnung muss den allgemeinen Anforderungen nach § 259 BGB genügen. Bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten sind in die Abrechnung regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen: Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.“

Auch eine unübersichtliche, für den Mieter nicht nachvollziehbare, Abrechnung genügt nicht den formellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abrechnung. Anders ist es bei offensichtlichen Schreib- und Rechenfehlern.

b) Abdingbarkeit der Widerspruchsfrist

Eine Abweichung von dem 12 monatigen Zeitraum der Widerspruchsfrist, zum Beispiel durch eine Verkürzung oder Verlängerung der Frist im Mietvertrag, ist grundsätzlich nur dann zulässig, wenn diese Änderung keine nachteiligen Wirkungen für den Mieter entfaltet und somit keine zum des Mieters abweichende Vereinbarung darstellt, im Sinne des § 556 Abs. 4 BGB. Die Widerspruchsfrist ist demnach unabdingbar soweit sich bei einer Veränderung der Zeitspanne eine negative Folge für den Mieter ergibt.

c) Problem Fristversäumnis

Versäumt der Mieter diese Widerspruchsfrist und erhebt seine Einwendungen gegen die Abrechnung somit verspätet,  kann er sich nicht mehr auf die Unrichtigkeit der Nebenkostenabrechnung berufen und muss etwaige Nachforderungen, auch wenn sie rechtsfehlerhaft sind, bezahlen. Dies ergibt sich wiederum aus § 556 Abs. 3 S. 6 BGB, der bestimmt, dass der Mieter seine Einwendungen nach Ablauf der Frist nicht mehr geltend machen kann, es sei denn, die verspätete Geltendmachung ist vom Mieter nicht zu vertreten.

Versäumt der Mieter die für ihn geltende Einwendungsfrist gegen die formell korrekte Abrechnung, so kann er zunächst grundsätzlich keinerlei Einwände mehr gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen. Eine eigentlich (teil-)unwirksame Nebenkostenabrechnung wird durch ein solches  Fristversäumnis zwar nicht wirksam, aber es ist die Möglichkeit der Angreifbarkeit der Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung ausgeschlossen, da bestehende materielle  und formelle Einwendungen nicht mehr geltend gemacht werden können, vergleiche Amtsgericht Bremen Entscheidung vom 08.06.2007, Az. 7 C 45/07.

Eine Ausnahme besteht bei einem unverschuldeten Fristversäumnis. Denn soweit den Mieter keine Schuld an dem Versäumnis der Widerspruchsfrist trifft, wird ihm nach der Rechtsprechung des BGH das Recht eingeräumt, seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung nachzuholen; so der BGH in seinem Urteil vom 12.01.2011 Az.: VIII ZR 148/10. Unverschuldet heißt, dass der Mieter ohne sein Verschulden an der rechtzeitigen Erhebung der Einwendungen gehindert gewesen muss. Ein Beispiel für eine unverschuldete Fristversäumnis wäre etwa eine schwere Erkrankung, eine Nichtgewährung der Belegeinsicht durch den Vermieter  oder eine wider Erwarten verzögerte Postzustellung, die verhindert, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen kann. Demgegenüber liegt eine unverschuldete Fristversäumnis grundsätzlich nicht vor, wenn diese auf einem Rechtsirrtum oder einer Rechtsunkenntnis beruht. Der Einwand des Mieters, er habe nichts von der Widerspruchsfrist gewusst greift daher nicht.

Vorausgesetzt für die zulässige Nachholung des Widerspruchsvorbringens beziehungsweise der Einwendungen, ist aber, dass diese unmittelbar nach dem Wegfall des Hindernisses wegen dem die Widerspruchsfrist versäumt wurde, erfolgt.

Zur Widerspruchsfrist ist zusammenfassend folgendes vom Mieter zu beachten:

  • Die Widerspruchsfrist beträgt 12 Monate
  • Sie Beginnt mit Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Vermieter
  • Bei einem Fristversäumnis ist der Mieter mit seinen Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn das Versäumnis war unverschuldet, dann kann er insoweit seine Einwendungen nachholen.

II. Rechtsfolgen des Widerspruchs

Nach Einlegung des Widerspruchs hat der Vermieter die Abrechnung auf die im Widerspruch geäußerten Einwendungen des Mieters hin zu prüfen. Wenn die Einwendungen berechtigt sind, ist die Nebenkostenabrechnung entsprechend zu ändern, richtig zu stellen und dem Mieter zu übermitteln. Der Mieter sollte dann auch diese Abrechnung schnellstmöglich prüfen, denn es beginnt hier keine „neue“ Abrechnungsfrist, wenn die erste Nebenkostenabrechnung formell ordnungsgemäß gestellt wurde.

Für den Fall, dass der Vermieter den Widerspruch des Mieters ignoriert, kann der Mieter künftige Nebenkostenvorauszahlungen, in der Höhe entsprechend der Summe der beanstandeten Fehler in der Nebenkostenabrechnung, solange zurückbehalten, bis ihm vom Vermieter eine korrekte Abrechnung übermittelt wurde. Wurde das Mietverhältnis bereits beendet und ist der Mieter bereits ausgezogen, kann er in diesem Falle anstelle eines Zurückbehaltungsrechts, insoweit die Rückzahlung der Nebenkostenvorauszahlungen fordern, BGH, Urteil vom 09.03.2005, Az.: VIII ZR 57/04.

Überdies steht dem Mieter selbstverständlich auch der Klageweg offen, entweder in Form der Klage auf Erstellung einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung oder in Form einer Feststellungsklage, auf Feststellung bestimmter inhaltlicher Fehler in der Abrechnung.

Achtung: Der Widerspruch beeinflusst nicht die Nachzahlungspflicht bezüglich der Nebenkosten!

Wichtig ist, dass die Einlegung des Widerspruchs den Mieter jedenfalls nicht von einer Nachzahlungspflicht entbindet. Der Mieter ist verpflichtet, ob mit oder ohne Einlegung des Widerspruchs, Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Zugang der Nebenkostenabrechnung zu begleichen. Denn die Fälligkeit der Nachzahlungsansprüche des Vermieters aus der Nebenkostenabrechnung entsteht mit Zugang der formell ordnungsgemä0en Abrechnung bei Mieter.  Dies gilt im Umkehrschluss auch für eine entsprechende Erstattungspflicht des Vermieters.

III. Widerspruchseinlegung

Haben Sie als Mieter Ihre Nebenkostenabrechnung erhalten und  nach der ersten Einsicht einen formellen oder materiellen Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt, gehen Sie für die Einlegung des Widerspruchs am besten wie folgt vor:

Widerspruchseinlegung im Überblick

1. Vermerken Sie sich genau den Tag des Zugangs der Nebenkostenabrechnung und berechnen Sie Ihre persönliche Widerspruchsfrist. Die Berechnung finden Sie oben unter Ziffer I.2.a).

2. Vermerken Sie sich den Ablauf der Frist im Kalender. Auch wenn Sie der Ansicht sind, es läge ein formeller Fehler vor, der den Beginn des Fristlaufs verhindert, sollten Sie auf Nummer sicher gehen und im Rahmen der Frist handeln.

3. Prüfen Sie die Nebenkostenabrechnung nochmals sorgfältig Schritt für Schritt nach formellen sowie materiellen Fehlern. Als Hilfestellung kann Ihnen dabei folgender Artikel dienen: „Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste für Mieter„.

Machen Sie hier auch von Ihrem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch, um auch die vom Vermieter zu Grunde gelegten Abrechnungen zu kennen und gegebenenfalls Ihre Einwendungen somit besser begründen zu können.  Weitere Einzelheiten zum Thema der Belegeinsicht bei der Nebenkotenabrechnung finden Sie in folgendem Artikel:  „Recht auf Belegeinsicht – Kopien anfordern oder Originale einsehen„.

4. Erstellen Sie das Widerspruchsschreiben an Ihren Vermieter und achten Sie darauf, dass Sie wirklich jede Einwendung gegen die Nebenkostenabrechnung begründen:

  • Eine kostenfreie Vorlage finden Sie hier: „Muster-Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung – Kostenfreie Vorlage“.
  • Pauschale Einwände oder eine generelle Beanstandung der Abrechnung ohne konkrete positionsbezogene Begründung reichen nicht, um einen fristwahrenden Widerspruch zu erheben (so beispielsweise das Landgericht Itzehoe in seinem Urteil vom 27.07.2012, Az.: 9 S 23/11).
  • Ebenso müssen Sie auch solche Einwände erheben, die Sie eventuell schon in einer vorhergehenden Abrechnung geltend gemacht haben. Die Beanstandung in einer früheren Nebenkostenabrechnung macht den erneuten Einwand nämlich grundsätzlich auch dann nicht entbehrlich, wenn es sich der Sache nach um die gleiche Einwendung handelt (vgl. BGH Urteil vom 12. Mai 2010, Az.: VIII ZR 185/09)
  • Vergessen Sie nicht dem Vermieter in Ihrem Schreiben eine Frist zur Berichtigung der Nebenkostenabrechnung zu setzen.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zugang Ihres Widerspruchsschreibens beim Vermieter, nebst Inhalt nachweisen können. Hier ist es wichtig, dass Sie rechtssicher nachweisen können, dass der Vermieter Ihren Widerspruch mit dem entsprechenden Inhalt erhalten hat. Als Übersicht zu den verschiedenen Zustellungsalternativen kann Ihnen hier folgender Artikel weiterhelfen: „Kündigung eines Mietvertrag: Einschreiben, normaler Brief oder Gerichtsvollzieher„.

6. Warten Sie die Reaktion des Vermieters ab. Die Rechtsfolgen des eingelegten Widerspruchs ergeben sich dann je nach der Reaktion des Vermieters, wie unter Ziffer II. erklärt. Im Zweifelsfall können Sie auch aktuelle Nebenkostenvorauszahlungen unter Vorbehalt der Richtigkeit Nebenkostenabrechnung zahlen. Wie Sie das im Einzelnen umsetzen, erfahren Sie in folgendem Artikel: „Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt leisten – Bleiben Sie flexibel„.

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