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Recht auf Belegeinsicht – Kopien anfordern oder Originale einsehen

Monat für Monat zahlen Sie als Mieter Ihre Nebenkostenpauschale ohne Belege zu erhalten. Doch wissen Sie eigentlich genau was in dem pauschalen Nebenkostenbetrag steckt? Haben Sie als Mieter Ihr Recht bereits genutzt und die Nebenkostenbelege schon einmal eingesehen? Steht der von Ihnen gezahlte Nebenkostenbetrag in Relation zum tatsächlichen Verbrauch der Nebenkosten?

In vielen Fällen gibt es für den Mieter zumindest eine jährliche Nebenkostenabrechnung an der er sich orientieren kann und das Verhältnis zu den geleisteten Vorauszahlungen bestimmen kann. Doch stimmen die Beträge in dieser Abrechnung mit den tatsächlich für die Nebenkosten aufgewendeten Beträge des Vermieters überein? Dies ist aus der Abrechnung nicht ersichtlich, sondern erfordert die Einsicht in die Originalbelege. Denn wie es so schön heißt, „Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser“.

I. Auskunftsanspruch des Mieters

Ein Auskunftsanspruch des Mieters zur Belegeinsicht der Nebenkostenabrechnung ist in § 29 NMV ( Neubaumietenverordnung) für preisgebundenen Wohnraum bestimmt.

Bei preisfreiem Wohnraum existiert keine entsprechende Vorschrift und die analoge Anwendung des § 29 NMV wurde – meinungsstreitklärend – vom BGH verneint.

Hinweis: 

Unterscheiden Sie bei der Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung immer, ob bei Ihnen ein preisfreier oder preisgebundener Wohnraum Mietgegenstand ist, denn je nach dem sind differenzierte Vorschriften anzuwenden:

  • Wohnraum der einer Preisbindung unterliegt – in der Umgangssprache ist hier von Sozialwohnungen die Rede.
  • Als preisfreien Wohnraum bezeichnet man all das, was nicht zum sogenannten preisgebundenen Wohnraum zählt.

Danach haben Mieter von preisfreien Wohnraums grundsätzlich keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zur Nebenkostenabrechnung, BGH, Urteil vom 8. März 2006 . VIII ZR 78/05. In dem Urteil wird geklärt, dass es für eine entsprechende Anwendung des § 29 Abs. 2 Satz 1 NMV bereits an einer planwidrigen Regelungslücke zur Analogie fehlt. Dass heißt, es besteht keine dem Willen des Gesetzgebers zuwiderlaufende Regelungslücke die durch Analogie geschlossen werden muss. Vielmehr handelt es sich um eine bewusst unterschiedliche Regelung.

Zudem kann der Vermieter ein berechtigtes Interesse daran haben, den Mieter auf die Einsichtnahme in die Rechnungsbelege zu verweisen, die dessen Interesse an einer Überprüfung der Abrechnung in der Regel hinreichend Rechnung trägt. Der durch die Anfertigung von Fotokopien entstehende zusätzliche Aufwand kann dadurch vermieden werden und dem Mieter können mögliche Unklarheiten im Gespräch sofort erläutert werden. Hierdurch können Fehlverständnissen der Abrechnung und zeitliche Verzögerungen vermieden werden – so die Ansicht des BGH.

Der BGH entschied, dass ein solcher Auskunftsanspruch nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) nur in Betracht kommt, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine nachträgliche Ermäßigung der Betriebskosten insgesamt bestehen, vergleiche BGH Urteil vom 16.11.2012 Az.: VIII ZR 106/11.

Dass heißt aber nicht, dass, sobald der Mieter den Verdacht hegt, seine Pauschale sei überhöht, weil die Kosten für einen Bereich seiner Nebenkosten gesunken sein müssten, ein Auskunftsanspruch gegeben ist.

Vielmehr muss die gesamter Abrechnung überprüft werden:

Denn ist zu erwarten, dass die Kostenreduktionen bei einer Nebenkostenart durch die Erhöhungen einer anderen wieder ausgeglichen wird, besteht ein solcher Auskunftsanspruch nicht, vergleiche BGH Urteil vom 16.11.2012 Az.: VIII ZR 106/11.

Merke:

Für Mieter von preisfreiem Wohnraum besteht kein gesetzlicher Auskunftsanspruch.

Ein solcher kann gemäß der Rechtsprechung nur aus § 242 BGB nach Treu und Glauben herzuleiten sein, wenn entsprechende konkrete Anhaltspunkte für eine Minimierung der tatsächlich anfallenden Nebenkosten vorliegen.

Achtung bei Nebenkostenpauschalen gilt dies nicht:

Bei Mietverhältnissen in denen die Nebenkosten durch eine Pauschalzahlung abgegolten werden, unabhängig davon, ob der Mieter wenig oder viel Energie verbraucht, ist der Vermieter nicht verpflichtet, dem Mieter gegenüber seine Kalkulation zur Berechnung der Höhe der Pauschale offen zu legen ).

II. Umfang der Belegeinsicht- was und an welchem Ort

Doch auch wenn das Einsichtsrecht gar nicht Streitthema zwischen den Mietvertragsparteien ist, herrscht doch meist darüber Uneinigkeit in welcher Form die Einsicht dann stattzufinden hat.Eigentlich muss die Nebenkostenabrechnung so verfasst sein, dass die Einsichtnahme in die Belege nur noch zur Kontrolle und zur Beseitigung eventuell bestehender Zweifel erforderlich ist BGH 23.11.1981 Az.: VIII ZR 298/80

Hinweis: Besonderheit als Mieter in einer Eigentumswohnung: 

Umstritten ist, ob der Mieter einer vermieteten Eigentumswohnung auch einen Anspruch darauf hat, die von der WEG gefällten Beschlüsse zur Umlage von Kosten einzusehen. Dies vereint der BGH. In diesem Urteil bestätigt der BGH allerdings die Auffassung, dass ein Mieter, will er Einwendungen gegen die abgerechnete Position „Hauswart“ erheben, zunächst den Hauswartvertrag einzusehen hat (BGH Urteil vom 13.09.2012, Az. : VIII ZR 45/11).

1. Originale oder Fotokopien?

Der Mieter kann von dem Vermieter die Einsicht in die Originalbelege, auf denen die Nebenkostenabrechnung beruht verlangen, denn “ das Einsichtsrecht beziehe sich auf die Originale“, so das LG Freiburg in seinem Urteil vom 24.03.2012 Az.: 3 S 348/10; LG Berlin, Urteil vom 03.04.2003, Az.: 62 S 387/02 .

Der Mieter hat keinen Anspruch auf Übersendung der Originalbelege durch den Vermieter, denn die Originalbelege verbleiben immer beim Vermieter oder dessen Hausverwalter. Allerdings hat der Mieter das Recht, die Originalunterlagen beim Vermieter einzusehen und muss sich nicht auf Kopien verweisen lassen BGH, Urteil vom 8. 3. 2006 – VIII ZR 78/05. Der Vermieter kann aber natürlich von sich aus die Originalbelege auch einscannen und dem Mieter überlassen oder übersenden,auch unter Verlangen eines Kostenvorschusses. Die Entscheidungen der Amtsgerichte zur angemessenen Höhe reichen von 0,25 – 0,50 € pro Kopie.

2. Unter welchen Umständen hat der Mieter einen Anspruch auf Übersendung von Fotokopien zur Prüfung der Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung?

Nach der bereits zitierten Entscheidung des BGH, Urteil vom 8. 3. 2006 – VIII ZR 78/05 besteht grundsätzlich kein Anspruch des Mieters auf Übersendung von Fotokopien gegenüber dem Vermieter. Das Recht zur Belegeinsicht bezieht sich auf die Originale.

Jedoch wird auch in dieser Entscheidung darauf hingewiesen, dass eine Ausnahme dann in Betracht käme und ein Anspruch des Mieters auf Übermittlung von Fotokopien von Rechnungsbelegen nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) bestünde, wenn dem Mieter die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Dies ist vor allem dann berechtigt, wenn dem Mieter eine Einsichtnahme in die Originalunterlagen infolge der räumlichen Entfernung oder einer Erkrankung oder wegen des Zerwürfnisses mit dem Vermieter nicht zumutbar ist. (BGH ZMR 2006,361).

Der Anspruch des Mieters auf Überlassung von Fotokopien besteht nur anstelle der Belegeinsicht. Er kann also nicht Einsicht in die Originalbelege und die Erteilung von Kopien verlangen.

3. Belege müssen geordnet sein

In jedem Fall ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die Belege in geordneter Form zu präsentieren. Dass heißt der Vermieter genügt seiner – wenn überhaupt bestehenden – Verpflichtung zur Gewährung des Einsichtsrechts nicht, wenn er dem Mieter schlicht mehrere Aktenordner aushändigt, aus denen der Mieter sich zwischen anderen Unterlagen die erforderlichen Belege heraussuchen soll. Auf diese Weise würde das Recht des Mieters in unzulässiger Weise unterlaufen – LG Duisburg Entscheidung vom 16.10.2001, Az.: 13 S 208/01.

4. Ort der Belegeinsicht

Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs geht davon aus, dass die Belegeinsicht in Fällen in denen Vermieter und Mieter ihre Wohnung beziehungsweise ihren Sitz im gleichen Ort haben, grundsätzlich beim Vermieter der Mietsache stattzufinden hat, BGH, Urteil vom 8. März 2006 . VIII ZR 78/05. Bei Unzumutbarkeit wird ein Anspruch auf Übersendung von Fotokopien für möglich gehalten.

Befinden Sich die Mietsache beziehungsweise der Wohnsitz der Mieters und der Sitz des Vermieters nicht am gleichen Ort, so geht eine verbreitete Rechtsauffassung davon aus, dass der Mieter Einsicht am Mietort jedenfalls dann verlangen kann, wenn Mietort und Sitz des Vermieters weit voneinander entfernt sind, so dass LG Freiburg in seinem Urteil vom 24.03.2012, Az. : 3 S 348/10 – bei dem der Vermieter etwa 400 Km von der Mietsache entfernt wohnte. Das Gericht entschied, dass in diesem Fall dass die Belegansicht am Ort der Mietsache stattzufinden habe und der Mieter sich auch nicht darauf verweisen lassen müsse, Fotokopien vom Vermieter zugesandt zu bekommen.

5. Verweigerung der Belegeinsicht

Dem Mieter steht bei einer unberechtigten Verweigerung der Gewährung der Belegeinsicht durch den Vermieter ein Zurückbehaltungsrecht bezogen auf eine eventuelle Nebenkostennachforderung nach § 273 Abs. 1 BGB zu, wenn der Vermieter überhaupt keine Überprüfung der Abrechnung ermöglicht, BGH, Urteil vom 08.03.2006, Az.: VIII ZR 78/05.

III. Sonderfall: Nebenkostenpauschale und Belegeinsicht

Wie bei den Mietverträgen über preisfreien Wohnraum haben auch Mieter die eine Betriebskostenpauschale zahlen keinen grundsätzlichen Anspruch auf Belegeinsicht zur Prüfung der Pauschale, wie sich aus dem Urteil des BGH vom 16. November 2011, Az.: VIII ZR 106/11 ergibt. Allerdings gilt auch hier die oben genannte Ausnahme wenn Anhaltspunkte für eine nachträgliche Änderung der Höhe der Pauschale.

IV. Fazit

Als Mieter in preisfreiem Wohnraum können Sie ein Einsichtsrechts in die Originalbelege zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung nur dann erfolgreich geltend machen, wenn Sie konkrete Anhaltspunkte die auf eine Abweichung der tatsächlichen Höhe der Abrechnung hindeuten, vorweisen können.

6 Antworten auf "Recht auf Belegeinsicht – Kopien anfordern oder Originale einsehen"

  • Sascha
    24.06.2017 - 07:40 Antworten

    Hier ist immer die Rede von Fotokopien. Heutzutage arbeitet man doch eher mit Scans und Versand per Email oder Downloadmöglichkeit. Warum sollte der Vermieter dafür eine Gebühr (in meinem Fall 30 Cent pro Kopie) verlangen dürfen, bzw. wenn ja, welcher Preis je Seite wäre wohl angemessen? Insbesondere wenn es ja für einen Vermieter in 500 km Entfernung von der Mietwohnung im eigenen Interesse ist, die Belege nicht persönlich am.Ort der Wohnung vorlegen zu müssen. Und einmal eingesannt können die Belege ohne nennenswerten zusätzlichen Aufwand mehreren oder gar allen Mietern übermittelt werden.

    • Mietrecht.org
      24.06.2017 - 08:27 Antworten

      Hallo Sascha,

      meines Erachtens sind 95% des Kopienaufwandes Personalkosten. Gleiches gilt dann wohl auch für das Scannen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Sascha
    24.06.2017 - 21:36 Antworten

    Das mit den Personalkosten nehme ich auch an. Irgendwo las ich allerdings, dass solche Verwalterkosten nicht abgewälzt werden dürfen. Wenn der Vermieter mit den Belegen an meinen Wohnort käme, müsste ich sicherlich auch nicht die Reisekosten tragen. Insofern m.E. nicht ganz stringent geregelt.

    Unabhängig davon, vielen Dank für die gut gemachte und kompetente Website!

  • Vroni
    15.03.2018 - 16:16 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    eine Woche bevor die Nebenkostenabrechnung (also 3 Wochen nach erhalt) zur Zahlung fällig war habe ich von meinem Zurückhaltungsrecht gebrauch gemacht.

    Ich habe mit dem Vermieter einen Termin vereinbart, der zwei Tage nach Fälligkeit der NK-Abrechnung war, er war damit einverstanden.

    Der Termin war gestern. Ich bin aber nicht hingefahren weil mir etwas dazwischen kam. Mein Fahrer hatte plötzlich keine Zeit mehr. Ich habe das dem Vermieter so auch ca. 5 Stunden vor dem Termin mitgeteilt.

    Zählt das Rückbehaltungsrecht jetzt noch oder habe ich es verwirkt weil ich nicht zu dem Termin gekommen bin.

    Mit freundlichen Grüßen

    • Mietrecht.org
      15.03.2018 - 16:23 Antworten

      Hallo Vroni,

      ich würde einfach unter Vorbehalt der Prüfung zahlen und fertig. So gehen Sie kein Risiko ein und bleiben dennoch flexibel.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Jutta Bagner
    31.03.2018 - 15:49 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    wie sieht es denn bei preisfreiem Wohnraum mit Belegfotokopien aus, wenn der Mieter jedes Jahr neue Belege haben möchte ( aus lauter Schikane). Die Beträge ändern sich nur wie üblich bei Erhöhungen.
    Jetzt möchte er Einsichtnahme in die Originalbelege und keine Kopien mehr. Da das Vermieter – Mieterverhältnis jedoch schon seit Jahren total zerstört ist, möchte ich den Mieter nicht noch zur Einsichtnahme der Belege in meinem Haus haben. Die Konfrontation wäre einfach zu groß.
    Wie soll ich mich als Vermieter da verhalten? Besteht evtl. die Möglichkeit darauf zu bestehen weiterhin, wie auch die letzten 6 Jahre, dem Mieter anzubieten weiterhin kostenpflichtig Fotokopien zuzustellen ? Eine Einsichtnahme in meinem Haus möchte ich auf jedem Fall vermeiden. Könnten Sie mir sagen welcher § dafür evtl. zuständig ist.

    Viele Grüße

    Jutta Bagner

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