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Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen – Besonderheiten beachten

Die jährliche Nebenkostenabrechnung bei den Mietern einer Eigentumswohnung stellt Vermieter und Wohnungseigentümer vor einige Anforderungen, die bei „normalen“ Mietwohnungen nicht zu finden sind.

So stellt sich immer wieder die Frage, wer für die Erstellung und Übermittlung der Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen überhaupt verantwortlich ist; der Wohnungseigentümer oder die Hausverwaltung? Und wer trägt die Verantwortung für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung bei den Mietern – wer haftet für die Verspätung? Inwieweit darf der Vermieter die Hausgeldabrechnung für die Nebenkostenabrechnung heranziehen?

Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie worin die Besonderheiten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung bei einer Eigentumswohnung liegen und was Sie im Einzelfall beachten sollten.

I. Eigentumswohnung und Vereinbarung über Nebenkostenvorauszahlungen

Bei Eigentumswohnungen spielt die Frage der jährlichen Nebenkostenabrechnung für Sie als Mieter oder Vermieter (Eigentümer) nur dann eine Rolle, wenn im Mietvertrag die Übernahme der Nebenkosten (Betriebskosten) durch den Mieter vereinbart ist und dieser zu diesem Zweck monatliche Nebenkostenvorauszahlungen leistet. Nur in diesen Fällen ist eine jährliche Nebenkostenabrechnung notwendig und gesetzlich bestimmt, § 556 Abs. 3 S. 1 BGB.

Dies ergibt sich daraus, dass gemäß § 535 BGB grundsätzlich der Vermieter die Nebenkosten zu tragen hat, denn dort heißt es, der Vermieter „…hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen“.

Dass in der Praxis meist der umgekehrte Fall anzutreffen ist, folgt daher, dass diese gesetzliche Regelung im Mietvertrag abbedungen werden kann. Nach § 556 BGB kann nämlich im Mietvertrag vereinbart werden, dass der Mieter die Nebenkosten (…) trägt. Und so ist eine solche Nebenkostenvereinbarung in den meisten Mietverträgen vorzufinden und der Mieter bezahlt die Nebenkosten dann monatlich entweder als Bestandteil der Bruttokaltmiete, als Pauschale oder in Form von Vorauszahlungen. Bei der letzteren Vereinbarung ist eine jährliche Abrechnung über die tatsächlich angefallenen Nebenkosten zu erstellen und etwaige Differenzbeträge sind auszugleichen. Bei der Bruttokaltmiete oder den Pauschalzahlungen entfällt eine entsprechende Abrechnung da diese Zahlungen zur vollständigen Abgeltung der Nebenkosten bestimmt sind ohne von einem tatsächlichen Verbrauch oder Anfall bestimmt zu werden. Dass heißt der Zahlbetrag bleibt regelmäßig unabhängig vom tatsächlichen Nebenkostengesamtbetrag gleich- es gibt weder Nach- noch Rückzahlungen.

Merke:

Die Nebenkosten – Jahresabrechnung bei einer Eigentumswohnung ist nur für den Fall gesetzlich vorgeschrieben, in dem eine mietvertragliche Vereinbarung zur Abwälzung der Nebenkosten durch monatliche Nebenkostenvorauszahlungen vorliegt.

II. Nebenkostenabrechnung grundsätzlich wie bei allen anderen Mietwohnungen

Zunächst ist für den Mieter und den Vermieter wichtig zu wissen, dass die Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen grundsätzlich den selben Wirksamkeitsvoraussetzungen unterliegt, wie bei allen anderen Mietwohnungen.

Die Nebenkostenabrechnung muss über den sogenannten Abrechnungszeitraum im Rahmen der Abrechnungsfrist gestellt werden, sie muss die weiteren formellen und materiellen Voraussetzungen erfüllen und der Zugang beim Mieter rechtzeitig erfolgen.

Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten einer Mietwohnung beträgt nach § 556 III BGB maximal 12 Monate und bezieht sich je nach Vereinbarung im Mietvertrag meist auf das Kalenderjahr; wichtig ist, dass er ein Jahr nicht überschreiten darf.

Die Abrechnungsfrist ist eine Jahresfrist und beschreibt den Zeitraum innerhalb dessen die Abrechnung nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erstellt werden muss. Die Abrechnungsfrist beträgt maximal 12 Monate und ist eine sogenannte Ausschlussfrist.

Wichtig: Abrechnungsfrist ist unabdingbar!

  • Grundsatz: Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist, kann er mit der Nebenkostenabrechnung keine Nachforderungen für die Nebenkosten des Abrechnungszeitraums mehr geltend machen.

Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB, dass heißt er konnte ohne eigenes Verschulden nicht abrechnen.

Diese Ausnahmeregelung unterliegt allerdings hohe Anforderungen, denn grundsätzlich hat der Vermieter jedes Verschulden zu vertreten, auch das eines Dritten der ihm hilft oder der von ihm beauftragt wurde. 
Der Vermieter kann sich in der Regel also nicht auf die Verspätung oder Untätigkeit anderer berufen, sondern muss vielmehr die Erfüllung der Pflichten die er Dritte delegiert hat überwachen und rechtzeitig für deren Erfüllung sorgen, § 278 BGB.

  • Eine Verlängerung dieser Frist ist grundsätzlich auch bei Absprache mit dem Mieter unzulässig. Auf eine Zusicherung des Mieters, dass dieser auch nach Verspätung der Nebenkostenabrechnung, entstandene Nachzahlungen leistet, kann der Vermieter sich in einem Prozess nicht berufen. Ein entsprechendes mieterseitiges Versprechen ist unwirksam!
  • Der Vermieter trägt auch die prozessuale Beweislast für den rechtzeitigen Zugang beim Mieter. Er muss also nachweisen, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist beim Mieter tatsächlich angekommen ist. Das heißt nichts anderes als dass es ratsam ist, die Nebenkostenabrechnung nicht bloß mittels einfachem Brief sondern vielmehr durch Einwurfeinschreiben, Postzustellungsurkunde oder durch persönliche Übergabe unter Zeugnis eines Dritten zu übermitteln.

Vermieter – Tipp:

Der Vermieter sollte die Nebenkostenabrechnung unbedingt rechtzeitig erstellen, auch wenn ihm noch nicht alle Belege vorliegen. Zwar ist der Vermieter nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet, es ist aber ratsam entsprechende Abrechnungen mit vorläufig geschätzten beziehungsweise fiktiven Posten zu erstellen und gegenüber dem Mieter, unter dem Hinweis auf die noch ausstehende endgültige Nachberechnung, vorläufigen abzurechnen.

§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB hindert den Vermieter nicht daran, sich bei der Betriebskostenabrechnung hinsichtlich der Positionen, die er ohne sein Verschulden nur vorläufig abrechnen kann, eine Nachberechnung vorzubehalten BGH, Urteil vom 12.12.2012 – VIII ZR 264/12.

So konnten in verschieden Fällen beispielsweise die Beträge aus der Abrechnung eines Energieversorgungsunternehmens, die der Vermieter nicht rechtzeitig erhalten hatte, die Mehrkosten aus einer rückwirkenden Nebenkostenerhöhung oder auch die Zahlbeträge eines verspätet übersendeten Grundsteuerbescheids nach dieser Rechtsprechung ausnahmsweise noch nachträglich geltend gemacht werden.So wurden in der Rechtsprechung zum Teil auch nachträgliche Änderungen der Jahresabrechnung nach Ablauf der Frist noch berücksichtigt, wenn bereits im Rahmen der Frist abgerechnet wurde oder sich der Vermieter die Nachberechnung einzelner, noch nicht abrechenbarer Kosten rechtmäßig vorbehielt, so beispielsweise der BGH im Urteil vom 12.12.2012 – VIII ZR 264/12.

III. Besonderheit bei der Eigentumswohnung – Abrechnungsinhalt

Bei der Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnungen hat der Vermieter einige Besonderheiten beim Abrechnungsinhalt zu beachten, die sich bei anderen Mietwohnungen so nicht stellen.

Ein wesentlicher Unterschied ist, dass der Vermieter der Eigentumswohnung fast sämtliche Unterlagen und Abrechnungen für die anfallenden Nebenkosten der vermieteten Wohnung nicht selbst erhält und verwaltet, sondern dies im Regelfall von der WEG- Hausverwaltung übernommen wird, die dem vermietenden Eigentümer dann eine sogenannte Hausgeldabrechnung zu kommen lässt.

Auf Grundlage dieser Hausgeldabrechnung und weiterer Belege (wie zum Beispiel des Grundsteuerbescheids) kann der Vermieter oder die von ihm beauftragte Verwaltung, die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter erstellen.

Diese Hausgeldabrechnung ist eine jährliche Abrechnung über das von den Wohnungseigentümern zu zahlende Hausgeld, mit dem die WEG die Kosten und Lasten des Gemeinschaftseigentums sowie die Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung sowie Verwaltung finanziert.

Zu beachten ist hier allerdings, dass gerade die Hausgeldabrechnung einige Kostenpositionen enthält, die nicht als Nebenkosten auf den Mieter abgewälzt werden dürfen. Auch hier gilt dass nur solche Kostenpostionen umlagefähige Nebenkosten bei der Eigentumswohnung sind, die der Vermieter nach § 2 Betriebskostenverordnung auch als Nebenkosten umlegen darf.

Insbesondere folgende Posten der Hausgeldabrechnung sind nicht umlagefähig:

  • Verwaltungsgelder wie Verwalterhonorar
  • Kontoführungsgebühren des Hausgeldkontos
  • Instandhaltungsrücklage
  • laufende Instandhaltungskosten und Reparaturen für das Gemeinschaftseigentum
  • beispielsweise Betriebskosten für Treppenhausbeleuchtung, Gartenpflege oder Hausmeistertätigkeiten bezüglich Gemeinschaftsanlagen, wenn dies nicht ausdrücklich und rechtmäßig einzelmietvertraglich auf den Mieter abgewälzt wurde. 

Im Übrigen gilt für den vermietenden Eigentümer, wie für andere Vermieter, dass er bei der Nebenkostenabrechnung auch die sonstigen Voraussetzungen, wie die Anforderungen an den geeigneten Umlageschlüssel beachten muss.

So kann der vermietende Wohnungseigentümer die Nebenkosten zum Beispiel nach dem Kosten – Verteilerschlüssel der Wohnungseigentümer – meist der Miteigentumsanteil – umlegen. Wichtig ist hier nur, dass die Umlagevereinbarung wirksam formuliert sein muss. Unwirksam ist zum Beispiel eine Formularklausel im Mietvertrag, die den Mieter verpflichtet, den „Betriebskostenanteil“ zu tragen, den die Hausgeldabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft „vorgibt“. Eine solche pauschale Klausel, die lediglich auf die WEG-Abrechnung verweist, benachteiligt den Mieter unangemessen und ist unwirksam, denn der Umfang der abzurechnenden Nebenkostenpostionen ist nicht eindeutig; LG Hamburg, 26.6.2008, Az.. 307 S 34/08. Dies ergibt sich in logischer Konsequenz aber bereits aus den genannten Unterschieden zu den Posten der Hausgeldabrechnung und der Nebenkostenabrechnung.

Zudem gilt wie bei anderen Mietverhältnissen auch hier die Besonderheiten bei der Verbrauchsabrechnung und der Wahl des Nebenkostenumlageschlüssels. Dass heißt, soweit bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten tatsächlich eine Messung des Verbrauchs, wie etwa durch einen Wasser-, Gas- oder sonstigen Verbrauchszähler, stattfindet, können diese – auch nachträglich – durch einseitige Bestimmung durch den Vermieter nach diesem Messergebnis also dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, § 556 a Abs. 2 BGB. Eine eigene Regelung für den Abrechnungsmaßstab findet sich für die Heiz- und Warmwasserkosten in den §§ 7,8 HeizkostenVO. Danach muss nämlich eine Umlage der Kosten der Heizung und des Warmwassers zwischen 50 % und 70 % nach dem gemessenen Verbrauch erfolgen. Die übrigen Kosten sind nach der Wohn-/ Nutzfläche umzulegen.

Vermieter – Tipp:

Problemfälle ergeben sich für den Vermieter hier meist aus der falschen Umlage der abzurechnenden Kosten oder der Forderung nicht umlagefähiger Nebenkosten, weshalb Sie als Vermieter folgendes beachten sollten:

  • Zählen Sie am Besten alle Nebenkosten im Mietvertrag auf die Sie von dem Vermieter erstattet haben wollen und verweisen Sie zusätzlich auf § 2 BetriebskostenVO. So können Sie beispielsweise kosten für die Gartenpflege von gemeinschaftlichen Gartenanlagen dann auf den Mieter umlegen, wenn dies im Mietvertrag so vereinbart ist; Bundesgerichtshof, Urteil vom 26.05.2004, Az. VIII ZR 135/03.
  • Beachten Sie das Instandhaltungskosten keine Nebenkosten darstellen. Dazu können einzelne Reparaturen bis hin zu größeren Anschaffungen zu zählen sein
  • Wählen Sie einen geeigneten Umlageschlüssel für die Verteilung der Nebenkosten.

IV. Besonderheit bei der Eigentumswohnung – Zuständigkeit und Haftung bei verspäteter Nebenkostenabrechnung

Die Besonderheiten bei der Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnungen ergeben sich hauptsächlich aufgrund der Konstellation Mieter und vermietendem Eigentümer auf der mietvertraglichen Seite und der WEG-Verwaltung auf der das Mietobjekt verwaltenden Seite. Da die Mieter oftmals die Nebenkostenabrechnung direkt von der Hausverwaltung erhalten, ist oftmals nicht klar, wer eigentlich für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zuständig ist und somit die Verantwortung für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung bei den Mietern trägt.

1. Zuständigkeit für die Nebenkostenabrechnung

Wichtig ist hier, dass im mietvertraglichen Verhältnis immer der vermietende Eigentümer zuständig ist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gegenüber seinem Mieter.

In der Praxis sind meist zwei Regelfälle anzutreffen, in welcher Art und Weise der vermietende Eigentümer seiner Abrechnungsverpflichtung nachkommt:

  • der vermietende Eigentümer erstellt selbst die Abrechnung und übermittelt diese.
  • der vermietende Eigentümer beauftragt die WEG-Verwaltung oder eine andere separate Hausverwaltung (wie beispielsweise einen Wohnungsverwalter) die, die Nebenkostenabrechnung für den Mieter erstellt und übermittelt. In der Regel erfolgt dies durch einen entsprechenden Verwaltervertrag.

2. Haftung bei verspäteter Nebenkostenabrechnung

Aufgrund der Zuständigkeit des vermietenden Eigentümers für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung haftet dieser auch vollumfänglich für eigenes Verschulden und für das Verschulden der von ihm beauftragten WEG- / Hausverwaltung.

Denn nach den oben genannten allgemeingültigen Regelungen bei Versäumnis der Abrechnungsfrist ist dem vermietenden Eigentümer das Verschulden der von ihm selbst, beauftragten, WEG-/ Hausverwaltung als eigenes zuzurechnen, da die von ihm beauftragte Hausverwaltung rechtlich als Erfüllungsgehilfe gemäß § 278 BGB angesehen wird.

Der Vermieter kann sich in dem Falle also nicht darauf berufen, dass er die Verspätung gemäß § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB nicht zu vertreten hat, weil die Nebenkostenabrechnung aufgrund des Verschuldens der WEG-Verwaltung nicht rechtzeitig erstellt wurde. Diese Exkulpation greift hier nicht.

Vielmehr muss der Vermieter aufgrund seiner Überwachungspflicht bezüglich der von ihm beauftragten WEG- / Hausverwaltung alles unternehmen, damit eine rechtzeitige Nebenkostenabrechnung erstellt wird.

Beispielsweise kann der vermietende Eigentümer auf der Grundlage des Verwaltungsvertrages Druck machen. Denn wenn die WEG-Verwaltung oder eine andere Hausverwaltung der gesonderten Vereinbarung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung nicht nachkommt, ist Sie aufgrund der vertraglichen Pflichtverletzung dem vermietenden Eigentümer gegenüber zum Schadensersatz verpflichtet.

Wichtig:

Wenn die beauftragte WEG- Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung für den Mieter zu spät erstellt, verliert der vermietende Eigentümer seine Ansprüche aus dieser gegenüber dem Mieter, wie bei eigenem Verschulden.

3. Sonderfall: Haftung bei verspäteter Hausgeldabrechnung

In dem Fall, dass der vermietende Eigentümer einer Eigentumswohnung selbst die Nebenkostenabrechnung erstellt, bedarf er, wie unter Abschnitt III. erläutert, der Übermittlung der Hausgeldabrechnung. Wenn er diese von der WEG- Hausverwaltung aber nicht rechtzeitig erhält, um die Abrechnungsfrist bezüglich der Nebenkostenabrechnung gegenüber seinem Mieter einhalten zu können, stellt sich die Frage, wer für die Verspätung haftet und ob der Vermieter die Verspätung durch die WEG- Hausverwaltung mit vertreten muss.

Dies wurde vom Landgericht Frankfurt/Main in der Entscheidung vom 14.10.2011, Aa.: 2-09 S 2/11 allerdings verneint. Danach ist das Verschulden der WEG-Verwaltung dem einzelnen Vermieter (-beziehungsweise Eigentümer -) grundsätzlich nicht zurechenbar, da der WEG-Verwalter in dem Falle der Hausgeldabrechnung kein Erfüllungsgehilfe des Vermieters ist, wenn dieser nicht vertraglich auch die Übernahme der Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit der WEG-Verwaltung vereinbart hat.

Dass heißt, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung aufgrund der verspäteten Hausgeldabrechnung nicht rechtzeitig erstellen konnte, verliert er nicht seine möglichen Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung. Vielmehr kann er nach Erhalt der Hausgeldabrechnung die Nebenkostenabrechnung auch noch verspätet stellen und seine Forderungen gegenüber dem Mieter geltend machen.

Zu beachten ist hier allerdings, dass der vermietende Eigentümer auch hier dazu verpflichtet ist alles zu unternehmen, um die rechtzeitige Nebenkostenabrechnung erstellen zu können. Er muss sich also im Zweifel alle nötigen Unterlagen auch selbst beschaffen, also beispielsweise die Hausgeldabrechnung abholen und nicht auf deren Versendung warten.  

V. Besonderheit bei der Eigentumswohnung – Auskunft des Mieters

Bei Unstimmigkeiten über die Nebenkostenabrechnungen hat der Mieter in entsprechenden Fällen (- bei preisgebundenem Wohnraum sogar gesetzlich -) einen Auskunftsanspruch und ein Recht auf Belegeinsicht gegenüber dem Vermieter. (Stichwort: Belegeinsicht in die Unterlagen der Nebenkostenabrechnung)

Der BGH entschied dazu im Urteil vom 16.11.2012 Az.: VIII ZR 106/11, dass ein solcher Auskunftsanspruch nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) in Betracht kommt, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine nachträgliche Ermäßigung der Betriebskosten insgesamt bestehen.

Bei der Nebenkostenabrechnung einer Eigentumswohnung besteht dieses Recht natürlich auch für alle Mieter gegenüber ihren Vermietern, es ist allerdings unklar, ob der Mieter einer vermieteten Eigentumswohnung einen solchen Auskunftsanspruch auch gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft hat.

Der BGH verneint beispielsweise einen Anspruch darauf, die von der WEG gefällten Beschlüsse zur Umlage von Kosten einzusehen. Er bestätigt allerdings im selben Urteil die Auffassung, dass ein Mieter zunächst den Hauswartvertrag einzusehen hat, wenn er Einwendungen gegen die abgerechnete Position „Hauswart“ erheben will, BGH Urteil vom 13.09.2012, Az. : VIII ZR 45/11. Wem gegenüber er den, aus dem Umkehrschluss folgenden, Anspruch auf Einsicht in den Hauswartvertrag geltend machen muss, ist so noch nicht entschieden.

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