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Nebenkostenabrechnung – Was und bis wann kann der Vermieter korrigieren

Die Nebenkostenabrechnung ist ein Klassiker bei Streitigkeiten im Mietverhältnis. Immer öfter werden die Nebenkostenabrechnungen von den Mietern unter die Lupe genommen und dabei Fehler entdeckt, die korrigiert werden müssen. Nicht zuletzt, um bares Geld zu sparen. Als Vermieter ist man selbst oft nicht ganz sicher, ob die Beanstandungen des Mieters in vollem Umfang zu Recht erfolgt sind und wie die entsprechende Korrektur zu erfolgen hat.

Von formellen Fehlern bis hin zu falsch einbezogenen Kosten oder ungerechten Verteilerschlüsseln, die Möglichkeiten an Fehlern in der Nebenkostenabrechnung sind nahezu unendlich. Doch wie kann man als Vermieter am besten reagieren; was kann man bis wann und in welcher Form korrigieren und welche Fristen sind zu beachten?

Was passiert, wenn Nebenkosten fehlerhaft abgerechnet wurden und dies erst später bemerkt wird? Ist eine Nachberechnung oder eine Übertragung in eine anschließende Abrechnung rechtlich zulässig?

Lesen Sie im nachfolgenden Artikel die Antworten auf diese Fragen und erfahren Sie auch, welche Rechte dem Vermieter bei einer Korrektur der Nebenkostenabrechnung zustehen.

I. Grundlagen: Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich ist der Vermieter dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung in einer Form zu erstellen, in der ein durchschnittlich gebildeter, sowie juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann (vergleiche BGH Urteil vom 20.07.2005 Az.: VIII ZR 371/04). Eine solche „objektiv“ nachvollziehbare, im Sinne des § 259 BGB geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben in übersichtlicher Form, sowie mit dem richtigen Abrechnungszeitraum, stellt eine formell ordnungsgemäß erstellte Abrechnung dar.

Der entscheidende Punkt bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist, dass der Mieter in die Lage versetzt sein soll, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen.

Unterläuft dem Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung ein Fehler, unterscheidet man hier, aufgrund der unterschiedlichen Rechtsfolge zwischen formellen Fehlern und materiellen Fehlern.

Wenn eine Nebenkostenabrechnung nicht in einer formell ordnungsgemäßen Form erstellt wurde, kommt der Vermieter seiner Rechtspflicht aus § 556 Abs. 2 S. 3 BGB nicht nach, innerhalb der Abrechnungsfrist eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zu übermitteln. Dies kommt aus rechtlicher Sicht einer Nichterstellung der Abrechnung gleich, mit der Wirkung, dass eine Nachforderung seitens des Vermieters mit Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen ist. Überdies besteht die Gefahr, dass ein Mieter sogar die vollständige Rückzahlung seiner geleisteten Vorauszahlungen einklagen kann, wenn das Mietverhältnis beendet ist und nicht fristgerecht über die Nebenkosten abgerechnet wurde, wie im BGH Urteil vom 9.3.2005 Az.: VIII ZR 57/04 entschieden.

Handelt es sich bei dem Fehler in der Abrechnung hingegen um einen materiellen, also rein inhaltlichen Fehler, erfüllt der Vermieter seine Verpflichtung und wahrt die Abrechnungsfrist. Eventuelle Forderungen aus der Abrechnung werden dann mit Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter fällig, auch wenn selbige inhaltlich noch nicht richtig ist.

Beispiel für die Abgrenzung von formellen oder materiellen Fehlern: falscher Umlageschlüssel

In einer Entscheidung des BGH vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04 wurde darüber geurteilt, ob die Zugrundelegung eines falschen Umlageschlüssels in einer Nebenkostenabrechnung diese formell oder materiell unwirksam macht.

In diesem Fall wurde ein anderer als der vertraglich vereinbarte Umlageschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung verwendet. Der Mieter machte geltend, die Abrechnung sei daher insgesamt formell unwirksam und eine Nachzahlungsverpflichtung ausgeschlossen. Mit dieser Ansicht gewann er auch in unteren Instanzen. Der BGH entschied aber anders und führte aus, dass selbst, wenn ein anderer als der vertraglich vereinbarte Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung verwendet wird, diese nicht ihren Charakter und ihre Funktion als Rechnungslegung verliert. Das, die aufgeführten Betriebskostenarten anders umgelegt werden, als dies im Mietvertrag vereinbart ist, sei in der Sache lediglich eine falsche Zuordnung und somit vielmehr ein inhaltlicher Mangel der Abrechnung. (zit. BGH vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04; Schmid, Handbuch der Mietnebenkosten, 8. Aufl., Rdnr. 3247; OLG Düsseldorf, GE 2003, 879; LG Hamburg, WuM 1998, 727). Die Eigenart des inhaltlichen Mangels ergebe sich daraus, dass für den Mieter bereits bei einer Kontrolle der Abrechnung -aus dem Blickwinkel eines durchschnittlichen Mieters- klar erkennbar sei, dass diese im Hinblick auf den verwendeten Umlageschlüssel einen inhaltlichen Fehler aufweist und insoweit der Korrektur bedarf. Er kann dann gezielt eine Neuberechnung auf der Grundlage des vertraglich vereinbarten Umlageschlüssels verlangen.

Soweit der Fehler nur einzelne Nebenkostenarten betreffe und diese Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können, führt er zwar nicht zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung, die betroffenen Positionen müssten jedoch aus dem Abrechnungsergebnis herausgerechnet werden; so im Urteil des BGH vom 14.02.2007, Az.: VIII ZR 1/06.

II. Beschränkungen der Möglichkeit die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren

Die Korrekturmöglichkeiten des Vermieters sind auf verschiedene Weise eingeschränkt; zeitlich und inhaltlich.

1. Die Korrektur und die Grenze der Abrechnungsfrist

Die wichtigste Einschränkung für die Korrekturmöglichkeiten bei der Nebenkostenabrechnung ist die zwölfmonatige Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, die den Vermieter anhält fristgerecht formell ordnungsgemäß abzurechnen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Mieter vor jeglicher Berichtigung beziehungsweise Korrektur zu seinen Lasten geschützt, so u.a. im Urteil BGH vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04.

a. Korrektur innerhalb der Abrechnungsfrist

Innerhalb der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung jederzeit und in allen Punkten korrigieren. Sowohl formelle wie auch inhaltliche Fehler können durch den Vermieter zu Lasten und zu Gunsten des Mieters richtig gestellt werden. Hier können Korrekturen auch zu höheren Nachzahlungen führen.

b. Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist

Nach Ablauf der Abrechnungsfrist gilt das sogenannte Verschlechterungsverbot zu Gunsten des Mieters aus § 556 Abs. 3 S. 3, Abs. 4 BGB. Danach schließt auch eine nach Fristablauf zulässige Korrektur eine Verschlechterung der Abrechnung aus; das heißt, bestehende Guthaben dürfen nicht verkürzt und Nachzahlungen nicht erhöht werden – dies gilt für Gesamt- und Einzelpositionen.

Eine Abrechnung die nicht formell ordnungsgemäß im Rahmen der Abrechnungsfrist erstellt wurde begründet keinen Nachforderungsanspruch des Vermieters. Nach Fristablauf ist demnach eine Nachholung der ordnungsgemäßen Erstellung zwar möglich, führt aber nicht zu Nachzahlungsansprüchen, es sei denn der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

2. Korrektur nach Saldoausgleich

Was ist, wenn bereits ein Guthaben ausgeglichen oder eine Nachzahlung erfolgt ist? In einigen Ratgebern liest man oft, dass eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung dann nicht mehr möglich sein soll, wenn bereits beanstandungsfrei ein Saldoausgleich erfolgt ist.

Zur Begründung wird angeführt, dass hier im Stillschweigen, bei der Annahme des Guthabens beziehungsweise bei der Nachzahlung, ein Einverständnis mit der vorgelegten Nebenkostenabrechnung zu sehen ist und daher spätere Einwände ausgeschlossen wären.

Dies ist allerdings hauptsächlich auf eine Rechtsansicht in einem Einzelfall gestützt, in dem aufgrund langer vorhergehender Streitigkeiten der Mietparteien letztlich in der danach erfolgten Zahlung ein Schuldanerkenntnis gesehen wurde. Grundsätzlich wird in der Zahlung, oder besser gesagt dem Saldoausgleich, allerdings keine Handlung mit Erklärungswert gesehen, sondern lediglich eine Erfüllungshandlung. Es müssten im Einzelfall ganz besondere Umstände hinzutreten, die es rechtfertigen der Zahlung einen darüber hinausgehenden Erklärungswert beizumessen.

Die Begleichung der Nachzahlungsforderung oder die Annahme des Guthabens beeinflussen die Korrekturmöglichkeiten der Nebenkostenabrechnung grundsätzlich nicht.

III. Wie ist zu korrigieren – Praxisbeispiele

Da es oftmals nicht einfach ist, zwischen formellen und materiellen Fehlern zu unterscheiden und dem Vermieter meist praktische Anwendungshinweise fehlen, wie die Korrektur vorzunehmen ist, sollen hier gängige Beispiele gezeigt werden:

Ihr Mieter bemängelt an der Abrechnung…Wie ist die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren…
… die Missachtung des AbrechnungszeitraumsPrüfen Sie den Zeitraum auf den sich Ihre erstellte Abrechnung bezieht. Dieser darf 12 Monate nicht überschreiten. Ist dies der Fall müssen Sie die Bezugsdaten ändern. Weitere Details können Sie in dem Artikel „Abrechnungszeitraum für Nebenkosten“ nachlesen.
… die Abrechnungsfrist sei nicht eingehalten und es wäre zu spät abgerechnet worden.Der Tag an dem Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung zugeht, darf nicht später sein als 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Prüfen Sie, wann der letzte Tag des Abrechnungszeitraums ist (z.B. 31.12.2014) und dann berechnen Sie das Ende der Abrechnungsfrist (z.B. 31.12.2014 +12 Monate=31.12.2015).

Haben Sie bereits zu spät die Abrechnung erstellt (vergleichen Sie das Datum der Abrechnung!), dann sind Sie tatsächlich zu spät und mit Ihrer eventuellen Nachforderung auch ausgeschlossen. Eine Korrektur ist dann nicht mehr möglich. Haben Sie die Abrechnung im Zeitrahmen erstellt und ist der Zugang, nach Angabe des Mieters, zu spät, liegt es an dem Vermieter hier das Gegenteil zu beweisen. Bei einer Versendung mit der Post muss der Vermieter die Postlaufzeit mit i.d.R. maximal 3 Tagen in Deutschland einkalkulieren. Weitere Einzelheiten hierzu oben in Abschnitt I. und in „Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung“.

… es wären Nebenkosten umgelegt worden, die Sie nicht abrechnen dürften.Sie müssen kontrollieren, ob die aufgeführten Abrechnungsposten Ihrer Nebenkostenabrechnung tatsächlich alle umlagefähige Kosten sind oder, ob nicht einzelne Positionen fehlerhaft auf den Mieter abgewälzt wurden. Eine gute Übersicht zur Kontrolle finden Sie in „Nicht umlegbare Nebenkosten – Die Liste für Mieter und Vermieter“ und „Nebenkosten: Diese Versicherungen darf der Vermieter umlegen (und diese nicht)“. Stellen Sie fest, dass Ihre Nebenkostenabrechnung unzulässige Kostenpunkte enthält, sind diese aus der Abrechnung zu streichen und der Gesamt- bzw. Nachzahlungs- oder Guthabenbetrag ist anzupassen.
die Abrechnung sei unübersichtlich und unverständlichIn diesem Fall müssen Sie Ihre Abrechnung unter dem Gesichtspunkt der Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit für den Mieter betrachten:

Nach ständiger höchstgerichtlicher Rechtsprechung des BGH (vergleiche u.a. Urteile vom 20. 7. 2005 – VIII ZR 371/04, BGH, Urteil vom 6. Mai 2015 – VIII ZR 193/14) muss eine Nebenkostenabrechnung den allgemeinen Anforderungen nach § 259 BGB genügen. Das heißt, der Vermieter hat eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und der Ausgaben (ggf. samt Rechnungen und Belegen) vorzulegen. Ist über Gebäude mit mehreren Wohneinheiten abzurechnen, müssen daher –ohne anderweitige Absprache- mindestens folgende Angaben enthalten sein: Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters (so der BGH, Urteile vom 19. Januar 2005, Az.: VIII ZR 116/04; vom 17. November 2004, Az.: VIII ZR 115/04). Wenn Ihre Nebenkostenrechnung diesen Vorgaben nicht entspricht müssen Sie die Abrechnung überarbeiten beziehungsweise neu erstellen. Hilfe finden Sie dazu hier: „Nebenkostenabrechnung erstellen: 13 Tipps aus der Praxis (Checkliste)“.

… die Heizkosten seien fehlerhaft abgerechnet worden.Hier ist zu klären was bei der Heizkostenabrechnung falsch sein soll; dies muss Ihr Vermieter Ihnen näher mitteilen. Der jeweilige Fehler ist, wenn tatsächlich vorhanden, zu berichtigen. Tipps zur Korrektur der Heizkostenabrechnung finden Sie in: „ Die Heizkostenabrechnung ist falsch
… die Angabe von vorab zum Abzug gebrachten Teilbeträgen fehle.Hier müssen Sie einfach die Angabe entsprechend nachholen und die Gesamtbeträge, die Vorabzugsbeträge und den Anteil des Mieters geordnet aufführen. Denn ohne diese Angabe ist der Mieter nicht in der Lage, die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.

IV. Kann ich die Korrektur der Nebenkostenabrechnung verweigern?

Als Vermieter sollten sie selbstverständlich immer die Anliegen Ihrer Mieter berücksichtigen, nicht zuletzt um Streitigkeiten zu vermeiden. Soweit Sie allerdings bei den Einwendungen des Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung der Ansicht sind, dass diese nicht zutreffen, haben Sie natürlich ebenfalls das Recht, die Nebenkostenabrechnung so zu belassen wie Sie ist. Eine Korrektur ist dann nicht notwendig, wenn die Nebenkostenabrechnung formell und materiell ordnungsgemäß erstellt wurde.

Sie sollten aber immer bedenken, dass sie im Zweifel nicht nur einen Anspruchsverlust riskieren, denn, wenn sich die Abrechnung als nicht formell ordnungsgemäß innerhalb der Frist erstellt, erweist kann der Mieter bei beendetem Mietvertrag sogar die Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen verlangen, so entschied der BGH im Urteil vom 9. März 2005, Az.: VIII ZR 57/04.

V. Fazit und Vermietertipp

Es ist festzuhalten, dass eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung zu Lasten des Mieters sind nur im Rahmen der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist möglich ist und somit nicht immer ohne weiteres vorgenommen werden kann

Der Vermieter ist daher bereits bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung angehalten, dies möglichst fehlerfrei zu tun, denn Spätere Korrekturen Ratsam ist es daher, die Abrechnung möglichst zeitnah zum Beginn der Abrechnungsfrist zu erstellen, um noch ausreichend Zeit für Korrekturen zu haben.

Vermietertipp:

Wenn Sie, als Vermieter dabei selbst nicht alle Abrechnungen der Versorger oder Leistungserbringer rechtzeitig erhalten, dann sollten war Sie nicht warten bis Sie alle Belege vollständig haben, sondern an Stelle dessen in die Abrechnung einen Vorbehalt einfügen. Laut dem Urteil des BGH vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12 kann sich der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung im Einzelfall vorbehalten, auch noch nachträglich eine bestimmte Nebenkostenposition abzurechnen, wenn er diese unverschuldet nur vorläufig abrechnen kann, z.B. die rückwirkend neu festgesetzte Grundsteuer.

2 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung – Was und bis wann kann der Vermieter korrigieren"

  • Michael Rudolph
    13.03.2017 - 19:38 Antworten

    Thema: Betriebskostenabrechnung mit sachlich NICHT begründeten Vorbehalten

    Im Internet bin ich auf einen Hinweis gestoßen, daß sachlich NICHT begründete Vorbehalte einer Abrechnung die Verbindlichkeit nehmen („Irrtum vorbehalten“) und somit einen formellen Mangel darstellen (–> Schmid ZMR 1999, 407). Dieser Artikel ist offensichtlich nicht „frei“ verfügbar, und mir ist auch nicht
    bekannt, ob es hierzu gerichtliche Entscheidungen gibt.

    In mir vorliegenden Betriebskostenabrechnungen (eines namhaften Dienstleisters) ist regelmäßig folgender Passus wörtlich enthalten: „Irrtum und Berichtigung aller abrechnungsrelevanten Angaben (zu Nutzern, Kosten, Verbräuchen etc.) bleiben ausdrücklich vorbehalten.“

    Es wäre wünschenswert, wenn sich die Redaktion dieses Themas einmal kommentatorisch annehmen würde. Und wenn mir jemand den o.g. Beitrag (Schmid ZMR) zur Verfügung stellen könnte, wäre das besonders nett.

  • Désirée Oestreicher
    04.07.2018 - 17:44 Antworten

    Hallo Herr Hundt,
    Ich habe eine Frage: Mein Vermieter hat die Abrechnung für den Abrechnungszeitraum 01.02.2016 bis 31.12.2016 erstellt und ging mir am 08.11.2017 zu. Am 15.11. habe ich der Abrechnung widersprochen und folgende Information bemängelt: Die Minol Abrechnung ging vom 01.01.2016 bis 31.12.2016 und wurde anscheinend einfach um 1/12 gekürzt. (Mein Einzug war erst zum 01.02.2016.) Die Höhe der Verbräuche waren für 11 Monate höher als ich im gesamten Mietzeitraum von 14 Monaten verbraucht hatte; der Endstand war nicht korrekt, da er sich auf den Auszug und nicht den 31.12.2016 bezog. Die Personentage wurden mit 2×335 Tagen gerechnet (die 335 scheinen korrekt zu sein) aber der Abrechnungszeitraum wurde von 01.02.2016 bis 31.03.2017 (=Ende des Mietverhältnisses) angegeben.
    Sind das denn nun formelle oder inhaltliche Fehler?
    So wie ich da verstehe, kann ein formeller Fehler nicht über den 31.12.2017 hinaus korrigiert werden. Ein inhaltlicher Fehler dürfte korrigiert werden. Aber bis wann? Denn der Nachtrag des Vermieters kam erst fast 7 Monate nach dem Widerspruch. In der Rechtsprechung finde ich hierzu keine weiteren Hinweise.
    Vielen Dank für Ihre Hilfe im Voraus!

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