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Nebenkostenabrechnung: Wann hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten?

Was können Sie als Vermieter tun, wenn Sie oder ihre Hausverwaltung die jährliche Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung verpasst haben oder Ihnen die rechtzeitige Abrechnung unmöglich war? Ist damit jede Nachzahlungsforderung aus der Nebenkostenabrechnung ausgeschlossen?

Nach Ablauf der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB hilft nur der Ausnahmetatbestand des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB, der besagt, dass die verspätete Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter dann nicht zu einem Ausschluss der Nachforderung der Nebenkosten führt, wenn der Vermieter dies nicht zu vertreten hat. Die Verspätung ist dann nicht vom Vermieter zu verantworten.

Im nachfolgenden Artikel wird Ihnen der Ausnahmetatbestand des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB erklärt. Erfahren Sie hier, wann genau von einer Verspätung der Nebenkostenabrechnung auszugehen ist und bei welchen Beispielen aus der Praxis eine verspätete Abrechnung durch den Vermieter entschuldbar ist.

I. Kurz und Knapp: Was ist bei der Verspätung der Abrechnungsfrist ausgeschlossen?

Nach dem Ablauf der Abrechnungsfrist ist die Nebenkostennachforderung ausgeschlossen. Dies bedeutet, dass ein die bisher bereits durch die Vorauszahlungen geforderten Nebenkosten übersteigender Abrechnungsbetrag des Gesamtsaldos seitens des Vermieters ausgeschlossen ist.

Damit ist im Umkehrschluß ein Nachtforderungsbetrag bis zum Gesamtzahlungsbetrag der geschuldeten monatlichen Vorauszahlungen, nicht von der Ausschlussfrist erfasst; so Palandt/Weidenkaff § 556 BGB Rn. 12. Ein solcher Nachforderungsbetrag besteht zum Beispiel in solchen Fällen in denen Vorauszahlungen (unberechtigt) zurückbehalten wurden, und dann vom Vermieter „nachgefordert“ werden (vgl. Senatsurteil vom 9. März 2005,Az.: VIII ZR 57/04, BGH, Urteil vom 31. 10. 2007, Az.: VIII ZR 261/06).

II. Was heißt „Verspätung“?

Die Verspätung der Abrechnungsfrist bedeutet nach dem Gesetzeswortlaut die verspätete Geltendmachung der Nebenkostenabrechnung nach dem Ablauf der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Danach muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen und in den Machtbereich zur Kenntnisnahme des Mieters gelangen. Es ist dabei egal, wann Sie als Vermieter die Abrechnung versendet haben. Entscheidend ist der Stichtag an welchem dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zugeht.

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs kann die Abrechnungsfrist aber nur mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt werden; so der BGH, Urteil vom 9. 4. 2008 Az.: VIII ZR 84/07; BGH 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04 und vom 14.02.2007, Az.: VIII ZR 1/06. Damit ist auch eine Abrechnung verspätet die zwar innerhalb der Frist, aber nicht in formell ordnungsgemäßer Form bei Mieter zugeht.

Hinweis:

  • Als Vermieter sind Sie für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist bei dem Mieter beweisbelastet. Lesen Sie in hier, wie Sie die Abrechnungsfrist berechnen und die fristgemäße Zustellung der Jahresabrechnung am Besten nachweisen können.
  • Der Lauf der Abrechnungsfrist wird immer nach dem jeweiligen maßgeblichen Abrechnungszeitraum bestimmt; somit können beispielsweise grundsätzlich auch in der Gesamtabrechnung enthaltene Heizkostenabrechnungen deren Perioden im Abrechnungsjahr zu Ende gehen in die Abrechnung desselben Jahres mit einbezogen werden: Die hat dann die rechtliche Folge, dass bei einheitlichen Vorauszahlungen auf die Nebenkosten bei denen eine Gesamtabrechnung über alle Kosten zu erstellen ist, für den Nachforderungsausschluss auch nur eine einheitliche Abrechnungsfrist gilt (BGH Urteil vom 30. April 2008, Az. VIII ZR 240/07: Heizkostenabrechnung 2003/2004 in der Betriebskostenabrechnung 2005; Schmidt-Futterer/Langenberg,§ 556 BGB Rnr. 477).

III. In welchen Fällen ist die Verspätung vom Vermieter zu vertreten?

Für das „Vertretenmüssen“ im Sinne von § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, beziehungsweise vereinfacht gesagt, die Verantwortlichkeit der Verspätung der Nebenkostenabrechnung, gilt die allgemeine Regelung des § 276 BGB, der den sogenannten „allgemeinen Verschuldensmaßstab“ im Zivilrecht festlegt; vgl. Palandt/Grüneberg § 276 BGB Rn. 2 ff.

Danach muss für ein Verschulden (und damit auch „Vertretenmüssen“) immer ein vorwerfbares Verhalten bestehen, dass etwa durch Vorsatz (wie zum Beispiel Absicht) oder Fahrlässigkeit ausgelöst wurde. Dies ist dann ein entsprechendes Fehlverhalten, das gewisse Rechtsfolgen, wie bei der Nebenkostenabrechnung den Anspruchsausschluss auslöst.

Im Falle der verspäteten Übermittlung der Nebenkostenabrechnung kommt es deshalb darauf an, ob der Vermieter durch ein bestimmtes Fehlverhalten dafür verantwortlich gemacht werden kann, das die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zu spät zugegangen ist. Zu seinem Verantwortungsbereich zählt dabei nach § 278 BGB auch ein Fehlverhalten der Erfüllungsgehilfen des Vermieters (vgl. auch BGH, 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08; Kommentare: Bamberger/Roth/Ehlert, § 556 Rn. 65; Staudinger/Weitemeyer, BGB (2006), § 556 Rn. 109).

Als Vermieter ist man allerdings grundsätzlich immer verpflichtet, sich alle Unterlagen die zur Nebenkostenabrechnung benötigt werden, von sich aus rechtzeitig zu beschaffen und auch bei beauftragten Dritten auf eine rechtzeitige Erstellung der Nebenkostenabrechnung hinzuwirken.Ein Abwarten auf den rechtzeitigen Erhalt aller notwendigen Unterlagen reicht nicht. Vielmehr wird von dem Vermieter erwartet, dass er Ver- und Entsorgungsunternehmen oder auch die Kommune anschreibt und zur Abrechnung ihm gegenüber förmlich auffordert (Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1874)

IV. Verspätung: Beispiele und Verantwortlichkeit des Vermieters

Im Folgenden erhalten Sie einige Beispiele aus der Rechtsprechung, wie das „Vertretenmüssen“ einer verspäteten Zustellung der Nebenkostenabrechnung beurteilt wurde.

Wichtig ist dabei allerdings zu beachten, dass Sie als Vermieter für alle Tatsachen und Umstände, die ein unverschuldete Verspätung der Nebenkostenabrechnungsübermittlung begründen können, darlegungs- und beweispflichtig sind.

1. Abrechnungshindernisse

Dem Vermieter ist es in der Praxis oftmals nicht möglich die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig vollständig zu erstellen, da er noch nicht alle Belege erhalten hat.

Solche Abrechnungshindernisse bezüglich einzelner Abrechnungsposten wurden in gewissem Umfang als unverschuldete Verspätungen anerkannt, wenn der Vermieter sich um die erforderlichen fehlenden Daten bemüht und bei deren Erhalt die Abrechnung unverzüglich, in der Regel innerhalb von 3 Monaten nach dem Wegfall des Hindernisses, dem Mieter mitteilt; vgl. Palandt/ Weidenkaff § 556 BGB Rn. 12; BGH Leitsatzentscheidung vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05. Wenn er sich demgegenüber allerdings auch nach Erhalt der fehlenden notwendigen Unterlagen noch unnötig viel Zeit lässt (9 Monate im Ausgangsfall), kann darin keine unverschuldete Verspätung mehr gesehen werden; BGH Leitsatzentscheidung vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05.

So wurde ein „Nichtvertretenmüssen“ einer verspäteten Abrechnung des Vermieters anerkannt, bei einer verspäteten Steuerfestsetzung; BGH Senatsentscheidung vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05:

In dem zu Grunde liegenden Fall ging es darum, dass eine Festsetzung für eine Grundsteuernachzahlung erfolgte, nachdem der Vermieter bereits eine Abrechnung erstellt hatte. Der BGH führte insoweit aus, dass die Ausnahmeregelung § 556 Abs. 3 S. 3 BGB nach der Begründung des Gesetzesentwurfes (in der Bundestagsdrucksache 14/4553, S. 51) eben gerade mit Rücksicht auf die Fälle eingefügt worden ist, in denen Steuern oder Abgaben erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode festgesetzt werden. Damit kann in solchen Fällen eine verspätete Geltendmachung einer Nebenkostenforderung beziehungsweise deren Abrechnung entschuldigt werden.

(vgl. zur Grundsteuernacherhebung auch in LG Rostock, 27.02.2009,Az.: 1 S 200/08; LG Berlin, 13.03.2007,Az.: 65 S 272/05; LG Düsseldorf, 22.09.2010, Az.: 23 S 430/09)

Bei Fehlender Abrechnung des Versorgerunternehmens (vgl. Palandt/ Weidenkaff § 556 BGB Rn. 12) soll nach der Kommentarliteratur ebenfalls eine Entschuldigung anzunehmen sein.

Jedoch ist hier zu beachten, dass in den Instanzentscheidungen , wie beim oft zitierten AG Tübingen, Urteil v. 30.4.2004, Az.: 9 C 1503/03 und dem AG Köpenick mit Urteil vom 03.05.2007, Az.: 14 C 78/06, ein Nachforderungsanspruch im Ergebnis immer abgelehnt wurde, da die Vermieter sich insoweit nicht rechtzeitig um die Rechnungsstellung des Versorgungsunternehmens bemühten. 

Nicht anerkannt, wurde die verspätete Übermittlung der Nebenkostenabrechnung wegen fehlendem Zugang der Jahresabrechnung der Wohnungseigentümerverwaltung nach § 28 Abs. 5 WEG , denn der Vermieter kann rechtzeitig die Einsicht in die entsprechenden Unterlagen bei der Verwaltung verlangen.

Hinweis:

Nur, weil einzelne Abrechnungsposten noch nicht vollständig abgerechnet werden können, ist der Vermieter nicht berechtigt, die gesamte Nebenkostenabrechnung verspätet zu erstellen. Es besteht zwar keine Pflicht zu Teilabrechnungen, es ist aber ratsam so vollständig wie möglich fristgerecht abzurechnen und dabei auf die noch fehlenden Unterlagen unter Vorbehalt der Nachberechnung hinzuweisen, soweit deren verspäteter Zugang beim Vermieter vorhersehbar ist; BGH, Entscheidung vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12 insoweit auch zur entsprechenden Verjährungsgrenze der Nebenkostennachforderungen).

Als weiters persönliches Abrechnungshindernis wird in der Praxis oft auch eine Krankheit des Vermieters vorgebracht. Aber auch dies wurde nicht als rechtfertigender Verspätungsgrund anerkannt, denn auch wenn eine Krankheit für den Vermieter unvorhersehbar sein kann, muss versucht werden einen Dritten mit der Erstellung der Abrechnung zu beauftragen; AG Siegburg, 30.11.2000 – 4 C 746/99.

2. Verspätung bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch die Post

Ein häufiger Irrtum ist, bei Vermietern, aber auch in der Instanzgerichtrechtsprechung, dass eine rechtzeitige Aufgabe der Nebenkostenabrechnung bei der Post zur Erfüllung des Ausnahmetatbestandes ausreichend sei und Verzögerungen oder der Verlust bei der Post vom Vermieter nicht zu vertreten wären.

Dies ist aber nach höchstgerichtlicher Rechtsprechung in der Leitsatzentscheidung des BGH vom 21.01.2009 unter dem Az.: VIII ZR 107/08 ausdrücklich anders entschieden worden und auch ausführlichst begründet worden.

Danach sind die Voraussetzungen des Nichtvertretenmüssens einer verspäteten Geltendmachung einer Nachforderung durch einen Verlust der Abrechnung auf dem Postwege oder einer Verzögerung bei einer Postsendung nicht erfüllt.

Der Vermieter hat sich jede Verspätung oder Verzögerung die sich aufgrund der Beförderung der Nebenkostenabrechnung durch die Post ergibt vollumfänglich zurechnen zu lassen. 

Der BGH führt in der genannten Entscheidung aus, dass

1. die Post insoweit als Erfüllungsgehilfe des Vermieters tätig wird, weil sich der Vermieter der Post zur Beförderung der Abrechnung bedient (vgl. BGHZ 62, 119, 123 f.). Die Stellung der Post als Erfüllungsgehilfe ist dabei weder durch eine etwaige Monopolstellung noch dadurch in Frage gestellt, dass die Post keinen Weisungen des Vermieters unterliegt (BGH, Urteil vom 21. September 2000, Az.: I ZR 135/98; Staudinger/Löwisch, BGB (2004), § 278 Rnr. 96)

und

2. der Vermieter eben nicht nur die Absendung, sondern auch den Zugang der Abrechnung schuldet. Dies wird bereits in der Begründung zum Regierungsentwurf des Gesetzes klargestellt (BT-Drs. 14/4553, S. 51). Darin heißt es, dass eine rechtzeitige Absendung der Abrechnung zur Wahrung der Abrechnungsfrist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB nicht genügt, sondern der Zugang der Abrechnung beim Mieter erforderlich ist. Die Ausschlussfrist soll eine zeitnahe Abrechnung gewährleisten,damit der Mieter in einem überschaubaren zeitlichen Zusammenhang zum Abrechnungszeitraum Gewissheit darüber erlangt, ob und in welcher Höhe er mit einer Nachforderung des Vermieters oder einem zu seinen Gunsten bestehendem Guthaben rechnen kann,vgl. Senatsurteil vom 5. Juli 2006, Az.: VIII ZR 220/05.

3. auch keine einschränkende Anwendung des § 278 Satz 1 BGB geboten, wenn auf dem Postweg unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste aufträten, auf die der Vermieter keinen Einfluss nehmen könne. Die Meinungen der Instanzgericht, dass der Vermieter dann alles Erforderliche getan habe, um für die Mitteilung der Abrechnung an den Mieter zu sorgen -wie unter anderem ausgeführt in den Entscheidungen des LG Berlin, GE 2006, 1407 (Zivilkammer 62); GE 2007, 1317 (Zivilkammer 67); LG Potsdam, GE 2005, 1357; AG Oldenburg, ZMR 2005, 204, 205; AG Leipzig,ZMR 2006, 47- wird ausdrücklich abgelehnt, da der Ausnahmetatbestand damit im Ergebnis ausgehöhlt werden würde und eine Absendung entgegen dem Willen des Gesetzgebers als ausreichend anerkannt werden würde.

3. Verspätung bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch die Hausverwaltung oder sonstige beauftragte Dritte

Wenn eine Nebenkostenabrechnung dem Mieter erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugeht, weil die Hausverwaltung oder sonstige beauftragte Dritte, wie die WEG-Verwaltung, Boten oder sogar der Gerichtsvollzieher sich verspäten, muss der Vermieter auch dies regelmäßig verantworten.

So wir dem Vermieter beispielsweise ein Fehlverhalten einer zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragten Firma, gemäß § 276, 278 BGB dann zurechnet, wenn der Vermieter sich

– „nicht rechtzeitig und mit der gebotenen Nachhaltigkeit darum bemüht hat, die Firma zur rechtzeitigen Erstellung der Abrechnung anzuhalten“ Amtsgericht Rudolstadt, Urteil vom 16.02.2012, Aktenzeichen 1 C 529/11

– „der Vermieter sich nicht intensiv bemüht rechtzeitig die Unterlagen der Verwaltung (auch der Wohnungseigentümerverwaltung) zu erhalten“; so Kommentar Schmidt, Mietrecht, § 556 BGB, Rn.19.

Ausnahmsweise wird eine Verantwortlichkeit des Vermieters abgelehnt, wenn „die vom Vermieter beauftragten, regelmäßig kontrollierten und angemahnten Abrechnungsfirmen oder der für ihn tätige Verwalter wegen länger dauernder technischer Defekte im Bürobetrieb oder Krankheitsausfalls nicht zur rechtzeitigen Bearbeitung in der Lage sind und der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist auf die Verzögerung hinweist (Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1877, Sternel,ZMR 2001, 937, 939f. )

Hinweis: Praxistip bei der WEG Verwaltung / Nebenkostenabrechnung und Verwalterwechsel

Ein typisches Problem für Vermieter einer Eigentumswohnung kann auch die verspätete oder häufig unvollständige Übermittlung von Unterlagen im Rahmen des Verwalterwechsels bei der WEG Verwaltung sein. Der neue Verwalter ist insoweit nämlich oft gehindert die Jahresabrechnung für den vorangegangenen Wirtschaftszeitraum anzufertigen, wenn Unterlagen, die für die Erstellung der Abrechnung erforderlich sind, sich noch bei dem alten Verwalter befinden und dieser selbige zurückbehält oder die Übergabe herauszögert.

Zwar kann der neue Verwalter die Herausgabe der Unterlagen gegenüber dem alten Verwalter gerichtlich durchsetzen, es ist aber anzuraten, von den beteiligten Versorgerunternehmen Zweitausfertigungen oder Kopien der Rechnungen zu ersuchen, um so fast vollständige Abrechnungen erstellen zu können. Zudem sollten im Bereich der Mietverwaltung jeweils entsprechende Vorbehalte für nachträglich noch aufgefundene Rechnungen erklärt werden, damit die Eigentümer ihren Mietern gegenüber keine Rechtsverluste bei der verspäteten Vervollständigung (Im Zweifel auch Korrektur) der Nebenkostenabrechnung erleiden; so unter anderem das Oberlandesgericht Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06.

4. Sonstige nicht zu vertretende Verspätungsgründe

Eine Verspätung kann auch ausnahmsweise dann entschuldigt sein, wenn es dem Mieter verwehrt ist sich nach dem Grundsatz von Treu und Glauben nach § 242 BGB auf den Anspruchsausschluss zu berufen. So entschied der BGH in einem Einzelfall mit Urteil vom 30.03.2011, Az.: VIII ZR 133/10, dass es dem Mieter dann verwehrt ist, an dem Ablauf der Abrechnungsfrist festzuhalten und eine unverzügliche Korrektur eines offensichtlichen Versehens bei der Zusammenstellung der geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen nicht anzuerkennen, wenn der Vermieter das Versehen kurz nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert hat.

Ein weiterer Entschuldigungsgrund kann auch bei einem bewussten Vereiteln der rechtzeitigen Zustellung durch den Mieter vorliegen. So etwa wenn der Mieter bei Auszug keine Nachsende- beziehungsweise neue Postadresse hinterlassen hat und der Vermieter trotz aller zumutbaren Anstrengungen die Adresse nicht in Erfahrung bringen konnte; Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1877.

V. Fazit

Die verspätete Erstellung der Nebenkostenabrechnung sollte vom Vermieter unter allen Umständen vermieden werden, denn in der Praxis kann sich der Vermieter meist kaum aus der Verantwortung ziehen. Nur in den wenigsten Fällen gibt es für den Vermieter bei der Zustellung der Nebenkostenabrechnung nach dem Ablauf der Ausschlußfrist noch die Möglichkeit Nachforderungen aus selbiger geltend zu machen. Abschließend läßt sich daher auch hier nur darauf verweisen, daß man als Vermieter die Zustellung der Nebenkostenabrechnung nachweisbar absichern sollte und sich auf keinen Fall erst zum Ende des Fristablaufs um selbige bemüht.

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