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Nebenkostenabrechnung: inhaltliche Fehler und die Auswirkungen

Ist die Nebenkostenabrechnung bei dem Mieter eingegangen, steht dieser vor der Herausforderung selbige auf Ihre Richtigkeit zu prüfen. Dabei sind aber nicht alle Fehler in einer Abrechnung gleich solche die zu einer Unwirksamkeit derselben führen. Man unterscheidet zwischen formellen und materiellen Fehlern. Materielle Fehler sind dabei solche die die inhaltliche Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung betreffen, aber nicht zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen.

Dennoch kann der Mieter die Verbesserung der Abrechnungsfehler verlangen und so eine Nachzahlungsforderung reduzieren oder eine Guthabensauszahlung erhöhen.

Im folgenden Artikel sollen die wichtigsten inhaltlichen Fehler einer Nebenkostenabrechnung  und deren Auswirkungen aufgezeigt werden.

I. Inhaltliche Fragestellungen bei der Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich beziehen sich alle inhaltlichen Fehler der Nebenkostenabrechnung auf die materielle Richtigkeit der Abrechnung (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 485).

Daher kommen hier insbesondere die folgenden Fragestellungen zum tragen:

  • Bestehen die abgerechneten Nebenkostenpositionen dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht?
  • Fallen die genannten Nebenkosten überhaupt tatsächlich an und wenn ja, ist die Umlage rechtlich zulässig?
  • Liegen sonstige Mängel der Abrechnung vor, wie etwa ein falscher Anteil an den Gesamtkosten?

Andere Fehler, wie etwa ein falscher Abrechnungszeitraum zählen demgegenüber zu den formellen Fehlern; eine Übersicht zu diesen finden Sie in dem Artikel: „Nebenkostenabrechnung: formelle Fehler und die Auswirkungen“.

II. Inhaltlicher Fehler: Beispiele

In der Rechtsprechung wurden beispielsweise die folgenden Abrechnungsfehler als inhaltliche Fehler eingeordnet:

  • Gesamtbetrag nicht zutreffend errechnet ( BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15)
  • Falschbezeichnungen in der Abrechnung (Kammergericht Berlin, Beschluss vom 25.06.2009, Az.: 8 U 81/09)
  • Fehlende Erläuterung zu den Umlagemaßstäben (BGH, Entscheidung vom 19.11.2008, Az.: VIII ZR 295/07; BGH, Urteil vom 17. 11. 2004, Az.: VIII ZR 115/04; bei falsche Angabe zur Gesamtpersonenzahl: BGH v. 15.09.2010; Az.: VIII ZR 181/09; Falsche Flächenangaben: BGH vom 23.06.2010, Az.: VIII ZR 227/09; BGH vom 20.07.2005, Az.: VIII ZR 371/04)
  • Umlage nicht vereinbarter Nebenkosten  (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15; Fernwärme anstelle Heizung: BGH Entscheidung vom 16.04.2008, Az.: VIII ZR 75/07, Kabelanschluss anstelle Antenne: BGH vom 27.06.2007, Az.: VIII ZR 202/06;  BGH, Entscheidung vom 18.05.2011, Az.: VIII ZR 240/10; für Wachmann: BGH  vom 05.04.2005, AZ: VIII ZR 78/04  für Rauchmelder: Amtsgericht Potsdam, Urteil vom 29.03.2007 , Az.: 26 C 287/06; Amtsgericht Bielefeld, Urteil vom 30.03.2011, Az.: 17 C 288/11)
  • Offensichtliche Rechenfehler, wie zu hoch oder zu niedrig angesetzte Beträge der Nebenkostenvorauszahlungen, (BGH, Entscheidung vom 18.05.2011, Az.: VIII ZR 240/10)
  • Falscher Ansatz der Soll- statt ist Vorauszahlungen (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 634; BGH, Entscheidung vom 18.05.2011, Az.: VIII ZR 240/10)
  • Fehlende Begründung bei einzelnen Betriebskostenpositionen, wenn mehrere Kostenpositionen unter einem Nebenkostenbegriff geführt werden, wie bei den „sonstigen Nebenkosten“  oder wenn die Abrechnung allgemein einer Erläuterung bedarf (BGH vom 11.08.2010, Az.: VIII ZR 45/10)
  • Kein sachlicher Grundes bei Zusammenfassung von Nebenkosten in der Abrechnung (BGH vom 22.09.2010 , Az.: VIII ZR 285/09 und vom 16.09.2009, Az.: VIII ZR 346/08)
  • Unzulässige Zusammenfassung mehrerer Gebäude zu einer Abrechnungseinheit (BGH vom 02.02.2011, Az.: VIII ZR 151/10; auch wenn es nur um die Heizkosten geht: BGH vom 20.10.2010, Az.: VIII ZR 73/10)

III. Rechtsfolgen

Finden sich in der Nebenkostenabrechnung inhaltliche Fehler ergeben sich für den Mieter bestimmte Rechtsfolgen, die er im zeitlichen Rahmen seiner Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 S. 4 BGB auch geltend machen sollte:

1. Widerspruchsrecht für den Mieter

Zunächst steht dem Mieter das Recht zu, all seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung geltend zu machen,§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB.

Bestreitet der Mieter dann ausreichend substantiiert die inhaltliche Korrektheit der Abrechnung – dass heißt, gibt er an an welchen Stellen und warum die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft ist – liegt die Darlegungs-­ und Beweislast für die inhaltliche Richtigkeit vollständig beim Vermieter (Wall in  Betriebskosten­ Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1731).

Eine Schritt für Schritt Anleitung finden Sie hier:

  1. Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen (Schritt für Schritt Anleitung)” und
  2. Muster-Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung – Kostenfreie Vorlage“.

Zur Begründung seiner inhaltlichen Zweifel an der Nebenkostenabrechnung kann der Mieter je nach Einzelfall auch von seinem Recht auf Belegeinsicht geltend machen: “Recht auf Belegeinsicht – Kopien anfordern oder Originale einsehen“.

2. Kein Nachzahlungsausschluss

Allein durch Bestehen eines inhaltlichen Abrechnungsfehler hat der Mieter kein Recht die Nachzahlungen bezüglich der Nebenkosten zu verweigern.

Dies gilt auch unabhängig davon, ob die Ausschlussfrist nach § 556 Abs. 3 S. 2 und 3 BGB abgelaufen ist, denn diese setzt nur den Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung voraus. Inhaltliche Fehler sind hier unerheblich. Es kommt allenfalls ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlungsforderung in Betracht, wenn die Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege nicht gewährt wird. (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 552b).

Hinweis: Eine Ausnahme soll nur dann gelten, wenn fälschlicher Weise keine Nachforderung errechnet wurde, da  der Vermieter irrtümlich statt der Ist- die Sollvorauszahlungen in die Nebenkostenabrechnung  eingestellt hat und der korrigierte Saldo verspätet vorgelegt wird (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 634). Der Vermieter ist dann grundsätzlich mit der Korrektur in Höhe der Differenz zu den Ist-­Vorauszahlungen ab Fristablauf ausgeschlossen, wenn er nur die Sollvorauszahlungen angesetzt hat (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 635). Dies kann zu einem vollständigen Nachzahlungsausschluss führen.

Der Mieter ist allerdings sehr wohl  berechtigt, den Nachforderungsanspruch entsprechend unter Abzug der inhaltlichen Fehler anzupassen (OLG Düsseldorf, Urteil vom 09. Juli 2015, Az.: 10 U 126/14).

Es ist hier dem Mieter auch anzuraten, in Zweifelsfällen die Nachzahlungsforderung unter Vorbehalt zu zahlen. Wie Sie dabei am Besten vorgehen, erklärt Ihnen der Artikel: “Nebenkostennachzahlung unter Vorbehalt leisten – Bleiben Sie flexibel“.

Aber: Rückforderung der Nachzahlung möglich

Inhaltliche Fehler führen allerdings insoweit zum Wegfall der Rechtsgrundlage weshalb der Mieter nach Bezahlungen der fehlerhaften Nachzahlungsforderung auch ein Rückforderungsrecht hat.

Rückforderungsrecht bezüglich der Nachzahlungen die auf eine fehlerhafte Abrechnung geleistet wurden.  Der Mieter kann bei den Nachzahlungen, die er geleistet hat, obwohl die Abrechnung insoweit inhaltlich unrichtig war, ein Rückforderungsrecht unter den Voraussetzungen der ungerechtfertigten Bereicherung geltend machen, nach § 812 BGB (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl.  2015,  § 556 BGB Rn. 638, 639).

3. Kein Anspruch auf neue Nebenkostenabrechnung oder Korrektur

Bei rein materiellen beziehungsweise inhaltlichen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung besteht für den Mieter grundsätzlich kein Recht, ein vollständig neue Abrechnung zu verlangen (OLG Düsseldorf, Urteil vom 09. Juli 2015, Az.: 10 U 126/14; Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 550).

Demgegenüber wird vielmehr verlangt, dass der Mieter selbst die Berichtigungen vornimmt und die erteilte Abrechnung vielmehr zur Ermittlung seiner Nachzahlungspflicht oder eines Erstattungsanspruchs in einer seinen Vorstellungen entsprechenden Weise anpasst (so das OLG Düsseldorf, Urteil vom 09. Juli 2015, Az.: 10 U 126/14). Eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung kann der Mieter nicht verlangen, wenn und soweit er auf weitergehende Informationen des Vermieters nicht angewiesen ist (OLG Düsseldorf, Urteil vom 09. Juli 2015, Az.: 10 U 126/14)

Als Ausnahme ist hier anerkannt, soweit eine Neuberechnung notwendig ist und daher auch gefordert werden kann. So etwa, wenn der Vermieter nach einem falschen Umlageschlüssel abrechnet und der Mieter die erforderlichen Bezugsdaten für den vereinbarten Umlageschlüssel, der zu einer Neuberechnung notwendig ist, nicht kennt (BGH, Urteil vom 20.10.2010, Az.: VIII ZR 73/10; BGH Entscheidung vom 17. November 2004, Az.: VIII ZR 115/04,)

Der Mieter kann sich allerdings nicht aufgrund der Komplexität der Rechenvorgänge auf eine Neuberechnung berufen (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn.: 551).

4. Kein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen

Ein Zurückbehaltungsrecht an laufenden Nebenkostenvorauszahlungen kann hier in der Regel nicht geltend gemacht werden, da ein solches regelmäßig nur zur Durchsetzung des Anspruchs auf Erteilung einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung dient und daher mangels Abrechnungsanspruch bei inhaltlichen Fehlern nicht zur Verfügung steht (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB Rn. 698).

IV. Fazit

Die inhaltlichen Fehler in der Nebenkostenabrechnung können sehr vielfältig sein und führen im Einzelfall zu sehr unterschiedlichen Rechtsfolgen und Ansprüchen. Prüfen Sie daher ihre Abrechnung auch anhand mit Hilfe der Beiträge: “So kontrollieren Mieter ihre Nebenkostenabrechnung in 3 Schritten” und “Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste für Mieter“.

Gerade dann, wenn Sie  inhaltliche Fehler in ihrer Abrechnung bemerken ist es für Mieter ratsam zusätzlich eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung durch einen Anwalt in Betracht ziehen. Dadurch kann ein rechtssicheres Vorgehen gewährleistet und ein Anspruchsverlust vermieden werden.

7 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: inhaltliche Fehler und die Auswirkungen"

  • Tiede
    14.05.2021 - 09:01 Antworten

    Hallo, wir wohnen seit 5 Jahren mit den Vermietern in einem Zweifamilienhaus (sie EG, wir DG). Bisher klappte alles super mit der Nebenkostenabrechnung. Jetzt auf einmal fiel unserem Vermieter auf, dass sie bisher nie Warmwasserkosten abgerechnet haben und wollen diese nun rückwirkend auf die 5 Jahre von uns zurück verlangen. Wie sieht hier der Sachverhalt aus – können Sie von uns 5 Jahre rückwirkend verlangen? Oder können Sie nur rückwirkend für 1 Jahr das verlangen und der Rest “verfällt”, da es ihr Fehler war? Uns ist das nie aufgefallen, weil wir anteilig immer die vorgelegte Wasserrechnung bezahlt haben. Von extra Warmwasserabrechnung haben wir noch nie gehört (auch nicht bei den anderen Nebenkostenabrechnungen von vorherigen Mietverhältnissen bei anderen Vermietern). Vielen lieben Dank für Ihre Mühe und Antwort – viele Grüße Familie Tiede

  • Schmidt
    21.10.2021 - 19:20 Antworten

    Hallo, die Nebenkostenabrechnung für 2019 hatte ich im Juni 2020 erhalten und im Juli 2020 die ermittelte Nachzahlung von 20,44€ überwiesen. Erst im April 2021 habe ich Einsicht in die Belege gefordert, dabei Unkorrektheiten in der NKA 2019 festgestellt und Widerspruch gegen die NKA eingelegt. Das sind u.a.
    – materielle Fehler bei der Ermittlung des Trink- und Abwasserverbrauchs und der zugehörigen Kosten für eine Gebäudeeinheit (Sammelrechnung für mehrere Gebäude liegt vor)
    – Hausmeisterkosten sind nicht nachgewiesen (kein Tätigkeitsnachweis liegt vor – lediglich der Pauschalvertrag)
    – die Wohnfläche betragt nicht 70m² (mietvertrag) sondern 62,29m² (selbst ermittelt und dem Vermieter mitgeteil) wird aber bei der NKA vom VM nicht berücksichtigt.
    – Kosten für Heizung und Wasser eines nicht zur Wohnung gehörenden Abstellraumes wurden berechnet.
    Aufgrund des nicht zur Wohnung gehörenden Raumes wurde eine neue korrigierte NKA im Mai 2021 mit einem Guthaben von 9,45€ mir zugestellt.
    Alle bisherigen Versuche (mehrfach Emails mit detaillierter Beschreibung der erkennbaren Fehler) die o.g. weiteren Unkorrektheiten in der NKA einvernehmlich zu klären, wurden von der Immob-Verwaltung für unrichtig erklärt.
    Bisher habe ich keinen Vorbehalt gegen Miet- bzw. NK-Zahlungen geltend gemacht.
    Meine Frage: Kann ich meine Forderungen durch Einbehalt von den laufenden Vorauszahlungen geltend machen, wenn ich jetzt den Vorbehalt noch geltend mache. Eine Verjährungsfrist von 3 Jahren dürfte ja erst nach dem 05.05.21 bzw. Jahresende eintreten.

    • Mietrecht.org
      22.10.2021 - 09:15 Antworten

      Hallo Herr / Frau Schmidt,

      danke für Ihren Beitrag. Ich kann Sie hier in der komplexen Situation leider nicht beraten. Ich würde die Beratung / Prüfung durch einen Anwalt empfehlen. Das würde auch den Druck auf die Hausverwaltung erhöhen, auf Ihre Einwendungen zu reagieren.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Eymer
    29.11.2021 - 19:08 Antworten

    Guten Tag,

    meine Hausverwaltung legt schon seit Jahren die Kosten für die Pflege der Grünflächen auf die Mieter um. Meine Nachbarn (wohnen im selben Haus) haben nun im Mai diesen Jahres vom Amtsgericht bestätigt bekommen, dass dies nicht rechtens ist, da die Grünflächen öffentlich zugänglich sind.

    Ich habe die Verwaltung nun auf diesen Fehler in der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2020 aufmerksam gemacht und werde seitdem ignoriert.

    Ich würde noch einmal eine Frist setzen mit Bitte um Rückmeldung. Wenn dann nichts kommt, wie gehe ich weiter vor?

    Kann ich den Betrag eigenständig abziehen und nur die Differenz überweisen? Oder muss ich den kompletten Betrag unter Vorbehalt überweisen, trotz dass dieser offensichtlich falsch ist und dann eine Erstattung einfordern? Oder bezahle ich erst einmal gar nichts und warte bis die erste Mahnung kommt?

    Vielen Dank vorab und viele Grüße,
    J. Eymer

    • Mietrecht.org
      30.11.2021 - 08:51 Antworten

      Hallo J. Eymer,

      ich würde an ihrer Stelle der letzten Nebenkostenabrechnung widersprechen und um Belegeinsicht bitten. Die Vorauszahlung zu mindern ist zumindest mit gewissen Risiken verbunden. Das Geld ist ja nicht weg, sondern Sie zahlen es voraus, bis korrekt abgerechnet wird. Mit korrekter Abrechnung, erhalten Sie die Differenz der Vorauszahlung entsprechend zurück.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Herr M.
    20.12.2021 - 14:51 Antworten

    Guten Tag,

    ich habe die Nebenkostenabrechnung 2018 Ende 2019 erhalten und im Januar 2020 den noch ausstehenden Betrag unter Vorbehalt überwiesen. Die Abrechnung hatte aber (falscher Umlageschlüssel) materielle Fehler. In Unkenntnis der Vorgehensweise habe ich, nach mehrmaliger Aufforderung zur Korrektur an die Hausverwaltung, den unter Vorbehalt überwiesenen Betrag von den laufenden Nebenkosten von Oktober bis Dezember 2020 einbehalten.

    Der falsche Umlageschlüssel wurde in der Folge korrigiert. Für das Jahr 2020 wurde mir jetzt vorgehalten, dass ich drei Monate lang keine Nebenkosten gezahlt und ich entsprechend mehr Differenzbetrag zu zahlen habe.

    War das rechtens von mir? Wie sollte ich jetzt vorgehen?

    Herzlichen Dank

    M.

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