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10 Top Fehler in der Nebenkostenabrechnung und wie man sie vermeidet

10 Top Fehler in der Nebenkostenabrechnung und wie man sie vermeidet

Bei der Nebenkostenabrechnung muss formell und materiell ordnungsgemäß abgerechnet werden. In der Praxis finden sich jedoch häufig dieselben Problemstellen und Fehlerquellen in der jährlichen Abrechnung der Nebenkostenvorauszahlungen . Ob der Abrechnungszeitraum falsch angesetzt wurde, der Umlageschlüssel vergessen oder einzelne unzulässige Nebenkosten in der Abrechnung enthalten sind – die Fehler sind oftmals die gleichen.

Nachfolgend sollen hier im Überblick die Top Ten der Abrechnungsfehler aufgezeigt werden und Tipps, wie man diese Fehler vermeidet.

Lesen Sie auch die Beiträge „Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung und Ihre Rechtsfolgen“ und „Inhaltliche Fehler und Ihre Rechtsfolgen„.

Top 10 Fehlerquellen in der Nebenkostenabrechnung Tipps zur Fehlervermeidung
Top Fehler Nummer 1 

Es wurde ein falscher Abrechnungszeitraum angegeben.

Der Abrechnungszeitraum beziehungsweise die Abrechnungsperiode beschreibt die Zeitspanne über welche die Abrechnung erfolgt und hat regelmäßig eine Jahr zu betragen. Die wichtigsten Infos dazu erhalten Sie in den Beiträgen: “Abrechnungszeitraum für Nebenkosten – Wer muss was beachten?” und “Abrechnungsperiode für die Nebenkosten – Ratgeber für Mieter und Vermieter“
Top Fehler Nummer 2

Die Abrechnungsfrist wurde nicht eingehalten.

Der Vermieter muss sicherstellen, dass er die Nebenkostenabrechnung dem Mieter innerhalb eines Jahres, ab dem Ende des Zeitraums über den abgerechnet werden soll zugehen lässt. Am besten organisiert der Vermieter hier eine nachweisbare Zustellung. Lesen Sie als Vermieter dazu auch „Nebenkostenabrechnung: Alle Fristen für Vermieter und Eigentümer im Überblick
Top Fehler Nummer 3 

Es fehlt entweder die Gesamtkostenangabe oder eine Bezeichnung des Umlageschlüssels, nach dem die Nebenkosten auf den einzelnen Mieter verteilt werden.

Achten Sie als Vermieter immer darauf, dass die Abrechnung für einen juristischen und betriebswirtschaftlichen Laien nachvollziehbar und rechnerisch überprüfbar sein muss. Das bedeutet, als Vermieter müssen Sie bei den einzelnen Nebenkostenpositionen immer die Gesamtkosten als Berechnungsgrundlage und den Anteil der auf den einzelnen Mieter anfällt samt Umlageschlüssel angeben. Die gehört zum Mindestinhalt einer wirksamen Nebenkostenabrechnung: „Pflichtangaben in der Nebenkostenabrechnung (Mindestinhalt)
Top Fehler Nummer 4

Die Heizungs- und Warmwasserkosten werden verbrauchsunabhängig abgerechnet.

Nach der Heizkostenverordnung sind dies heiz- und Warmwasserkosten zu mindestens 50% verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Dazu ist die Erfassung mit geeichten Zählern notwendig. Rechnet der Vermieter verbrauchsunabhängig ab steh dem Miete ein Kürzungsrecht um 15 % zu (§ 12 HeizkostVO).
Top Fehler Nummer 5

Die Nebenkostenabrechnung enthält Vorauszahlungen des Vermieters an den Energieversorger.

Der Vermieter kann nach dem geltenden Leistungsprinzip immer nur Kosten ansetzen, die auch tatsächlich entstanden sind.
Top Fehler Nummer 6

Einzelne Nebenkostenpositionen sind nicht umlagefähig.

Für die Bestimmung der Umlagefähigkeit der angefallenen Nebenkosten hat der Vermieter die Betriebskostenverordnung heranzuziehen. Ist die entsprechende Aufwendung den Nebenkosten nach § 1 Abs. 1 und § 2 BetrKV zuzuordnen , können diese auf den Mieter abgewälzt werden.

Alle Einzelheiten zum Betriebskostenkatalog erhalten Sie in dem Artikel: „Betriebskostenverordnung – Alle wichtigen Infos für Mieter und Vermieter“.

Top Fehler Nummer 7

Es werden „sonstige Betriebskosten“ ohne nähere Erläuterung abgerechnet.

Aufgrund der Pflicht der nachvollziehbaren Gestaltung der Nebenkostenabrechnung muss jede abgerechnete Position verständlich sein. Der Mieter muss wissen, was hier abgerechnet wird und so hat der Vermieter die einzelnen „sonstigen Betriebskosten“ in der Abrechnung auch zu bezeichnen. Das bedeutet, dass die Kosten für Wachdienst , Dachrinnenreinigung und ähnliches auch las solche bezeichnet werden müssen.

Eine Umlage kommt darüber hinaus auch nur in Betracht, wenn dazu eine mietvertragliche Vereinbarung mit ausdrücklicher Benennung der sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV vorliegt. Die wichtigsten Details zu diesem Thema können Sie in „Nebenkostenabrechnung: Sonstige Betriebskosten (und deren Umlagefähigkeit)“ nachlesen.

Top Fehler Nummer 8

Es werden bei den Wartungskosten auch Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten abgerechnet.

Als Vermieter sollten Sie sich mit der Abgrenzung der umlagefähigen Wartungsarbeiten und den nicht umlagefähigen Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten unbedingt vertraut machen und sich von den für Sie tätigen Unternehmen auch getrennt abrechnen lassen. Anschauliche Abgrenzungsbeispiele finden Sie in den Beiträgen: „Wartungskosten in der Nebenkostenabrechnung – mit Beispielen“ und „Keine Nebenkosten: Reparaturen und Instandhaltungen“.
Top Fehler Nummer 9

Es werden ohne Absprache mit dem Mieter neue Nebenkosten umgelegt.

Kommen bei einem laufenden Mietverhältnis neue Nebenkosten nach Mietvertragsschluss hinzu und haben Sie als Vermieter keine sogenannte „Öffnungs-“ oder „Ergänzungsklausel“ für diesen Fall vereinbart, kommt eine Umlage nur bei Zustimmung des Mieters ,nach einer schriftlichen Mitteilung in Betracht.

Eine Ausnahme gilt nur bei solchen Nebenkosten die aufgrund einer Modernisierung. Lesen Sie hierzu: „Neue Nebenkosten auf Mieter umlegen – So gehen Vermieter vor”.

Top Fehler Nummer 10

Die Abrechnung ist inhaltlich falsch und die Gesamtsumme stimmt nicht, weil falsch gerechnet wurde oder die Vorauszahlungen fehlerhaft abgezogen wurden.

Für eine materiell wirksame Nebenkostenabrechnung ist eine inhaltliche Richtigkeit vorausgesetzt. Die Ergebnisse müssen stimmig sein. Deshalb als Tipp: Rechnen Sie als Vermieter immer noch einmal nach, insbesondere wenn Sie die Erstellung der Nebenkostenabrechnung von einem Dritten ausführen lassen.

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