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Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlung – So gehen Mieter vor

Die Nebenkostenvorauszahlungen sind gerade bei der alljährlichen Abrechnung oftmals Streitpunkt der Mietparteien und als Mieter fühlt man sich in gewissen Fällen ohne Handhabe etwaige Rückforderungen durchzusetzen. Doch, als Mieter hat man unter gewissen Voraussetzungen das Recht seine Nebenkostenvorauszahlungen zurückzufordern.

Hier erfahren Sie unter welchen Umständen, die Rückforderung der monatlich gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen vom Mieter verlangt werden kann und in welcher Höhe ein entsprechendes Verlangen rechtlich zulässig ist. Sie erhalten Tipps, wie Sie die Rückforderung am besten geltend machen und wie Sie als Vermieter auf eine solche Forderung richtig reagieren.

I. Voraussetzungen des Rückforderungsanspruchs

Zunächst ist zu beachten, dass der Anspruch auf Rückforderung der Nebenkosten in der Regel ein Ersatzanspruch ist, der in den Fällen greift, in denen der Mieter seinen Anspruch auf ein Zurückbehalten laufender Nebenkostenzahlungen nicht (mehr) durchsetzen kann.

Dieses Zurückbehaltungsrecht erwächst grundsätzlich aus dem Anspruch auf Rückzahlung beziehungsweise Erstattung des Überzahlungsbetrages der Nebenkostenvorauszahlungen:

Jeder Mieter der Nebenkostenvorauszahlungen leistet, hat nämlich einen Anspruch auf Rückzahlung beziehungsweise Erstattung des zu viel gezahlten Nebenkostenbetrages bezüglich nicht angefallener Nebenkosten. Die daraus folgende Erstattungspflicht des Vermieters wird mit der Nebenkostenabrechnung fällig und wandelt sich in folgenden Fällen in ein Zurückbehaltungsrecht:

  • Wenn der Vermieter die zu viel gezahlten Nebenkosten nicht erstattet, kann der Mieter seine Forderung mit den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen aufrechnen und diese Zahlungen zurückbehalten, bis sein Anspruch erfüllt ist.
  • Wenn der Vermieter gar nicht abrechnet, ist es dem Mieter nicht möglich, nachzuvollziehen, ob und in welcher Höhe die Vorauszahlungen angefallen sind und er kann diese deshalb ab Ablauf der Abrechnungsfrist in voller Höhe zurückbehalten, bis eine Abrechnung erfolgt.
  • Wenn der Vermieter eine unwirksame Abrechnung erstellt, ist dies einem Vermieter gleichzustellen, der gar nicht abrechnet. Allerdings besteht ein Rückforderungsanspruch  nicht schon dann, wenn eine Nebenkostenabrechnung (teilweise) unwirksam ist, da allein aus der Unwirksamkeit nicht folgt, dass auch die angesetzten Kosten nicht angefallen sind. Der Mieter muss hier weitere Anhaltspunkte vortragen die seinen Anspruch stützen.

Bei Auszug wird dieser Anspruch in beiden Fällen ein Rückzahlungsanspruch, da ein Zurückbehalten dann nicht mehr möglich ist. Denn, wenn der Mieter während der Dauer des Mietverhältnisses nicht die Möglichkeit hatte, den Abrechnungsanspruch durch Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts an den laufenden Vorauszahlungen durchzusetzen, so wird diesem ein Rückforderungsanspruch zugebilligt, so der BGH in seinem Urteil vom 26. 9. 2012, Az.: VIII ZR 315/11.

Das ist beispielsweise nach der Rechtsprechung des BGH der Fall, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung gar nicht oder zumindest nicht formell ordnungsgemäß innerhalb der Abrechnungsfrist erstellt und dem Mieter zugehen lässt:

  • Dies wird darauf gestützt, dass dem Mieter grundsätzlich aufgrund dieser Pflichtverletzung, hinsichtlich der Abrechnungspflicht, ein Anspruch auf Rückzahlung der geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen entstehen kann, den der Mieter – im Regelfall – dann durch ein Zurückbehalten der laufenden Nebenkostenzahlungen durchsetzen kann. Ist das Mietverhältnis beendet, hat der Mieter diese Möglichkeit in der Regel nicht mehr und kann seinen Anspruch in Form der direkten Rückforderung durchsetzen, so im Urteil vom 16.11.2012, Az.: VIII ZR 106/11.
  • Die Voraussetzung der Beendigung des Mietvertrages verlangt daher, nicht nur die bloße Kündigung des Mietverhältnisses, sondern vielmehr, dass es dem Mieter deshalb unmöglich sein muss, seinen Anspruch durch ein Zurückbehalten aktueller Nebenkostenvorauszahlungen tatsächlich geltend zu machen, so das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 09.03.2005, Az.: VII ZR 57/04. Wenn bereits ein Auszug erfolgt ist, wandelt sich der Anspruch auf ein Zurückbehalten der Nebenkosten in einen Anspruch auf Rückforderung. Der Auszug als solches ist aber lediglich Indiz für die Änderung des bestehenden Anspruchs und keine Anspruchsvoraussetzung als solche.

Die Rückforderung der vorausgezahlten Nebenkosten kann vom dem Mieter daher grundsätzlich immer nur dann geltend gemacht werden, wenn es sich insoweit um eine Erstattung des überzahlten Nebenkostenbetrags handelt oder dem Mieter ein Zurückbehaltungsrecht an laufenden Nebenkostenzahlungen zusteht, das aber nicht (mehr) durchgesetzt werden kann, weil das Mietverhältnis bereits beendet ist.

II. Geltendmachung der Nebenkostenerstattung durch den Mieter

Nach der Rechtsprechung BGH kann der Mieter bei beendetem Mietverhältnis die Nebenkostenvorauszahlungen, über die der Vermieter nicht fristgemäß abgerechnet hat sogleich zurückverlangen, BGH Urteil vom 16.11.2012, Az.: VIII ZR 106/11 und BGH Entscheidung vom 9. März 2005 – VIII ZR 57/04.

Unterlässt der Vermieter eine ordnungsgemäße Abrechnung über angefallene Nebenkosten und holt diese auch nicht nach, dann steht dem Mieter ein Recht auf Rückforderung der nicht abgerechneten Nebenkostenvorauszahlungen zu, soweit sie nicht durch unstreitig entstandene Nebenkosten verbraucht sind.

Der Mieter ist hier bei der Geltendmachung seiner Ansprüche gehalten, anhand der tatsächlichen Anhaltspunkte die ungefähre Höhe der entstandenen Nebenkosten zu schätzen und annäherungsweise vorzutragen. Sollte eine Schätzung nicht möglich oder unzumutbar sein, ist der Mieter berechtigt, die Vorauszahlungen insgesamt zurückzufordern.

Die Rückforderung der Nebenkosten sollte von dem Mieter unbedingt rechtzeitig innerhalb eines Jahres gegenüber dem Vermieter geltend gemacht werden, um einen Rechtsverlust zu vermeiden.

Dies ist zwar gesetzlich so nicht geregelt, aber bei allen anzugreifenden Nebenkostenabrechnungen anzuraten, denn der Gesetzgeber legt insoweit in § 556 Abs. 3 S. 5 BGB fest, dass der Mieter seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum Ablauf von zwölf Monaten ab Zugang derselben, gegenüber dem Vermieter mitzuteilen hat. Bei einem Überschreiten dieser sogenannten Einwendungsfrist droht dem Mieter ein Ausschluss seiner Ansprüche, unabhängig davon, ob diese berechtigt sind oder nicht. Weitere Einzelheiten zum Anspruchsausschluss bei der Missachtung der Einwendungsfrist können Sie in dem Artikel „Einwendungsfrist des Mieters bei der Nebenkostenabrechnung“ nachlesen.

Um als Mieter sicher zu gehen und nachweisen zu können, dass diese Frist eingehalten wurde, sollte der Vermieter immer schriftlich aufgefordert werden, den streitigen Nebenkostenbetrag zurück zu zahlen.

Wenn auf die berechtigte Aufforderung unter Fristsetzung keinerlei Rückmeldung oder Zahlung erfolgt, sollte ein gerichtliches Vorgehen in Erwägung gezogen werden. Hier ist immer anzuraten, anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, um ein effektives Durchsetzen des Anspruchs zuzüglich entstehender Anwaltsgebühren zu gewährleisten. Die notwendigen Kosten für die Beauftragung des

Anwalts muss der Vermieter dem Mieter nämlich erstatten, sobald er sich unberechtigt weigert die Nebenkosten an den Mieter zurückzuzahlen.

III. Reaktionsmöglichkeit des Vermieters

Der Vermieter hat in gewissen Fällen ebenfalls noch die Möglichkeit, den Anspruch des Mieters auf Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlungen zu minimieren oder zum Erlöschen zu bringen. So zum Beispiel dann, wenn gar keine Nebenkostenabrechnung vorliegt. Der Rückforderungsanspruch des Mieters bezüglich der Nebenkostenvorauszahlungen ist dann nur vorübergehend von Bestand, denn der Vermieter kann den Verlust aller Vorauszahlungen dadurch abwenden, dass er nachträglich über die Nebenkosten abrechnet. Ebenso so kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung auch zu späterer Zeit korrigieren.

Das Recht des Vermieters eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen beziehungsweise zu korrigieren unterliegt keiner Verjährung. Nach aktueller Rechtsprechung des LG Berlin, Urteil vom 09.04.14, Az.: 67 S 432/13 handelt sich bei dem Abrechnungsrecht des Vermieters nicht um einen Anspruch, also das Recht, von einem anderen ein Tun oder Unterlassen zu verlangen, § 194 Abs. 1 BGB. Das heißt auch nach mehr als drei Jahren nach Ablauf des Abrechnungszeitraums oder auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist können noch Abrechnungen erstellt werden.

IV. Beispielsfall: versäumte Nebenkostenabrechnung

Mieter X bewohnte seit Juli 2010 mit seiner Familie eine 4-Zimmerwohnung und zahlte seit Mietbeginn monatlich zusätzlich zum Mietzins 140,00 € an Nebenkostenvorauszahlungen. In den Jahren 2011,2012, 2013 und 2014 erhielt er ohne erkennbaren Grund keinerlei Abrechnung über die Nebenkostenvorauszahlungen vom Vermieter V und macht bei Auszug zum 31. August 2015 die vollständige Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlung geltend.

Hier ist es zulässig, dass der Mieter X, der inzwischen ausgezogen ist, die Rückzahlung aller Vorauszahlungen verlangen kann. Ein Mieter muss nämlich nicht erst die Höhe der vorausgezahlten Nebenkosten um die tatsächlich angefallene Nebenkosten korrigieren, sondern er darf durchaus die Rückzahlung der Vorauszahlungen in voller Höhe verlangen, wie der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 09. März 2005, Az.: VIII ZR 57/04 entschied.

Demgegenüber hat hier der Vermieter V, der die Nebenkostenabrechnung nicht, wie vorgeschrieben, zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegt hat, dann lediglich die Möglichkeit die geforderten Nebenkostenabrechnungen noch nachzureichen. Bei den Nebenkostenabrechnungen bei denen die einjährige Abrechnungsfrist mittlerweile abgelaufen ist, unterliegt der Vermieter zwar insoweit bei Nachzahlungsansprüchen einem Anspruchsausschluss, aber er kann den Anfall der Nebenkosten belegen und von den Vorauszahlungen abziehen.

Somit kann M in dem Beispielsfall all seine gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen zurück verlangen, soweit der Vermieter diese nicht abgerechnet hat.

Soweit V noch nachträglich abrechnet, sind die Rückforderungsansprüche mit den tatsächlich angefallenen Nebenkosten zu verrechnen. Sollten Guthaben zu Gunsten des Mieters entstehen ist dieses auszuzahlen. Nachzahlungen zu Lasten des Mieters können für die Abrechnungszeiträume bei denen die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist (hier: 2010- 2013) nicht mehr geltend gemacht werden.  Für die Nebenkostenvorauszahlungen in 2014 und 2015 hingegen ist die Abrechnungsfrist des Vermieters hier noch nicht abgelaufen.  Weitere Einzelheiten zu den Ausschlussfristen, die besonders  von Vermietern bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten sind, erfahren Sie in dem Artikel: Nebenkostenabrechnung: Alle Fristen für Vermieter und Eigentümer im Überblick.

Zusammenfassend müssen kumulativ 3 Voraussetzungen für den Rückzahlungsanspruch gegeben sein :

  1. Der Mieter hat ein Zurückbehaltungsrecht bezüglich der laufenden Nebenkosten. Zum Beispiel, weil der Vermieter seine Abrechnungspflicht verletzt hat und dem Mieter keine ordnungs- sowie fristgemäße Abrechnung über die Nebenkosten vorgelegt hat;
  2. Das Mietverhältnis muss beendet sein;
  3. Der Mieter muss seinen Anspruch auf Rückforderung der Nebenkosten rechtzeitig geltend machen.

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