Go to Top

Nebenkostenabrechnung nachweisbar zustellen – Die besten Vermietertipps

Ist im Mietvertrag vereinbart, dass die Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden und dieser monatliche Vorauszahlungen zu leisten hat, ist der Vermieter verpflichtet, über die Nebenkosten jährlich abzurechnen. Oft ergibt sich aus dieser Abrechnung, dass der Mieter eine Nachzahlung zu leisten hat. Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters wird jedoch erst dann fällig, wenn dem Mieter eine wirksame Nebenkostenabrechnung zugegangen ist. Erfolgt dies nicht spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, ist der Vermieter mit der Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Dies verdeutlicht, wie wichtig es für den Vermieter ist, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter rechtzeitig zugeht. Manchmal kommt es tatsächlich zu einem Verlust oder einem verspäteten Zugang der Nebenkostenabrechnung.

Nicht selten behaupten Mieter aber auch nur, die Nebenkostenabrechnung sei ihnen nicht oder nicht rechtzeitig zugegangen. Jedem Vermieter ist daher zu raten, Vorkehrungen dafür zu treffen, dass er den Zugang und auch dessen Zeitpunkt später ggf. vor Gericht beweisen kann.

Dieser Beitrag gibt Vermietern Tipps, wie sie die Nebenkostenabrechnung am besten nachweisbar zustellen.

1. Persönliche Übergabe der Nebenkostenabrechnung gegen Empfangsbestätigung

Den besten Nachweis dafür, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugegangen ist, und wann dies geschah, erhält der Vermieter, wenn er seinem Mieter die Abrechnung persönlich übergibt und sich den Empfang mit Datumsangabe schriftlich auf einer Kopie der Abrechnung bestätigen lässt. Diese Empfangsbestätigung kann in einem etwaigen Gerichtsverfahren als sog. Privaturkunde i. S. d. § 416 ZPO als Beweismittel dienen. Damit mit Hilfe dieser Empfangsbestätigung auch bewiesen werden kann, dass sich in dem dem Mieter ausgehändigten Umschlag auch tatsächlich die Nebenkostenabrechnung befand, ist jedem Vermieter zu raten, den Mieter aufzufordern, den Umschlag zu öffnen und den Empfang gerade der Nebenkostenabrechnung in Kenntnis des Inhalts des Umschlages zu bestätigen. Geschieht dies, kann der Mieter später nicht behaupten, der ausgehändigte Umschlag sei leer gewesen oder habe einen anderen Inhalt gehabt.

Da es immer sein kann, dass der Vermieter seinen Mieter nicht antrifft, sollte er seinen ersten Übermittlungsversuch nicht am letzten Tag der Frist unternehmen, sondern genügend Zeit einplanen, um ggf. ein oder mehrere Tage später einen neuen Versuch der persönlichen Übergabe starten zu können.

Tipp für Vermieter:

Sind am Mietvertrag auf der Mieterseite mehrere Personen beteiligt, muss die Nebenkostenabrechnung allen Mietern zugehen. Dies bedeutet jedoch weder, dass jedem Mieter ein gesondertes Schriftstück zugehen muss, noch, dass alle Mieter bei der Übergabe anwesend sein müssen. Solange die Mieter gemeinsam in einer Wohnung leben, sind sie füreinander Empfangsboten. Der Zugang an einen Mieter führt mithin dazu, dass die Mitmieter die Möglichkeit der Kenntnisnahme erhalten. Damit ist für jeden der Mieter die Zugangsvoraussetzung erfüllt (vgl. BGH, Beschluss vom 10. 09. 1997 – VIII ARZ 1/97).

Anders verhält es sich jedoch, wenn ein Mitmieter ausgezogen, nicht aber aus dem Mietverhältnis ausgeschieden ist. In diesem Fall erfolgt der Zugang an alle Mitmieter nicht durch die Übergabe an nur einen oder einzelne Mieter. Dem Vermieter ist in diesem Fall zu raten, auch dem bzw. den ausgezogenen Mieter(n) eine gesonderte Nebenkostenabrechnung zu übergeben oder auf andere Art und Weise (zu den alternativen Möglichkeiten, den Zugang zu bewirken, siehe die nachfolgenden Ausführungen) zugehen zu lassen.

2. Persönliche Übergabe der Nebenkostenabrechnung oder Einwurf in den Hausbriefkasten in Anwesenheit eines Zeugen

Es kann durchaus vorkommen, dass sich ein Mieter weigert, seinem Vermieter den Empfang der Nebenkostenabrechnung schriftlich zu bestätigen. Für diesen Fall sollte der Vermieter vorbereitet sein und zur Übergabe einen Dritten hinzuziehen, der im Streitfall vor Gericht als Zeuge aussagen und den rechtzeitigen Zugang bestätigen kann. Bei der Auswahl dieses Dritten muss besonders darauf geachtet werden, dass es sich um eine Person handelt, die auch tatsächlich als Zeuge fungieren kann. Nicht als Zeuge in Betracht kommt grds. ein weiterer Vermieter, da dieser in der Regel selbst Partei eines späteren Rechtsstreits ist und nur im Wege der Parteivernehmung gehört werden kann.

Scheitert die schriftliche Empfangsbestätigung nicht nur daran, dass sich der Mieter weigert, diese zu unterschreiben, sondern verweigert er die Entgegennahme insgesamt oder ist er schlichtweg nicht anzutreffen, ist dem Vermieter zwar dann, wenn er ohne Begleitung ist, nicht zu raten, die Nebenkostenabrechnung in den Hausbriefkasten zu werfen, da ein Beweismittel für den (rechtzeitigen) Zugang in diesem Fall fehlt. Befindet sich der Vermieter jedoch in Begleitung einer Person, die nicht Partei des Mietvertrages ist, ist der Einwurf in den Hausbriefkasten durchaus eine alternative Art der Zustellung. In diesem Fall kann nämlich die Begleitperson den Einwurf und dessen Zeitpunkt ggf. vor Gericht bezeugen.

Tipp für Vermieter:

Erfolgt die Übergabe oder der Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters in Anwesenheit eines Zeugen, sollte der Vermieter diesem vorher zeigen, dass sich in dem ausgehändigten oder eingeworfenen Umschlag auch tatsächlich die Nebenkostenabrechnung befindet, damit dieser später eine etwaige Behauptung des Mieters, der Umschlag habe keinen oder einen anderen Inhalt gehabt, entkräften kann.

3. Übergabe der Nebenkostenabrechnung oder Einwurf in den Hausbriefkasten durch einen Boten

Nicht immer ist es dem Vermieter möglich, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung persönlich zu übergeben. Dies kann z. B. dann schwierig werden, wenn sich die Mietwohnung nicht in der Nähe des Wohnsitzes des Vermieters befindet oder der Vermieter nicht die nötige Zeit für die Übergabe findet. Möchte der Vermieter die Nebenkostenabrechnung dennoch nicht mit der Post (vgl. dazu die Ausführungen unten) übermitteln, sondern den in der Regel sichereren Weg der persönlichen Übergabe wählen, kann er einen Boten mit der Übergabe der Nebenkostenabrechnung beauftragen.

Dieser Bote sollte dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorzugsweise persönlich übergeben und sich den Empfang quittieren lassen. Ist dies nicht möglich, weil der Mieter sich weigert oder nicht anzutreffen ist, besteht jedoch auch die Möglichkeit des Einwurfs in den Hausbriefkasten des Mieters. Geschieht dies, kann der Bote nämlich im Streitfall als Zeuge hierüber aussagen. Auch für den Boten gilt, dass dieser Zeugenqualität haben muss, d.h. nicht Partei des Mietvertrages sein darf.

Tipp für Vermieter:

Ebenso wie bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter in Anwesenheit eines Zeugen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Bote den Inhalt des Umschlages kennt, den er dem Mieter übergibt bzw. den er in den Hausbriefkasten des Mieters einwirft.

4. Übermittlung der Nebenkostenabrechnung per Post

Auch wenn sie keinesfalls die sicherste Übermittlungsart ist, wählen die meisten Vermieter den Postweg, um ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen.

Auch wenn es selten geschieht, besteht bei der Zustellung per Post die Möglichkeit eines Verlusts oder- was häufiger der Fall ist- einer Verzögerung auf dem Postweg. § 556 Abs.3 S.3 2. Halbsatz BGB bestimmt zwar, dass der Vermieter mit seiner Nachforderung nicht ausgeschlossen ist, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. In der Regel muss sich der Vermieter ein Verschulden der Post jedoch gem. § 278 S.1 BGB zurechnen lassen, da diese als sein Erfüllungsgehilfe anzusehen ist. Dies gilt selbst dann, wenn auf dem Postweg für den Vermieter unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste auftreten (vgl. BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08).

Tipp für Vermieter:

Senden Sie die Nebenkostenabrechnung so frühzeitig ab, dass diese auch im Falle einer Verzögerung auf dem Postweg noch rechtzeitig zugeht oder im Falle eines Verlusts noch einmal vor Fristablauf zugestellt werden kann.

Ein vermeidbarer Fehler, der Vermietern zumindest dann, wenn die Nebenkostenabrechnung umfangreich ist und nicht das Format eines Standardbriefes hat, immer wieder unterläuft, besteht darin, dass der Brief nicht ausreichend frankiert wird.

In diesem Fall kann der Mieter die Annahme verweigern, ohne dass es – wie im Falle einer unberechtigten Annahmeverweigerung zu einer Zugangsfiktion kommt.

Tipp für Vermieter:

Achten Sie bei umfangreicheren Dokumenten darauf, dass die Nebenkostenabrechnung ausreichend frankiert ist.

Selbst dann, wenn die Nebenkostenabrechnung weder auf dem Postweg verlorengegangen ist noch eine Verzögerung beim Zustellprozess vorliegt und die Abrechnung den Mieter fristgerecht erreicht, kommt es insbesondere dann, wenn sich aus der Abrechnung eine nicht unerhebliche Nachzahlung für den Mieter ergibt, immer wieder vor, dass Mieter den rechtzeitigen Empfang der Nebenkostenabrechnung bestreiten. In diesem Fall hat der Vermieter schlechte Karten, wenn er keine Vorkehrungen trifft, um den ihm obliegenden Beweis des rechtzeitigen Zugangs führen zu können.

Der einfache Brief ermöglicht diese Beweisführung nicht. Selbst wenn der Vermieter beweisen könnte, dass er die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig abgesandt hat, sagt dies nichts über den Zugang und dessen Zeitpunkt aus.

Möchte der Vermieter die Nebenkostenabrechnung trotz der Risiken dieser Übermittlungsform dennoch auf dem Postweg versenden, sollte er sich eines Einschreibens bedienen.

Tipp für Vermieter:

Verschicken Sie die Nebenkostenabrechnung niemals als einfachen Brief, sondern immer per Einschreiben.

Entscheidet sich der Vermieter für die Übermittlung per Einschreiben, kann er zwischen verschiedenen Arten wählen. Die Post bietet das sog. Einwurfeinschreiben und das Übergabeeinschreiben mit oder ohne Rückschein an.

Beim Übergabeeinschreiben klingelt der Zusteller beim Mieter, übergibt ihm oder einem Haushaltsangehörigen das Schriftstück persönlich und lässt sich von diesem auf einem mit Datum und Uhrzeit versehenen Auslieferungsbeleg schriftlich den Empfang bestätigen. Möchte der Vermieter, dass das Schriftstück nur dem Mieter selbst oder einem zum Empfang besonders Bevollmächtigten ausgehändigt wird, kann er die Zusatzleistung „eigenhändig“ beantragen.

Möchte der Vermieter die handschriftliche Bestätigung der Auslieferung durch den Empfänger als Original zugesandt bekommen, kann er dies durch die Beauftragung eines „Übergabeeinschreibens mit Rückschein“ erreichen.

Mit diesem Auslieferungsbeleg kann der Vermieter in einem späteren Rechtsstreit den Beweis dafür erbringen, dass und zu welchem Zeitpunkt der der Post übermittelte Umschlag dem Mieter zugegangen ist.

Zu Problemen kommt es bei der Wahl des Übergabeeinschreibens allerdings dann, wenn der Zusteller den Mieter oder einen Haushaltsangehörigen nicht antrifft. In diesem Fall hinterlässt der Zusteller lediglich einen Benachrichtigungszettel im Briefkasten des Mieters. Das Schriftstück selbst wird bei der Post niedergelegt.

Die Niederlegung des Einschreibens bei der Post und die Benachrichtigung des Mieters von der Niederlegung können jedoch den Zugang der Nebenkostenabrechnung nicht ersetzen. Zugegangen ist das Einschreiben erst mit der Aushändigung des Originalschreibens durch die Post (vgl. BAG, Urteil vom 25.04.1996 – 2 AZR 13/95). Holt der Mieter das Einschreiben bei der Post nicht ab, geht es nicht zu, da der Empfänger eines eingeschriebenen Briefs erst dann die abstrakte Möglichkeit der Kenntnisnahme vom Inhalt des Briefes hat, wenn er oder ein von ihm Beauftragter sich tatsächlich zu dem Ort der Niederlegung begibt und den Brief ausgehändigt bekommt (vgl. OLG Brandenburg, Beschluss vom 03. 11. 2004 – 9 UF 177/04).

Die verbreitete Ansicht, der Mieter müsse sich in solchen Fällen nach Treu und Glauben gem. § 242 BGB stets so behandeln lassen, als sei die Erklärung rechtzeitig zugegangen, trifft nicht zu. Eine derartige Zugangsfiktion ist nur dann möglich, wenn der Mieter mit einem Zugang rechnen musste. Nur wenn ein Adressat einer Willenserklärung weiß, dass der Absender ihm eine Erklärung zusenden will, oder er insbesondere auf Grund bestehender vertraglicher Beziehungen mit dem Eingang eines solchen Schreibens rechnen muss, muss er sich für den Fall des Nichtabholens trotz Abholbenachrichtigung so behandeln lassen, als wäre ihm das Schreiben zur Zeit des frühest möglichen Abholtermins zugegangen. Erforderlich ist dabei regelmäßig eine an den Empfänger gerichtete vorausgehende Ankündigung des Erklärenden, ein solches Schreiben übersenden zu wollen (vgl. OLG Brandenburg, Beschluss vom 03.11. 2004 – 9 UF 177/04).

Der BGH stellt an die Zugangsfiktion noch strengere Anforderungen und verlangt außerdem, dass ein schwerwiegender Treueverstoß, wie z.B. eine grundlose Annahmeverweigerung oder eine arglistige Zugangsvereitelung vorliegt. Eine schlichte Verletzung der Obliegenheit des Erklärungsempfängers, das Schreiben abzuholen, wird danach nur mit einer Rechtzeitigkeitsfiktion sanktioniert, und auch dies grundsätzlich nur dann, wenn der Erklärende seinerseits den nachträglichen Zugang seiner Erklärung unverzüglich bewirkt (vgl. BGH, Urteil vom 11. 07. 2007 – XII ZR 164/03). Der Absender muss daher nach Kenntnis von dem nicht erfolgten Zugang unverzüglich einen erneuten Versuch unternehmen, seine Erklärung derart in den Machtbereich des Empfängers zu bringen, dass diesem ohne Weiteres eine Kenntnisnahme ihres Inhalts möglich ist (vgl. BGH, Urteil vom 26. 11. 1997 – VIIIZR22/97).

Da der Vermieter auch diese Voraussetzungen für die Zugangs- bzw. Rechtzeitigkeitsfiktion beweisen muss, ist der Beweis des rechtzeitigen Zugangs in den Fällen, in denen der Mieter das Übergabeeinschreiben nicht abholt, für den Vermieter nur schwer zu führen.

Tipp für Vermieter:

Unternehmen Sie schnellstmöglich einen erneuten Zustellversuch, sobald Sie Kenntnis davon erlangt haben, dass der Mieter ein bei der Post niedergelegtes Einschreiben nicht innerhalb der üblichen Frist abgeholt hat.

Das Problem, dass der Zugang im Falle der Abwesenheit des Mieters nicht erfolgt, besteht nicht, wenn der Vermieter die Form des Einwurfeinschreibens wählt. In diesem Fall wirft der Zusteller das Schriftstück in den Briefkasten des Mieters und dokumentiert selbst, dass und zu welchem Zeitpunkt dies geschehen ist. Der Vermieter kann bei der Post zu Beweiszwecken eine Reproduktion dieses Auslieferungsbeleges anfordern.

Die Beweiskraft dieses Auslieferungsbeleges ist allerdings nicht so stark wie verbreitet angenommen.

Während hier einiges umstritten ist, besteht weitgehend Einigkeit darüber, dass der Vermieter mit dem Auslieferungsbeleg nicht den vollen Beweis des Zugangs erbringen kann. Allenfalls kann hiermit der sog. Anscheinsbeweis erbracht werden. Nach Auffassung einiger Gerichte stellt der Auslieferungsbeleg ein solch starkes Indiz dar, welches nach den allgemeinen Erfahrungswerten den Zugang eines Schreibens widerlegbar vermuten lässt (vgl. AG Erfurt, Urteil vom 20.06.2007 – 5 C 1734/06; ebenso AG Paderborn, Urteil vom 3. 8. 2000 – 51 C 76/00).Voraussetzung ist allerdings, dass das ordnungsgemäße Zustellverfahren von dem Zusteller eingehalten worden ist, im Fall des Einwurfeinschreibens also, dass die Zustellung erst nach dem Einwurf von dem betreffenden Mitarbeiter des Zustelldienstes unter zutreffender Datumsangabe bestätigt wurde (vgl. OLG Saarbrücken, Urteil vom 20. 3. 2007 – 4 U 83/06).

Anders sehen dies z.B. das LG Potsdam mit Urteil vom 27. 07. 2000 – 11 S 233/99- und das AG Kempen mit Urteil vom 22.08.2006 – 11 C 432/05-, in denen die Annahme eines Anscheinsbeweises mit der Begründung verneint wird, dass es nach der Lebenserfahrung nicht auszuschließen sei, dass der Zusteller die Postsendungen in den falschen Briefkasten stecke.

Beachte: Selbst wenn das Gericht der Auffassung ist, dass der Anscheinsbeweis geführt ist, bedeutet dies nicht, dass der volle Beweis für den rechtzeitigen Zugang erbracht ist. Hierfür spricht nur eine (widerlegbare) Vermutung. Gelingt es dem Mieter die Vermutung zu erschüttern, indem er darlegt und notfalls beweist, dass ein atypischer Geschehensablauf vorliegt, muss der Vermieter auf andere Weise den vollen Beweis für den Zugang und dessen Zeitpunkt erbringen.

Tipp für Vermieter:

Da die Beweiskraft des Auslieferungsbelegs im Falle des Einwurfeinschreibens umstritten und höchstrichterlich nicht geklärt ist, und mit diesem allenfalls ein Anscheinsbeweis möglich ist, sollte dem Übergabeeinschreiben der Vorzug gegeben werden.

Wichtig:

Bei beiden Formen des Einschreibens ist außerdem zu beachten, dass durch den Rückschein bzw. den Auslieferungsbeleg allenfalls der Beweis dafür erbracht werden kann, dass dem Mieter derjenige Umschlag, den der Vermieter der Post übergeben hat, zugegangen ist. Nicht bewiesen ist, dass sich in diesem auch tatsächlich die Nebenkostenabrechnung befindet. Für den Fall, dass der Mieter behauptet, in dem Umschlag habe sich ein anderes Schriftstück befunden oder dieser sei leer gewesen, sollte der Vermieter Vorkehrungen treffen, damit er auch diese Behauptung widerlegen kann. Hier empfiehlt es sich, einen Zeugen hinzuzuziehen, der vom Inhalt des Umschlages Kenntnis hat und bei der Einlieferung bei der Post entweder dabei ist oder diese selbst vornimmt.

5. Fazit und Zusammenfassung

  1. Ist der Mieter zu Nebenkostenvorauszahlungen verpflichtet, muss der Vermieter jährlich spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums über die Nebenkosten abrechnen.
  1. Geht die Nebenkostenabrechnung dem Mieter nicht bis zu diesem Zeitpunkt zu, kann der Vermieter keine Nachforderung geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
  1. Der Vermieter trägt die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter.
  1. Der Vermieter hat unterschiedliche Möglichkeiten, Vorkehrungen für eine spätere Beweisführung zu treffen, die jedoch nicht alle gleich geeignet sind.
  1. Am besten gelingt die Beweisführung in der Regel, wenn der Vermieter oder ein Bote, der Kenntnis vom Inhalt des übergebenen Umschlages hat, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung persönlich übergibt und sich den Empfang schriftlich bestätigen lässt.
  1. Weigert der Mieter sich, den Empfang zu bestätigen oder sogar, die Nebenkostenabrechnung entgegenzunehmen, oder ist er nicht anzutreffen, empfiehlt sich je nach Fallkonstellation die Übergabe bzw. der Einwurf in den Hausbriefkasten des Mieters durch oder zumindest in Anwesenheit eines Dritten, der nicht Partei des Mietvertrages ist, Kenntnis vom Inhalt des übergebenen Umschlages hat und daher die Übergabe bzw. den Einwurf bezeugen kann.
  1. Von der Zustellung durch einfachen Brief ist jedem Vermieter abzuraten.
  1. Auch die Zustellung per Einschreiben ist mit Risiken verbunden.
  1. Wählt der Vermieter die Form des Übergabeeinschreibens mit oder ohne Rückschein, besteht die Gefahr, dass der Zugang und die schriftliche Empfangsbestätigung durch den Mieter daran scheitern, dass dieser die Annahme verweigert oder nicht anzutreffen ist.
  1. Die Beweiskraft des Auslieferungsbeleges beim Einwurfeinschreiben ist im Einzelnen umstritten. Allenfalls kann mit diesem ein Anscheinsbeweis erbracht werden, der vom Mieter erschüttert werden kann.
  1. Möchte der Vermieter dennoch von der Zustellungsform Einschreiben Gebrauch machen, sollte er bevorzugt das Übergabeeinschreiben wählen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.