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Nebenkostenvorauszahlung anpassen – durch Mieter und Vermieter

„Nichts bleibt gleich“, heißt es oft auch bei der Höhe der Nebenkostenvorauszahlung. Nach der jährlichen Nebenkostenabrechnung stellt sich im Rahmen vieler Mietverhältnisse nämlich die Frage „Nebenkostenvorauszahlung neu anpassen, oder nicht? Und wenn ja, wie?“.

Um im neuen Jahr eine veränderte Nebenkostenvorauszahlung zu zahlen, sind allerdings nicht viele Schritte notwendig. Die Höhe der monatlichen Zahlungen kann sowohl von Mietern als auch von Vermietern jederzeit unter gewissen Voraussetzungen angepasst werden. So zum Beispiel regelmäßig, wenn sich der monatliche Zahlbetrag der angesetzten Vorauszahlung im Nachhinein als zu niedrig oder zu hoch erweist.

Wie Sie als Mieter oder Vermieter vorgehen, wenn Ihnen an einer Änderung der Vorauszahlungshöhe gelegen ist, wird Ihnen im nachfolgenden Artikel erklärt.

I. Höhe der Nebenkostenvorauszahlung

Grundsätzlich ist die Höhe der Nebenkostenvorauszahlung nach der gesetzlichen Regelung des § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB vom Vermieter angemessen festzulegen. Das heißt, der Vermieter hat nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 HS. 2 BGB) eine Summe zu bestimmen, die den voraussichtlichen jährlichen Nebenkostenverbrauch der Mietwohnung, bei einer Zahlung im Rahmen von 12 Monaten, ungefähr abdeckt. Der Betrag muss nicht genau kostendeckend bestimmt werden, sondern es reicht hier eine Schätzung, wenn keine geeigneten Beurteilungsgrundlagen, wie Abrechnungen aus Vorjahren oder vergleichbaren Mietwohnungen vorliege, der BGH im Urteil vom 11. Februar 2004, Az.: VIII ZR 195/03. Die vom Vermieter veranschlagte Höhe darf allerdings nicht völlig überhöht sein.

Praxistipp zur angemessenen Höhe der Nebenkosten:

Sollten Sie als Vermieter eine Erstvermietung beabsichtigen und wissen noch nicht, wie Sie die bei Ihrer Mietwohnung die angemessene Nebenkostenvorauszahlung ermitteln, hilft Ihnen immer ein Blick in die Nebenkosten- beziehungsweise Betriebskostenspiegel Ihrer Region. Dort finden Sie regionale Vergleichswerte zum Nebenkostenverbrauch verschiedener Mietwohnungen.

II. Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung

Gesetzlicher Anknüpfungspunkt für die Möglichkeit nach einer Nebenkostenabrechnung eine Anpassung  der Nebenkostenvorauszahlung auf eine angemessene Höhe vorzunehmen, ist für beide Mietvertragsparteien § 560 Abs. 4 BGB.

Für den Vermieter liegen die Gründe in der Änderung des Vorauszahlungsbetrages meist in der Erhöhung der Versorgerbeträge, Modernisierungen oder Umstellungen von Pauschalen auf Vorauszahlungen und führen in der Regel zu einer Erhöhung des monatlichen Zahlungsbetrages. Aber auch der Mieter kann an einer Erhöhung ein berechtigtes Interesse haben, zum Beispiel, wenn die Vorauszahlungen viel zu niedrig angesetzt sind und hohe Nachzahlungsbeträge zum Ende des Jahres vermieden werden sollen; mehr dazu auch in dem Artikel: „Nebenkostenvorauszahlung zu niedrig angesetzt: Was tun als Mieter?“.

In formeller Hinsicht wird lediglich gefordert, dass eine entsprechende Erklärung zur gewünschten Änderung der Nebenkostenvorauszahlung in Textform erfolgt. Das heißt, Sie müssen Ihr Anliegen zur Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung in einem einfachen Schreiben an die andere Mietvertragspartei – den Vermieter oder Mieter – senden.

Ein einfaches Schreiben mit dem Anliegen die Nebenkostenvorauszahlung anzupassen, kann zum Beispiel wie folgt formuliert werden:

„Sehr geehrter Herr/Frau Mieter/Vermieter/in  … ,

nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung des vergangenen Jahres 20.. , ist mir aufgefallen, dass die vereinbarten Nebenkostenvorauszahlungen in Höhe von  … €, mit einem Jahresbetrag von … €, im Vergleich zum monatlichen Nebenkostenverbrauch in Höhe von … €, mit einem Jahresgesamtbetrag von … €, besonders niedrig / hoch veranschlagt sind. 

Ich wünsche daher eine Anpassung der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung auf eine angemessene Höhe von … €, mit einem neuen Jahresgesamtbetrag von  … €.

Der Ansatz dieses Nebenkostenvorauszahlungsbetrages ergibt, sich aus dem Betrag des Vorjahresverbrauchs. 

Sollten Sie mit dieser Anpassung nicht einverstanden sein, erbitte ich eine Rückmeldung bis zum 

… (Datum). Anderenfalls gehe ich von einem Einvernehmen aus und passe die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen ab 01.01.20.. an.

Mit freundlichen Grüßen,

Vermieter/Mieter“

Bei einer Anpassung der monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB wird weder eine Begründung (– wenn auch aus praktischen Gründen anzuraten-) noch ein Einvernehmen gefordert.

Das heißt, der Vermieter darf zum Beispiel durch einseitige Erklärung bei einer Änderung der Höhe einer Nebenkostenposition nach einer Abrechnung eine Anpassung der Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe vornehmen. Die Änderung wird dann automatisch zwei Monate nach Erklärung wirksam.

Beispiel für eine Formulierung, bei einer Änderung der Höhe einzelner Nebenkostenpositionen: 

„Sehr geehrter Herr/ Frau Mieter …,

die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen sind 

ab dem … (Datum, ab dem die neue Zahlung erfolgen soll, frühestens mit Beginn des auf die Anpassungserklärung folgenden übernächsten Monats) 

um den Betrag von  … € zu erhöhen, da der Versorger/Zulieferer/Service … den Preis für die Leistung der Wärme/Wasserlieferung/ Gartenarbeit/Versicherung … um … € erhöht hat.

Mit freundlichen Grüßen,

Vermieter … “

Link-Tipp: Mehr Informationen zur Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung finden Sie in diesem Artikel.

III. Anpassung der Nebenkostenpauschale

Oft irrtümlicherweise begrifflich gleichgesetzt, werden in diesem Zusammenhang der Anpassung der  Nebenkostenzahlung auch die Nebenkostenvorauszahlung und die Nebenkostenpauschale. Aber die Änderung der Nebenkostenpauschale erfordert, im Gegensatz zur Vorauszahlung ein gegenseitiges Einvernehmen, um wirksam zu werden.

Für die Praxis bedeutet das, bei einer Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale, dass der Vermieter grundsätzlich nur dann  Erhöhungen einzelner Nebenkostenpositionen auf den Mieter umlegen kann, wenn eine entsprechende Änderungsmöglichkeit auch im Mietvertrag vereinbart wurde. Fehlt eine solche Vereinbarung muss der Mieter der Änderung ausdrücklich zustimmen oder es muss eine entsprechende einseitige Anpassungsmöglichkeit nachträglich vereinbart werden.

Auch hier ist die Anpassung in Textform zu erklären. Der Erhöhungsgrund ist zu nennen und für den Mieter nachvollziehbar zu erläutern. Im Ausnahmefall einer rückwirkenden Erhöhung, kann die Anpassungserklärung bis auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Nebenkostenposition zurückwirken. Diese Rückwirkung ist zeitlich auf den Beginn des Kalenderjahres begrenzt, das der Anpassungserklärung voran ging.

IV. Fazit für die Praxis

Die Anpassung des monatlichen Betrages der Nebenkostenvorauszahlung ist im Regelfall unproblematisch sowohl für Vermieter als auch den Mieter. Da weder hohe Guthabenauszahlungen noch sehr hohe Nachzahlungsbeträge von den Mietvertragsparteien gewünscht werden, ist anzuraten, sich immer auf eine möglichst kostendeckende Vorauszahlung zu einigen. So ersparen sich beide Seite böser Überraschungen bei der Jahresabrechnung.

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