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Mietkaution richtig abrechnen: So gehts für Vermieter

Die Kaution ist ein Sicherungsmittel des Vermieters und nach Beendigung des Mietverhältnis in dem Umfang zurück zu bezahlen, in dem sie nicht mehr gebraucht wird. Vermieter bekommen von der Rechtsprechung dabei eine ausreichende Überlegungs- und Prüfungsfrist für Ihre Ansprüche. Wie lange das ist, kommt darauf an, welchen angemessenen Zeitraum der Vermieter wahrscheinlich benötigt. Das kann bei zu 6 Monate und mehr sein. Sobald feststeht, welche Summe der Mieter von der Kaution zurückbekommen soll, muss man als Vermieter eine sogenannte Kautionsabrechnung erstellen.

Was muss man bei der Abrechnung der Mietkaution beachten? Wann und in welcher Form ist die Kaution an den Mieter zurück zu zahlen? In dem nachfolgenden Artikel bekommen Vermieter eine Anleitung wie Sie die Kaution gegen über dem Mieter abrechnen.

I. Abrechnungspflicht über Mietkaution für Vermieter

Damit der Vermieter die Kaution bzw. Teile der Kaution rechtmäßig einbehalten darf, ist gegenüber dem Mieter über die Mietkaution abzurechnen.

Dabei ging man bisweilen davon aus, dass dem Mieter eine genaue Abrechnung zu erteilen ist (OLG Karlsruhe, Beschluss vom 18.08. 2008, Az.: 8 W 34/08). Es sollte also eine ausdrückliche Kautionsabrechnung zu erstellen sein, in der der Vermieter mit seinen Gegenforderungen aufrechnet (AG Frankenthal 30.10.2014, Az.: 3a C 270/14).

Der Bundesgerichtshof (BGH) entschied nun dass der Vermieter seine Abrechnungspflicht auf zweierlei Arten erfüllen kann: Die Abrechnung der Kaution kann nach Ansicht des BGH sowohl ausdrücklich als auch konkludent (Entscheidung vom 24.07.2019, Az.: VIII ZR 141/17):

  • Bei einer ausdrücklichen Abrechnung sind die geforderten Positionen des Vermieters aufzuführen und das Kautionsguthaben gegenzurechnen.
  • Bei einer konkludenten Kautionsabrechnung erhebt der Vermieter Klage über die von ihm geforderten Ansprüche. Durch die Klageerhebung stellt der Vermieter klar, welche Ansprüche er gegen den Mieter stellt und in welcher Höhe die Ersatzpflicht des Mieters gegeben ist. Der Mieter kann sich dann durch die Aufrechnung mit dem Rückzahlungsanspruch über das Kautionsguthaben dagegen verteidigen.

II. Inhalt der ausdrücklichen Kautionsabrechnung

Der Inhalt der Abrechnung muss den Anforderungen von § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechen (BGH, Entscheidung vom 24.07.2019, Az.: VIII ZR 141/17). Aus der Abrechnung der Mietkaution muss sich schlüssig die Höhe der Kautionssumme einschließlich der Zinsen ergeben und evtl.  Gegenforderungen müssen nachvollziehbar nach Grund und Höhe dargelegt werden (AG Frankenthal 30.10.2014, Az.: 3a C 270/14).

Es sollten folgende Angaben in der Abrechnung der Mietkaution erfolgen:

  • aktuelle Höhe der Mietkaution mit Zinsen
  • Abzüge der Bank durch Kapitalertragssteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer,
  • Abzüge durch Verrechnung mit Ansprüchen des Vermieters: Hier sind die Anspruchsart bzw. der Anspruchsgrund und die jeweilige Höhe einzeln aufzuführen. Dabei können sowohl die unbestrittenen als auch die bestrittenen Forderungen aufgeführt werden (BGH, Entscheidung vom 24.07.2019, Az.: VIII ZR 141/17):
  • Bei Verrechnung: Separate ausdrückliche Aufrechnungserklärung des Vermieters, mit welchen Gegenforderungen gegenüber dem Kautionsrückzahlungsanspruch aufgerechnet wird: Hier sind dann noch einmal Anspruchsgrund und Höhe anzugeben.
  • Angabe des Betrages der Mietkaution, der an den Mieter zurück gezahlt wird; u.U. unter Angabe des Kontos ODER Aufforderung noch offene Beträge an die Vermieter zu zahlen, wenn die Kautionssumme die Ansprüche des Vermieters nicht abdeckt.

Anmerkung: Es empfiehlt sich für den Vermieter bei der Abrechnung der Mietkaution die eine Verrechnung enthält, die insoweit relevante Belege und Rechnungen bzw. Kostenvoranschläge für Reparaturen beizufügen. Typische Beispiele für Verrechnungen sind hier z.B. Schadensersatzansprüche, nicht gezahlte Mieten oder Nebenkosten(Nachzahlungen). Wie Vermieter für ein Verrechnung vorgehen, erklärt der Artikel: Mietkaution: Inanspruchnahme – So gehen Vermieter vor (mit Muster)

III. Wer zahlt die Kosten für das Kautionskonto?

Das ist streitig. Nach einer Ansicht sind die Kosten für die Auflösung des Kautionskontos vom Mieter zu tragen — werden sie vom Vermieter verauslagt so können sie von der Kautionssumme abgezogen werden (AG Frankenthal 30.10.2014, Az.: 3a C 270/14). Andere Gerichte wie u.a. das Landgericht  München I lehnen das ab (Entscheidung vom 03.07.1997, Az.: 7 O 18843/96).

Einigkeit besteht mehr oder weniger darüber dass die Kontoführungsgebühren während der Mietzeit zumindest nicht erstattungsfähig sind. Sie gehören zu den Verwaltungskosten des Vermieters und sind allein von diesem zu tragen.

Insoweit fehlt allerdings eine abschließende Entscheidung des BGH.

IV. Bis wann ist die Kautionsabrechnung zu erstellen?

Es besteht keine gesetzlich geregelte oder allgemein gültige Abrechnungsfrist (AG Frankenthal 30.10.2014, Az.: 3a C 270/14). Dem Vermieter steht eine angemessene Frist zur Abrechnung (und Rückzahlung) zu die von den Umständen des Einzelfalls abhängt.

Allerdings ist nach dem BGH nach Beendigung des Mietverhältnisses über die Kaution abzurechnen. In der Regel kann man dabei von einer „Frist“ von 3 bis 6 Monaten ausgehen (BGH, Entscheidung vom 24.07.2019, Az.: VIII ZR 141/17). Bei komplizierten Sachverhalten kann sich diese „Frist“ verlängern. Maßgeblich ist, dass , dass der Vermieter die von ihm geltend gemachten Ansprüche aus dem Mietverhältnis beziffern kann.

Der Rückzahlungsanspruch des Mieters für die  Mietkaution wird dann mit ausdrücklicher oder konkludenter Abrechnung fällig (BGH Entscheidung vom 24.07.2019, Az.: VIII ZR 141/17).

V. Zusammenfassung

Wollen Vermieter die Mietkaution gegenüber dem Mieter abrechnen, haben sie zwei Möglichkeiten: Sie können eine schriftliche Abrechnung erstellen oder Klage über ihre Ansprüche gegen die Mieter erheben und damit konkludent abrechnen. Eine einzige richtige Form der Abrechnung gibt es also nicht. Maßgeblich ist aber in beiden Fällen, dass man als Vermieter die genauen Ansprüche gegen den Mieter benennen und beziffern kann. Zeitlich gesehen gibt es insoweit keine starre Abrechnungsfrist.

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