Was können Sie als Vermieter tun, wenn Sie oder ihre Hausverwaltung die jährliche Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung verpasst haben oder Ihnen die rechtzeitige Abrechnung unmöglich war? Ist damit jede Nachzahlungsforderung aus der Nebenkostenabrechnung ausgeschlossen?
Nach Ablauf der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB hilft nur der Ausnahmetatbestand des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB, der besagt, dass die verspätete Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter dann nicht zu einem Ausschluss der Nachforderung der Nebenkosten führt, wenn der Vermieter dies nicht zu vertreten hat. Die Verspätung ist dann nicht vom Vermieter zu verantworten.
Im nachfolgenden Artikel wird Ihnen der Ausnahmetatbestand des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB erklärt. Erfahren Sie hier, wann genau von einer Verspätung der Nebenkostenabrechnung auszugehen ist und bei welchen Beispielen aus der Praxis eine verspätete Abrechnung durch den Vermieter entschuldbar ist.
Inhalt: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten
I. Kurz und Knapp: Was ist bei der Verspätung der Abrechnungsfrist ausgeschlossen?
III. In welchen Fällen ist die Verspätung vom Vermieter zu vertreten?
IV. Verspätungsbeispiele und Verantwortlichkeit des Vermieters
1. Persönliche Übergabehindernisse
2. Verspätung bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch die Post
I. Kurz und Knapp: Was ist bei der Verspätung der Abrechnungsfrist ausgeschlossen?
Nach dem Ablauf der Abrechnungsfrist ist die Nebenkostennachforderung ausgeschlossen. Dies bedeutet, dass ein die bisher bereits durch die Vorauszahlungen geforderten Nebenkosten übersteigender Abrechnungsbetrag des Gesamtsaldos seitens des Vermieters ausgeschlossen ist.
Damit ist im Umkehrschluß ein Nachtforderungsbetrag bis zum Gesamtzahlungsbetrag der geschuldeten monatlichen Vorauszahlungen, nicht von der Ausschlussfrist erfasst; so Palandt/Weidenkaff § 556 BGB Rn. 12. Ein solcher Nachforderungsbetrag besteht zum Beispiel in solchen Fällen in denen Vorauszahlungen (unberechtigt) zurückbehalten wurden, und dann vom Vermieter „nachgefordert“ werden (vgl. Senatsurteil vom 9. März 2005,Az.: VIII ZR 57/04, BGH, Urteil vom 31. 10. 2007, Az.: VIII ZR 261/06).
II. Was heißt „Verspätung“?
Die Verspätung der Abrechnungsfrist bedeutet nach dem Gesetzeswortlaut die verspätete Geltendmachung der Nebenkostenabrechnung nach dem Ablauf der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Danach muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen und in den Machtbereich zur Kenntnisnahme des Mieters gelangen. Es ist dabei egal, wann Sie als Vermieter die Abrechnung versendet haben. Entscheidend ist der Stichtag an welchem dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zugeht.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs kann die Abrechnungsfrist aber nur mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt werden; so der BGH, Urteil vom 9. 4. 2008 Az.: VIII ZR 84/07; BGH 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04 und vom 14.02.2007, Az.: VIII ZR 1/06. Damit ist auch eine Abrechnung verspätet die zwar innerhalb der Frist, aber nicht in formell ordnungsgemäßer Form bei Mieter zugeht.
Hinweis:
- Als Vermieter sind Sie für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist bei dem Mieter beweisbelastet. Lesen Sie in hier, wie Sie die Abrechnungsfrist berechnen und die fristgemäße Zustellung der Jahresabrechnung am Besten nachweisen können.
- Der Lauf der Abrechnungsfrist wird immer nach dem jeweiligen maßgeblichen Abrechnungszeitraum bestimmt; somit können beispielsweise grundsätzlich auch in der Gesamtabrechnung enthaltene Heizkostenabrechnungen deren Perioden im Abrechnungsjahr zu Ende gehen in die Abrechnung desselben Jahres mit einbezogen werden: Die hat dann die rechtliche Folge, dass bei einheitlichen Vorauszahlungen auf die Nebenkosten bei denen eine Gesamtabrechnung über alle Kosten zu erstellen ist, für den Nachforderungsausschluss auch nur eine einheitliche Abrechnungsfrist gilt (BGH Urteil vom 30. April 2008, Az. VIII ZR 240/07: Heizkostenabrechnung 2003/2004 in der Betriebskostenabrechnung 2005; Schmidt-Futterer/Langenberg,§ 556 BGB Rnr. 477).
III. In welchen Fällen ist die Verspätung vom Vermieter zu vertreten?
Danach muss für ein Verschulden (und damit auch „Vertretenmüssen“) immer ein vorwerfbares Verhalten bestehen, dass etwa durch Vorsatz (wie zum Beispiel Absicht) oder Fahrlässigkeit ausgelöst wurde. Dies ist dann ein entsprechendes Fehlverhalten, das gewisse Rechtsfolgen, wie bei der Nebenkostenabrechnung den Anspruchsausschluss auslöst.
Im Falle der verspäteten Übermittlung der Nebenkostenabrechnung kommt es deshalb darauf an, ob der Vermieter durch ein bestimmtes Fehlverhalten dafür verantwortlich gemacht werden kann, das die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zu spät zugegangen ist. Zu seinem Verantwortungsbereich zählt dabei nach § 278 BGB auch ein Fehlverhalten der Erfüllungsgehilfen des Vermieters (vgl. auch BGH, 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08; Kommentare: Bamberger/Roth/Ehlert, § 556 Rn. 65; Staudinger/Weitemeyer, BGB (2006), § 556 Rn. 109).
Als Vermieter ist man allerdings grundsätzlich immer verpflichtet, sich alle Unterlagen die zur Nebenkostenabrechnung benötigt werden, von sich aus rechtzeitig zu beschaffen und auch bei beauftragten Dritten auf eine rechtzeitige Erstellung der Nebenkostenabrechnung hinzuwirken.Ein Abwarten auf den rechtzeitigen Erhalt aller notwendigen Unterlagen reicht nicht. Vielmehr wird von dem Vermieter erwartet, dass er Ver- und Entsorgungsunternehmen oder auch die Kommune anschreibt und zur Abrechnung ihm gegenüber förmlich auffordert (Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1874)
IV. Verspätung: Beispiele und Verantwortlichkeit des Vermieters
Im Folgenden erhalten Sie einige Beispiele aus der Rechtsprechung, wie das „Vertretenmüssen“ einer verspäteten Zustellung der Nebenkostenabrechnung beurteilt wurde.
Wichtig ist dabei allerdings zu beachten, dass Sie als Vermieter für alle Tatsachen und Umstände, die ein unverschuldete Verspätung der Nebenkostenabrechnungsübermittlung begründen können, darlegungs- und beweispflichtig sind.
1. Abrechnungshindernisse
Dem Vermieter ist es in der Praxis oftmals nicht möglich die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig vollständig zu erstellen, da er noch nicht alle Belege erhalten hat.
Solche Abrechnungshindernisse bezüglich einzelner Abrechnungsposten wurden in gewissem Umfang als unverschuldete Verspätungen anerkannt, wenn der Vermieter sich um die erforderlichen fehlenden Daten bemüht und bei deren Erhalt die Abrechnung unverzüglich, in der Regel innerhalb von 3 Monaten nach dem Wegfall des Hindernisses, dem Mieter mitteilt; vgl. Palandt/ Weidenkaff § 556 BGB Rn. 12; BGH Leitsatzentscheidung vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05. Wenn er sich demgegenüber allerdings auch nach Erhalt der fehlenden notwendigen Unterlagen noch unnötig viel Zeit lässt (9 Monate im Ausgangsfall), kann darin keine unverschuldete Verspätung mehr gesehen werden; BGH Leitsatzentscheidung vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05.
So wurde ein „Nichtvertretenmüssen“ einer verspäteten Abrechnung des Vermieters anerkannt, bei einer verspäteten Steuerfestsetzung; BGH Senatsentscheidung vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05:
In dem zu Grunde liegenden Fall ging es darum, dass eine Festsetzung für eine Grundsteuernachzahlung erfolgte, nachdem der Vermieter bereits eine Abrechnung erstellt hatte. Der BGH führte insoweit aus, dass die Ausnahmeregelung § 556 Abs. 3 S. 3 BGB nach der Begründung des Gesetzesentwurfes (in der Bundestagsdrucksache 14/4553, S. 51) eben gerade mit Rücksicht auf die Fälle eingefügt worden ist, in denen Steuern oder Abgaben erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode festgesetzt werden. Damit kann in solchen Fällen eine verspätete Geltendmachung einer Nebenkostenforderung beziehungsweise deren Abrechnung entschuldigt werden.
(vgl. zur Grundsteuernacherhebung auch in LG Rostock, 27.02.2009,Az.: 1 S 200/08; LG Berlin, 13.03.2007,Az.: 65 S 272/05; LG Düsseldorf, 22.09.2010, Az.: 23 S 430/09)
Bei Fehlender Abrechnung des Versorgerunternehmens (vgl. Palandt/ Weidenkaff § 556 BGB Rn. 12) soll nach der Kommentarliteratur ebenfalls eine Entschuldigung anzunehmen sein.
Jedoch ist hier zu beachten, dass in den Instanzentscheidungen , wie beim oft zitierten AG Tübingen, Urteil v. 30.4.2004, Az.: 9 C 1503/03 und dem AG Köpenick mit Urteil vom 03.05.2007, Az.: 14 C 78/06, ein Nachforderungsanspruch im Ergebnis immer abgelehnt wurde, da die Vermieter sich insoweit nicht rechtzeitig um die Rechnungsstellung des Versorgungsunternehmens bemühten.
Nicht anerkannt, wurde die verspätete Übermittlung der Nebenkostenabrechnung wegen fehlendem Zugang der Jahresabrechnung der Wohnungseigentümerverwaltung nach § 28 Abs. 5 WEG , denn der Vermieter kann rechtzeitig die Einsicht in die entsprechenden Unterlagen bei der Verwaltung verlangen.
Hinweis:
Nur, weil einzelne Abrechnungsposten noch nicht vollständig abgerechnet werden können, ist der Vermieter nicht berechtigt, die gesamte Nebenkostenabrechnung verspätet zu erstellen. Es besteht zwar keine Pflicht zu Teilabrechnungen, es ist aber ratsam so vollständig wie möglich fristgerecht abzurechnen und dabei auf die noch fehlenden Unterlagen unter Vorbehalt der Nachberechnung hinzuweisen, soweit deren verspäteter Zugang beim Vermieter vorhersehbar ist; BGH, Entscheidung vom 12.12.2012, Az.: VIII ZR 264/12 insoweit auch zur entsprechenden Verjährungsgrenze der Nebenkostennachforderungen).
Als weiters persönliches Abrechnungshindernis wird in der Praxis oft auch eine Krankheit des Vermieters vorgebracht. Aber auch dies wurde nicht als rechtfertigender Verspätungsgrund anerkannt, denn auch wenn eine Krankheit für den Vermieter unvorhersehbar sein kann, muss versucht werden einen Dritten mit der Erstellung der Abrechnung zu beauftragen; AG Siegburg, 30.11.2000 – 4 C 746/99.
2. Verspätung bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch die Post
Ein häufiger Irrtum ist, bei Vermietern, aber auch in der Instanzgerichtrechtsprechung, dass eine rechtzeitige Aufgabe der Nebenkostenabrechnung bei der Post zur Erfüllung des Ausnahmetatbestandes ausreichend sei und Verzögerungen oder der Verlust bei der Post vom Vermieter nicht zu vertreten wären.
Dies ist aber nach höchstgerichtlicher Rechtsprechung in der Leitsatzentscheidung des BGH vom 21.01.2009 unter dem Az.: VIII ZR 107/08 ausdrücklich anders entschieden worden und auch ausführlichst begründet worden.
Danach sind die Voraussetzungen des Nichtvertretenmüssens einer verspäteten Geltendmachung einer Nachforderung durch einen Verlust der Abrechnung auf dem Postwege oder einer Verzögerung bei einer Postsendung nicht erfüllt.
Der Vermieter hat sich jede Verspätung oder Verzögerung die sich aufgrund der Beförderung der Nebenkostenabrechnung durch die Post ergibt vollumfänglich zurechnen zu lassen.
Der BGH führt in der genannten Entscheidung aus, dass
1. die Post insoweit als Erfüllungsgehilfe des Vermieters tätig wird, weil sich der Vermieter der Post zur Beförderung der Abrechnung bedient (vgl. BGHZ 62, 119, 123 f.). Die Stellung der Post als Erfüllungsgehilfe ist dabei weder durch eine etwaige Monopolstellung noch dadurch in Frage gestellt, dass die Post keinen Weisungen des Vermieters unterliegt (BGH, Urteil vom 21. September 2000, Az.: I ZR 135/98; Staudinger/Löwisch, BGB (2004), § 278 Rnr. 96)
und
2. der Vermieter eben nicht nur die Absendung, sondern auch den Zugang der Abrechnung schuldet. Dies wird bereits in der Begründung zum Regierungsentwurf des Gesetzes klargestellt (BT-Drs. 14/4553, S. 51). Darin heißt es, dass eine rechtzeitige Absendung der Abrechnung zur Wahrung der Abrechnungsfrist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB nicht genügt, sondern der Zugang der Abrechnung beim Mieter erforderlich ist. Die Ausschlussfrist soll eine zeitnahe Abrechnung gewährleisten,damit der Mieter in einem überschaubaren zeitlichen Zusammenhang zum Abrechnungszeitraum Gewissheit darüber erlangt, ob und in welcher Höhe er mit einer Nachforderung des Vermieters oder einem zu seinen Gunsten bestehendem Guthaben rechnen kann,vgl. Senatsurteil vom 5. Juli 2006, Az.: VIII ZR 220/05.
3. auch keine einschränkende Anwendung des § 278 Satz 1 BGB geboten, wenn auf dem Postweg unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste aufträten, auf die der Vermieter keinen Einfluss nehmen könne. Die Meinungen der Instanzgericht, dass der Vermieter dann alles Erforderliche getan habe, um für die Mitteilung der Abrechnung an den Mieter zu sorgen -wie unter anderem ausgeführt in den Entscheidungen des LG Berlin, GE 2006, 1407 (Zivilkammer 62); GE 2007, 1317 (Zivilkammer 67); LG Potsdam, GE 2005, 1357; AG Oldenburg, ZMR 2005, 204, 205; AG Leipzig,ZMR 2006, 47- wird ausdrücklich abgelehnt, da der Ausnahmetatbestand damit im Ergebnis ausgehöhlt werden würde und eine Absendung entgegen dem Willen des Gesetzgebers als ausreichend anerkannt werden würde.
3. Verspätung bei der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung durch die Hausverwaltung oder sonstige beauftragte Dritte
Wenn eine Nebenkostenabrechnung dem Mieter erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugeht, weil die Hausverwaltung oder sonstige beauftragte Dritte, wie die WEG-Verwaltung, Boten oder sogar der Gerichtsvollzieher sich verspäten, muss der Vermieter auch dies regelmäßig verantworten.
So wir dem Vermieter beispielsweise ein Fehlverhalten einer zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragten Firma, gemäß § 276, 278 BGB dann zurechnet, wenn der Vermieter sich
– „nicht rechtzeitig und mit der gebotenen Nachhaltigkeit darum bemüht hat, die Firma zur rechtzeitigen Erstellung der Abrechnung anzuhalten“ Amtsgericht Rudolstadt, Urteil vom 16.02.2012, Aktenzeichen 1 C 529/11
– „der Vermieter sich nicht intensiv bemüht rechtzeitig die Unterlagen der Verwaltung (auch der Wohnungseigentümerverwaltung) zu erhalten“; so Kommentar Schmidt, Mietrecht, § 556 BGB, Rn.19.
Ausnahmsweise wird eine Verantwortlichkeit des Vermieters abgelehnt, wenn „die vom Vermieter beauftragten, regelmäßig kontrollierten und angemahnten Abrechnungsfirmen oder der für ihn tätige Verwalter wegen länger dauernder technischer Defekte im Bürobetrieb oder Krankheitsausfalls nicht zur rechtzeitigen Bearbeitung in der Lage sind und der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist auf die Verzögerung hinweist (Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1877, Sternel,ZMR 2001, 937, 939f. )
Hinweis: Praxistip bei der WEG Verwaltung / Nebenkostenabrechnung und Verwalterwechsel
Ein typisches Problem für Vermieter einer Eigentumswohnung kann auch die verspätete oder häufig unvollständige Übermittlung von Unterlagen im Rahmen des Verwalterwechsels bei der WEG Verwaltung sein. Der neue Verwalter ist insoweit nämlich oft gehindert die Jahresabrechnung für den vorangegangenen Wirtschaftszeitraum anzufertigen, wenn Unterlagen, die für die Erstellung der Abrechnung erforderlich sind, sich noch bei dem alten Verwalter befinden und dieser selbige zurückbehält oder die Übergabe herauszögert.
Zwar kann der neue Verwalter die Herausgabe der Unterlagen gegenüber dem alten Verwalter gerichtlich durchsetzen, es ist aber anzuraten, von den beteiligten Versorgerunternehmen Zweitausfertigungen oder Kopien der Rechnungen zu ersuchen, um so fast vollständige Abrechnungen erstellen zu können. Zudem sollten im Bereich der Mietverwaltung jeweils entsprechende Vorbehalte für nachträglich noch aufgefundene Rechnungen erklärt werden, damit die Eigentümer ihren Mietern gegenüber keine Rechtsverluste bei der verspäteten Vervollständigung (Im Zweifel auch Korrektur) der Nebenkostenabrechnung erleiden; so unter anderem das Oberlandesgericht Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06.
4. Sonstige nicht zu vertretende Verspätungsgründe
Ein weiterer Entschuldigungsgrund kann auch bei einem bewussten Vereiteln der rechtzeitigen Zustellung durch den Mieter vorliegen. So etwa wenn der Mieter bei Auszug keine Nachsende- beziehungsweise neue Postadresse hinterlassen hat und der Vermieter trotz aller zumutbaren Anstrengungen die Adresse nicht in Erfahrung bringen konnte; Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1877.
V. Fazit
Die verspätete Erstellung der Nebenkostenabrechnung sollte vom Vermieter unter allen Umständen vermieden werden, denn in der Praxis kann sich der Vermieter meist kaum aus der Verantwortung ziehen. Nur in den wenigsten Fällen gibt es für den Vermieter bei der Zustellung der Nebenkostenabrechnung nach dem Ablauf der Ausschlußfrist noch die Möglichkeit Nachforderungen aus selbiger geltend zu machen. Abschließend läßt sich daher auch hier nur darauf verweisen, daß man als Vermieter die Zustellung der Nebenkostenabrechnung nachweisbar absichern sollte und sich auf keinen Fall erst zum Ende des Fristablaufs um selbige bemüht.
19.03.2019 - 14:29
Hallo Herr Hundt,
bevor mein Vater im Januar 2017 in ein Pflegeheim ziehen musste, war er Mieter einer kleinen Wohnung. Im Mai 2017 ist mein Vater dann leider gestorben. Im Januar 2018 meldet sich dann der ehemalige Vermieter meines Vaters mit der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2016 per Mail bei mir (ich habe damals das Erbe angetreten) und bittet um Begleichung einer Nachzahlung.
Angeblich wurde die Nebenkostenabrechnung im November 2017 per Post an das Pflegeheim (letzte Adresse meines Vaters) geschickt und kam von dort zurück. Erst später hätte man meine Mail-Adresse in der Akte gefunden und kam deshalb auf mich zu.
Nun meine Frage: Muss ich die Nachzahlung der Nebenkosten tatsächlich leisten? Schließlich war der Stichtag für den Zugang der Nebenkostenabrechnung für 2016 der 31.12.2017. Andererseits meint der Vermieter, dass die verspätete Zustellung nicht sein Verschulden sei (Zustellung nicht möglich, Rückläufer).
Danke für Ihre Antwort und beste Grüße
13.02.2025 - 16:53
Hallo,
Der Vermieter fordert für 2021 und 2022 eine Nachzahlung, weil in der damaligen Heizkostenabrechnung der Versorger etwas falsch dem Vermieter übermittelt hat.
Muss ich zahlen, weil der Vermieter keine Schuld daran hat oder ist es verjährt?
Max Baustedt
13.02.2025 - 19:22
Hallo Baustedt,
Nachforderungen aus Betriebskostenabrechnungen verjähren grundsätzlich in drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist.
Viele Grüße
Dennis Hundt
18.02.2025 - 16:04
Hallo,
ich habe im Oktober 2024 eine vermietete Immobilie geerbt. Die Unterlagen konnte für die Nebenkosten konnte ich erst im Januar einsehen und somit die NK Abrechnung für 2023 erst verpätet im Februar versenden. Nun weigert sich der Mieter diese zu bezahlen. Ist das rechntens?
Danke
JBD
19.02.2025 - 07:50
Hallo JBD,
die Abrechnung hätte dem Mieter spätestens bis zum 31.12.2024 zugehen müssen, da die gesetzliche Abrechnungsfrist ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums beträgt. Da Sie die Immobilie erst im Oktober 2024 geerbt haben, hätten Sie zwar erst später Zugriff auf die Unterlagen, jedoch ändert das nichts an der gesetzlichen Frist.
Da die Abrechnung erst im Februar 2025 versendet wurde, ist die Forderung grundsätzlich verfristet. Das bedeutet, dass der Mieter die Nachzahlung nicht mehr leisten muss. Ein Ausnahmefall könnte vorliegen, wenn Sie nachweisen können, dass Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben – reine Verzögerungen durch die Erbschaft genügen dafür aber meist nicht.
Viele Grüße
Dennis Hundt
14.05.2025 - 22:40
Guten Abend,
heute erhielt ich die Betriebskostenabrechnung (Erstellungsdatum 13.05.2025) meiner Mietwohnung für das Jahr 2023. Neben der Aufstellung des Vermieters, ist die Heizkostenabrechnung vom Energieversorger für 2023 (Rechnungsdatum 22.01.2025) angehangen. Meine Frage ist nun, ob dies noch ein entschuldbarer Grund für die verspätete Zustellung der Betriebskostenabrechnung ist, oder ob die Betriebskostenabrechnung früher, also kurz nach der Rechnung des Energieversorges, hätte erstellt und zugestellt werden müssen.
Vielen Dank im Voraus und freundliche Grüße
15.05.2025 - 10:14
Hallo Richie,
eine Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2023 endet diese Frist also am 31.12.2024. Geht die Abrechnung später zu, können Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten.
Ein erst am 22.01.2025 erstellter Heizkostenbeleg stellt in der Regel keinen ausreichenden Entschuldigungsgrund dar, da Energiedienstleister üblicherweise zeitnah nach Jahresende abrechnen. Der Vermieter hätte die Abrechnung also rechtzeitig anfordern oder notfalls auf Basis geschätzter Werte erstellen und später korrigieren müssen. In diesem Fall dürfte die Nachforderung für 2023 daher ausgeschlossen sein.
Viele Grüße
Dennis Hundt
01.12.2025 - 13:20
Hallo,
mein Vermieter verrechnet mit der Nebenkostenabrechnung für 2024 (Eingang am 28.11.2025) auch noch Schmutzwasserkosten für 2023 .
Die entsprechende Abrechnung der Stadt sei erst im Jahr 2025 eingegangen. Laut Schreiben war eine frühere Abrechnung als jetzt nicht möglich.
Ist es rechtens so spät noch nachzufordern und dann quasi Guthaben 2024 mit Nachforderung 2023 zu verrechnen?
Vielen Dank und freundliche Grüße
01.12.2025 - 14:58
Hallo Anna,
eine Nachforderung von Nebenkosten für das Jahr 2023 ist nur dann zulässig, wenn die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum 31.12.2024 zugeht. Andernfalls ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB), es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten.
Wenn die Stadt dem Vermieter die Schmutzwasserkosten für 2023 tatsächlich erst im Jahr 2025 mitgeteilt hat, könnte dies ein Fall sein, in dem den Vermieter kein Verschulden trifft. Das müsste aber konkret nachweisbar und plausibel begründet sein. Eine Verrechnung von Guthaben aus 2024 mit einer verspäteten Forderung für 2023 ist jedenfalls nur dann zulässig, wenn die Forderung rechtlich noch besteht.
Viele Grüße
Dennis Hundt
18.12.2025 - 21:19
Hallo,
mein Vermieter hat mir im Dezember 2025 eine Korrektur der Nebenkosten für das Jahr 2022 geschickt.
Er beruft sich darauf, dass die Firma, die für Winterdienst und Straßenreinigung beauftragt war, ihm erst letzten Monat (November 2025) “korrigierte Belege” hat zukommen lassen.
Kann ich deshalb in Anspruch genommen werden oder muss sich der Vermieter nach Ablauf der 12-Monats-Frist nicht eher mit der Firma streiten?
Vielen Dank und freundliche Grüße
19.12.2025 - 14:21
Hallo Peter,
nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – für 2022 also bis zum 31.12.2023. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter Nachforderungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Dass dem Vermieter erst im November 2025 korrigierte Belege zugegangen sind, entlastet ihn nicht automatisch. Maßgeblich ist, ob ihn an der verspäteten Abrechnung ein Verschulden trifft. In der Regel muss sich der Vermieter die Versäumnisse seiner Dienstleister zurechnen lassen. Eine Nachforderung ist daher in diesem Fall m.E. unzulässig.
Viele Grüße
Dennis Hundt
06.01.2026 - 13:23
Hallo,
mein Vermieter schuldet mir immer noch die Abrechnung für das Jahr 2023. Zu Beginn des Jahres 2025 habe ich dann dazu schriftlich mehrfach mit Frist dazu aufgefordert eine Abrechnung vorzulegen. Nach keinerlei Rückmeldung auf meine Schreiben wurde dann, nach Zusendung eines Schreibens meinerseits unter Androhung des Zurückbehaltungsrechts auf die Nebenkostenvorauszahlung, erstmalig reagiert. Mein Vermieter führte dann darin an, das es seitens des Energieversorgers (Gas, Heizung) zu Ableseproblemen bei den Verbraucherzählern gekommen sei und eine Abrechnung erst erfolgen kann, wenn die Ablesedaten der Versorgers vorliegen. Nach nunmehr einem Jahr liegt immer noch keine Abrechnung für das Jahr 2023 vor. Vielmehr ist auch keine fristgerechte Abrechnung für das Jahr 2024 erfolgt.
Unklar ist allerdings auch, ob tatsächlich Ableseprobleme bestehen, da für das Abrechnungsjahr 2023, nicht wie sonst üblicherweise auch, ein Dienstleister bei uns vor Ort gewesen ist um dieVerbrauchsdaten an den Heizkörpern sowie Wasserzählern zu erfassen. Dies gilt im übrigen auch für das Jahr 2024.
Stellt der damalig geschilderte Sachverhalt des Vermieters heute immer noch einen ausreichenden Entschuldigungsgrund dar? Kann ich Nachweise etc. seitens des Vermieters verlangen die den damalig angeführten Entschuldigungsgrund belegen können? Kann ich trotz des angeführten Entschuldigungsgrundes des Vermieters nunmehr von meinem Zurückbehaltungsrecht gebrauch machen?
Vielen Lieben Dank im voraus und freundliche Grüße
Ilona Di Velo
06.01.2026 - 14:24
Hallo Ilona,
eine verspätete Betriebskostenabrechnung kann der Vermieter nur dann rechtfertigen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Allgemeine Hinweise auf Ableseprobleme reichen nach einem Jahr ohne weitere Nachweise in der Regel nicht mehr aus, um die fortdauernde Säumnis zu entschuldigen. Sie können daher Nachweise verlangen, die die behaupteten Probleme konkret belegen, z. B. Schriftverkehr mit dem Messdienstleister oder dem Energieversorger.
Da für 2023 und offenbar auch 2024 keine Ablesung erfolgt ist, liegt ein Organisationsverschulden des Vermieters nahe. Das berechtigt Sie grundsätzlich dazu, Ihr Zurückbehaltungsrecht an laufenden Vorauszahlungen auszuüben, bis die Abrechnung ordnungsgemäß vorgelegt wird. Die Ausübung sollte dabei ausdrücklich und schriftlich angekündigt werden.
Viele Grüße
Dennis Hundt
14.01.2026 - 11:51
Guten Tag,
Ist die verspätete Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter zu vertreten, wenn die Hausverwaltung die Abrechnungszahlen nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt hat? Als Grund hierfür wurde mir genannt, dass rechtzeitig keine Eigentümerversammlung stattfinden konnte.
Des Weiteren: Kann ein Teil der Mietsicherheit solange einbehalten werden, bis die erwähnten Abrechnungen vorliegen, auch wenn die 12 Monate Frist schon erloschen ist?
Es geht um die Abrechnungen für 2023 und 2024.
Vielen Dank!
16.01.2026 - 08:40
Hallo Niklas,
grundsätzlich hat der Vermieter die verspätete Nebenkostenabrechnung zu vertreten. Er muss sich das Verhalten der Hausverwaltung zurechnen lassen. Dass keine Eigentümerversammlung stattfinden konnte, entlastet ihn m.E. nicht. Die gesetzliche Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums bleibt maßgeblich. Nach Fristablauf sind Nachforderungen für 2023 grundsätzlich ausgeschlossen, für 2024 läuft die Frist erst Ende 2025 ab.
Ein Einbehalt der Mietsicherheit wegen noch ausstehender Abrechnungen ist nur in angemessenem Umfang und nur solange zulässig, wie mit einer Nachforderung noch zu rechnen ist. Ist die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen, darf hierfür kein Teil der Kaution mehr einbehalten werden.
Viele Grüße
Dennis Hundt
23.01.2026 - 09:05
Guten Tag,
ich habe Mitte Dezember 2025 meiner Mieterin die Betriebskostenabrechnung für 2024 zugesandt. Die dazugehörige Hausgeldabrechnung war mir erst einige Tage zuvor zugesandt worden. Meine Mieterin hat mittlerweile die Nachforderung mir gegenüber auch beglichen.
Die Eigentümerversammlung, bei der die o.g. Hausgeldabrechnung für 2024 genehmigt wurde, fand jedoch erst Mitte Januar 2026 statt. Dabei stellte sich heraus, dass die Hausverwaltung den Verteilerschlüssel für eine Position leider irrtümlich anders als in den vorangegangenen Jahren angesetzt hatte. Die Korrektur dieser Position bedeutet eine Nachzahlung von ca. 140 EUR für meine Mieterin. Mir selbst war die geänderte Position leider nicht aufgefallen.
Die Hausverwaltung ist für unsere WEG seit 2025 neu beauftragt und mußte sich erst in die Unterlagen des vorherigen Verwalters einarbeiten.
Kann ich diese Nachforderung noch stellen, in dem ich meiner Mieterin eine korrigierte Betriebskostenabrechnung für 2024 zusende?
Und wäre es empfehlenswert, bei zukünftigen Fällen dieser Art Nebenkostenabrechnungen pauschal als vorläufig zu benennen, um im Nachhinein korrigieren zu können?
Vielen Dank für eine kurze Beurteilung des Sachverhalts.
Viele Grüße, Birgit
24.01.2026 - 12:58
Hallo Birgit,
grundsätzlich dürfen Sie nach Ablauf der Abrechnungsfrist (für 2024: 31.12.2025) keine Nachforderungen mehr geltend machen – außer Sie haben die verspätete/fehlerhafte Abrechnung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Wenn die Korrektur erst durch den Genehmigungsbeschluss der WEG Mitte Januar 2026 feststand und Sie die Abweichung vorher nicht erkennen mussten, können Sie m.E. versuchen die korrigierte Abrechnung jetzt noch nachreichen und die 140 € verlangen; tun Sie das aber unverzüglich und erläutern Sie den Grund.
„Vorläufig“ pauschal zu schreiben verlängert die Frist nicht. Sinnvoll ist höchstens ein klarer Hinweis, dass einzelne Positionen mangels WEG-Beschluss noch vorläufig sind – eine Nachforderung bleibt trotzdem nur bei Nichtverschulden möglich.
Viele Grüße
Dennis Hundt