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Anschreiben für die Nebenkostenabrechnung: Kostenlose Vorlage

Zahlreiche formelle und materielle Regelungen sind von den Vermietern bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung zu beachten. Die zunehmende Streitfrage ist aber oft die „bloße“ Übermittlung der Nebenkostenabrechnung.

Daher stellen wir für Sie als Vermieter nachfolgend eine Vorlage beziehungsweise ein Musteranschreiben zur Übersendung der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung. Anhand dieser unverbindlichen Vorlage für das Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung können Sie sich für Ihr Anschreiben orientieren.

Kopieren Sie unseren Musterbrief und passen Sie die Vorlage an Ihrer Bedürfnisse an (Guthaben, Nachzahlung, Einzugsermächtigung).

Vorlage / Beispiel Anschreiben bei der Übersendung der Nebenkostenabrechnung:

An den Mieter Mustermann soll die Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 01.01.2013 – 31.12.2013 übersendet werden.

Hinweis zur Fristwahrung:

Zum Nachweis der Fristwahrung ist wichtig schon bei dem Anschreiben mit der Nebenkostenabrechnung auf den beweisbaren Zugang zu achten. Dies können Sie zum Beispiel erreichen in dem Sie die Schriftstücke beispielsweise

  • vorab auch per Fax mit Sendebestätigung faxen
  • eine persönlicher Übergabe gegen Quittung für jedes einzelne Blatt; oder unter Hinzuziehung eines Zeugen der alle Einzelseiten gesehen hat
  • oder bei Übersendung per Post als Einschreiben
  • mit Rückschein versenden
  • oder eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher veranlassen (zum Beispiel durch Postzustellungsurkunde)

Das Anschreiben für die Nebenkostenabrechung könnte dann wie folgt aussehen:

(Absender:)

Adresse des Vermieters

Adresse der Hausverwaltung 

(Anschrift:)

Mieter Mustermann

Beispielstraße 0

PLZ Vorlagenstadt

(vorab per Fax: XXX- YYY)

Datum: 00.00.2014

Betreff: Musterwohnung in Vorlagenstadt, Beispielstraße, Hausnummer 0, Etage, Wohneinheit (- hier möglichst genaue Bezeichnung des Mietobjekts angeben -) Übersendung der Nebenkostenabrechnung für das Jahr  01.01.2013 – 31.12.2013 (- hier den Abrechnungszeitraum angeben – )

Sehr geehrte Frau Mieterin / sehr geehrter Herr Mieter,

anliegend erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum

vom … bis … . (- Maßgebend ist hier grundsätzlich der Abrechnungszeitraum gemäß dem Mietvertrag oder der tatsächliche Abrechnungszeitraum bei Teilabrechnungen – )

Bei einer Rückzahlung von Nebenkosten:

Wie Sie der anliegenden Nebenkostenabrechnung entnehmen können, ergibt sich für den bezeichneten Abrechnungszeitraum ein Saldo in Höhe von …€ zu Ihren Gunsten (Guthaben).

Das ausgewiesene Guthaben wird Ihnen in den nächsten Tagen auf Ihr angegebenes Bankkonto überwiesen.

Bei einer Nachzahlung von Nebenkosten:

Wie Sie der anliegenden Nebenkostenabrechnung entnehmen können, ergibt sich für den bezeichneten Abrechnungszeitraum ein Saldo in Höhe von …€ zu Ihren Lasten (Rückstand).

Sie haben daher den Nebenkostenbetrag in Höhe von … € für den bezeichneten Abrechnungszeitraum nachzuzahlen.

Ich bitte den Betrag spätestens bis zum …. auf mein Kontoüberwiesen werden. (- Die Frist sollte hier angemessen gewählt werden, beispielsweise eine 2 Wochenfrist bis zu einer maximalen 30- tägigen Frist – )

bei Vorliegen der Einzugsermächtigung:

Der Nachzahlungsbetrag wird zusammen mit der nächsten Mietzahlung von Ihrem Girokonto abgebucht.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Vermieter

(oder einer bevollmächtigten Person, dann ist allerdings die Vollmacht im Original beizulegen)

Anlage: 1 Nebenkostenabrechnung (- Achten Sie darauf, dass die Abrechnung formell ordnungsgemäß erstellt ist -)

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