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Vermieter sendet keine Nebenkostenabrechnung – Was tun als Mieter?

Als Mieter haben Sie aufgrund Ihrer mietvertraglichen Umlagevereinbarung zu den Nebenkosten ein Recht auf eine jährliche  Abrechnung Ihrer monatlich geleisteten Vorauszahlungen, § 556 Abs. 3 S. 1 BGB. Manchmal kommt es allerdings vor, dass der Abrechnungszeitraum schon längst verstrichen ist, aber der Vermieter einfach keine Nebenkostenabrechnung erstellt. Wie lange darf sich der Vermieter mit der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung Zeit lassen?

Für den Mieter gibt es, je nach Fallgestaltung, zwar verschiedene Möglichkeiten und rechtliche Druckmittel auf eine Erstellung der Nebenkostenabrechnung hinzuwirken, der Anspruchsgrund bleibt aber derselbe.

Nachfolgend soll erklärt werden, was ein Mieter überhaupt tun kann und sollte, um seinen Anspruch gegen den Vermieter auf die Übermittlung einer Nebenkostenabrechnung durchzusetzen.

I. Wie lange muss ich auf die Versendung der Nebenkostenabrechnung warten?

Wann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung für ein Mietverhältnis erstellt und versendet, ist immer abhängig vom jeweiligen Einzelfall, denn je nach Umfang des Mietkomplexes und der Beteiligung Dritter kann die Erstellung der Nebenkostenabrechnung sehr zeitaufwendig sein.

Als Höchstgrenze für die Übermittlung der jährlichen Nebenkostenabrechnung sind aber gesetzlich 12 Monate geregelt, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB. Innerhalb dieser sogenannten Abrechnungsfrist muss der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung an den Mieter übermitteln. Diese Vorschrift ist zwingend und kann auch nicht mietvertraglich abgeändert werden.

Die Abrechnungsfrist beginnt dabei mit dem Ablauf des Abrechnungszeitraums, also dem Zeitraum für den die Nebenkosten abgerechnet werden. Bezieht sich die zu erteilende Nebenkostenabrechnung zum Beispiel auf den Zeitraum vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2015, dann begann die Abrechnungsfrist für den Vermieter am 01.01.2016 zu laufen und endet am 31.12.2016.

Wichtig für Mieter: Maximal 12-Monate Wartezeit auf Nebenkostenabrechnung

Wenn Ihnen der Vermieter noch keine Nebenkostenabrechnung zugesendet hat, die zwölfmonatige Frist aber auch noch nicht abgelaufen ist, bleibt Ihnen nichts anderes übrig als abzuwarten bis die Abrechnungsfrist für den Vermieter verstrichen ist.

II. Rechte des Mieters nach Ablauf der  „Wartefrist“

Mit Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist ist der Anspruch des Mieters auf eine Abrechnung allerdings fällig und er muss nicht mehr warten, sondern kann sogar auf Vorlage der Nebenkostenabrechnung klagen. Dies nennt man rechtlich den Eintritt der Abrechnungsreife (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 690).

Ab diesem Zeitpunkt ist es ratsam, die Erteilung der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vermieter geltend zu machen.

III. Mietertip: Was ist zu tun?

Es ist zunächst zu empfehlen, den Vermieter schriftlich zu einer Übermittlung einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung aufzufordern.

Bezüglich eventuell auf Sie zukommender, Nebenkostennachforderungen haben Sie zu diesem Zeitpunkt nichts mehr zu befürchten, da diese ab dem Zeitpunkt des Ablaufs der Abrechnungsfrist ausgeschlossen sind. Der Vermieter kann sie also bei der verspäteten Nebenkostenabrechnung zu einer Nachzahlung der Nebenkosten auffordern. Weitere Details zu diesem Thema finden Sie auch in dem Artikel: „Kein Recht auf Nachzahlung nach Ablauf der Abrechnungsfrist“.

1. Schriftliche Aufforderung

Bei der schriftlichen Aufforderung ist es entscheidend, dass Sie deutlich machen, um welche Mietwohnung es sich handelt und für welchen Abrechnungszeitraum die Nebenkostenabrechnung noch nicht übersandt wurde. Dies können sie bereits im Betreff ausführen.

Formulierungsbeispiel: 

„Anschrift 

Betreff: 

Mietverhältnis Haus/Wohnung (…) in (…) 

Ausstehende Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum vom (…) bis zum (…)

…“

Weisen Sie insoweit auch darauf hin, dass die Abrechnungsfrist bereits verstrichen ist:

Formulierungsbeispiel: 

„Für den Abrechnungszeitraum vom (…) bis zum (…) ist, mit Ablauf des (…), die Abrechnungsfrist abgelaufen, ohne das Sie mir/uns eine Nebenkostenabrechnung übermittelt haben.“   

Fordern Sie dann den Vermieter ausdrücklich und unter Fristsetzung zu einer Nebenkostenerstellung auf.

Formulierungsbeispiel: 

„Ich/wir fordern Sie daher auf, mir/uns bis zum (…) eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu übermitteln.“

Letztlich sollten Sie auch die Form der Übermittlung der schriftlichen Aufforderung so gestalten, dass Ihnen im Nachhinein im Zweifel ein Zugangsnachweis beim Vermieter möglich ist. Empfehlenswert ist dafür eine Übergabe unter Zeugen oder eine Postzustellung. Eine Übersicht zu den verschiedenen Zustellungsvarianten beinhaltet zum Beispiel auch der Artikel: „Kündigung eines Mietvertrag: Einschreiben, normaler Brief oder Gerichtsvollzieher„.

2. Zurückbehalten der Nebenkostenvorauszahlungen

Als Druckmittel zur Durchsetzung der Erteilung der Nebenkostenabrechnung kann der  Mieter auch die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen gemäß § 273 BGB zurückbehalten, wenn die Abrechnung für einen vorangegangenen Zeitraum nicht erfolgt ist (BGH, Entscheidung vom 11.04.1984, Az.: VIII ARZ 16/83; Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 696). Dies setzt nur voraus, dass er bereits zur Erteilung der Abrechnung aufgefordert hat.

Das bedeutet, als Mieter können Sie ab dem folgenden Monat, nach Ablauf der Abrechnungsfrist und schriftlicher Aufforderung zur Erteilung der Abrechnung die Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten. Sie müssen auch nicht die Frist abwarten, die Sie dem Mieter in Ihrer Aufforderung gesetzt haben.

Der Umfang des Zurückbehaltungsrechtes erstreckt sich allerdings lediglich auf laufende Vorauszahlungen und ist der Höhe nach auf die Summe der im abgelaufenen Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen begrenzt (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 696). Wenn in der Vergangenheit keine Vorauszahlungen geleistet wurden, kann der Mieter auch kein Zurückbehaltungsrecht geltend machen.

Sollte der Mietvertrag bereits beendet sein und Sie zahlen deshalb gar keine Vorauszahlungen mehr für die in Streit stehende Abrechnung, können Sie anstelle des Zurückbehaltungsanspruchs ein Rückforderungsrecht geltend machen. In Fällen in denen der Mieter nämlich während der Dauer des Mietverhältnisses nicht (mehr) die Möglichkeit hatte, den Abrechnungsanspruch unter zu Hilfenahme des Zurückbehaltungsrechtes durchzusetzen, so wird ein Rückforderungsanspruch bezüglich der geleisteten Vorauszahlungen zugebilligt, so der BGH in seinem Urteil vom 26. 9. 2012, Az.: VIII ZR 315/11.

Weitere Einzelheiten zu dem Zurückbehaltungsrecht und dem Rückforderungsanspruch bezüglich laufender Nebenkostenvorauszahlungen können Sie zudem in den Artikeln, „Nebenkostenvorauszahlung: Zurückbehaltungsrecht des Mieters“ und „Rückforderung der Nebenkostenvorauszahlung – Die Rechte der Mieter“ nachlesen.

3. Klage erheben

Sollte Ihnen der Vermieter nach alledem immer noch keine Nebenkostenabrechnung übersendet haben, bleibt letztlich nur noch die Klage auf Erteilung der Nebenkostenabrechnung beziehungsweise die Klage auf Rechnungslegung über die entstandenen Nebenkosten. Die darauffolgende Zwangsvollstreckung erfolgt dann in der Regel über § 890 ZPO, da die Erteilung der Nebenkostenabrechnung eine nicht vertretbare Handlung darstellt (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 692).

In dem Falle das ein Mietverhältnis bereits beendet ist, kann der Mieter grundsätzlich unmittelbar auf die Rückerstattung der Nebenkostenvorauszahlungen klagen, wenn der Vermieter die Erteilung der Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist versäumt hat (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 704)

Wichtig:

Als Mieter sollten Sie insoweit unbedingt, einen Rechtsanwalt zur Beratung und Klageerhebung hinzuzuziehen. Die Fallgestaltungen können hier sehr unterschiedlich sein und damit zu unterschiedlichen Rechtsfolgen und Problemen führen. Rechtliche Sicherheit kann Ihnen hier nur ein Anwalt vermitteln.

IV. Zusammenfassung

Wenn Ihr Vermieter Ihnen keine Nebenkostenabrechnung übersendet, können Sie: 

  1. Ihren Vermieter schriftlich zur Übersendung  oder Erteilung der Abrechnung auffordern.
  2. Die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen bis zur Abrechnung zurückbehalten (oder nach Mietvertragsende: geleistete Nebenkostenvorauszahlungen zurückfordern)
  3. Klage auf Erteilung der Abrechnung erheben.

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