Umlagefähigkeit, Verteilerschlüssel, Nebenkostenvorauszahlung und Abrechnungsfristen sind im Mietrecht meist wohl bekannte Fachbegriffe. Dennoch stehen die meisten Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung immer wieder kleinen und größeren Herausforderungen gegenüber. Um keine falsche Abrechnung zu erstellen und sich auch die Arbeit der Abrechnungserstellung zu erleichtern, wenn man keine Hausverwaltung zur Hilfe hat, sollte ein Vermieter daher immer gewisse Grundlagen und Tipps.

In diesem Artikel wird Ihnen als Vermieter daher eine Reiche an Hilfestellungen an die Hand gegeben die auch Ihnen zu einer erfolgreichen Erstellung einer rechtswirksamen Nebenkostenabrechnung verhelfen.

Tipp 1: Denken Sie bereits vor Mietvertragsabschluss an die Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter ist es ganz entscheidend, sich schon vor Abschluss des Mietvertrages über die – auch zukünftig – anfallenden Nebenkosten im Klaren zu sein:

• Notieren Sie sich, welche Nebenkosten bei der Mietwohnung entstehen und vielleicht auch zukünftig, etwa nach Umbaumaßnahmen, entstehen können.
• Prüfen Sie alle Positionen auf Ihre Umlagefähigkeit, dass heißt Sie vergleichen alle relevanten Positionen mit den aufgezählten Nebenkosten im Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV.
• Finden Sie einzelne Nebenkostenpositionen nicht ausdrücklich erwähnt, kommt eine Umlage eventuell als sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV in Betracht. Was sonstige Nebenkosten sind können Sie hier nachlesen: “Nebenkostenabrechnung: Was sind “Sonstige Betriebskosten” (und deren Umladefähigkeit)“.

Viele Hinweise und Tipps zu den einzelnen Arten von Mietnebenkosten, mit einer Nennung des entsprechenden Gesetzestextes der Betriebskostenverordnung und Beispielen erhalten Sie hier: “Betriebskostenverordnung – Alle wichtigen Infos für Mieter und Vermieter“.

Tipp 2: Formulieren Sie im Mietvertrag eine Umlagevereinbarung

Um den Mieter überhaupt zur Nebenkostenzahlung zu verpflichten, müssen Sie als Vermieter die Pflicht die anfallenden Nebenkosten zu zahlen auf den Mieter abwälzen. Das bedeutet im Mietvertrag muss eine Klausel aufgenommen werden, die bestimmt, dass der Mieter die Mietnebenkosten zu zahlen hat. Bei der Formulierung können Sie auch durch einen Verweis auf § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit §§ 1, 2 BetrKV deutlich machen, dass sie nur eine Zahlungspflicht für die zulässigen Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung übertragen wollen.

Fallen bei der vermieteten Wohnung „sonstige Nebenkosten“ (vgl. Tipp 1) an, dann sind diese im Mietvertrag aufzuzählen. Scheuen Sie sich nicht auch Nebenkosten anzuführen die erst in der Zukunft anfallen, weil Sie erst nach entsprechender Modernisierung (Solaranlage, Elektrogaragentore, Brandmeldeanlagen etc.), Anbauten (Schwimmbad, Sauna etc.) oder geplanten Serviceeinführungen (Wachmann, Concierge, Pförtner etc. ) entstehen. Im laufenden Mietverhältnis ist es nur schwer möglich neue Nebenkosten umzulegen. Wie Sie neu entstandene Nebenkosten auf den Mieter übertragen können, wenn diese nicht bereits im Mietvertrag genannte sind erfahren Sie in dem Beitrag: „Neue Nebenkosten auf Mieter umlegen – So gehen Vermieter vor.“

Weitere Einzelheiten zu wichtigen Vertragsbestandteilen bezüglich der Nebenkostenabrechnung finden Sie in dem Artikel: “Nebenkosten + Mietvertrag: Warum Vereinbarungen im Mietvertrag so wichtig sind“.

Tipp 3: Vereinbaren Sie einen einfachen Umlageschlüssel

Bei der Abrechnung muss für die einzelnen Nebenkostenpositionen immer der Gesamtkostenbetrag und dann der Anteil des einzelnen Mieters angegeben werden. Dieser Anteil wird entweder direkt nach dem Verbrauch oder nach einem vereinbarten Verteilerschlüssel beziehungsweise Umlageschlüssel auf den Mieter abgewälzt. Je nach dem um welche Kostenposition es sich handelt kann ein anderer Maßstab für die Abrechnung empfehlenswert sein. Generell gilt die Wohnfläche als ein einfacher Verteilerschlüssel. Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist hingegen die Umlage nach Miteigentumsanteilen empfehlenswert. Informieren Sie sich am Besten ausführlich darüber, welche Arten von Umlageschlüsseln in Betracht für Sie am Besten sind und ersparen Sie sich bei späteren Nebenkostenabrechnung damit viel Zeit. Details und weiterführende Links können Sie beispielsweise den Artikeln: “Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung” und “Miteigentumsanteile als Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung” entnehmen.

Tipp 4: Halten Sie den Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist ein

Sobald Sie Ihren Mieter zur Tragung der Nebenkosten mittels Vorauszahlungen verpflichtet haben müssen Sie als Vermieter die Einhaltung des Abrechnungszeiraums und die Einhaltung der Abrechnungsfrsit nach § 556 Abs. 3 BGB beachten.

Der Abrechnungszeitraum, auch Abrechnungsperiode genannt, beschreibt die Zeitspanne über die abgerechnet wird. Nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB ist jährlich abzurechnen.

Die Abrechnungsfrist ist in § 556 Abs. 3 S. 2 und S. 3 BGB geregelt und bestimmt, dass der Vermieter zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode Zeit hat, um dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu übermitteln. Wichtig ist hier, dass die Abrechnungsfrist eine Ausschlussfrist ist und dem Vermieter ein Anspruchsverlust droht, wenn er diese Frist missachtet.

Zur inhaltlichen Vertiefung dieser beiden wichtigen Themen dienen insbesondere die Artikel:

• “Abrechnungsperiode für die Nebenkosten – Ratgeber für Mieter und Vermieter“,
• “Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung” und
• “Kein Recht auf Nachzahlung nach Ablauf der Abrechnungsfrist“.

Tipp 5: Beachten Sie bei der Erstellung die Vorgaben zum Mindestinhalt der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss immer mindestens die Folgenden Punkte beinhalten:

1. Gesamtkosten der angefallenen Nebenkosten
2. Nebenkostenvorauszahlungsbetrag und dessen Abzug von den Gesamtkosten
3. Angabe des Umlageschlüssels
4. Mieteranteil samt Berechnung

Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung am Besten unter zu Hilfenahme des Beitrages: “Pflichtangaben in der Nebenkostenabrechnung (Mindestinhalt)“.

Tipp 6: Prüfen Sie die Abrechnung nochmals genau auf Fehler vor der Versendung

Liegen bei Ihrer Nebenkostenabrechnung all diese notwendigen Angaben vor, sollten Sie die Abrechnung noch einmal auf formelle und materielle Fehler Korrektur lesen. Eine doppelte Prüfung mit Hilfe von Checklisten und Aufstellungen von Fehlerquellen ist immer sehr empfehlenswert. Eine Aufstellung enthalten zum Beispiel die Artikel “Nebenkostenabrechnung: formelle Fehler und die Auswirkungen” und “Nebenkostenabrechnung: inhaltliche Fehler und die Auswirkungen“.

Tipp 7: Stellen Sie die Nebenkostenabrechnung immer nachweisbar zu

Bei der Nebenkostenabrechnung sind Sie als Vermieter nicht nur für die inhaltliche Richtigkeit verantwortlich, sondern auch für die Nachweisbarkeit der Einhaltung aller Fristen. Um eine fristgerechte Zustellung nachweisen zu können, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung daher entweder mittels eines Boten oder eines Gerichtsvollziehers übermitteln. Hierzu ist auch der Beitrag “Nebenkostenabrechnung nachweisbar zustellen – Die besten Vermietertipps” zu empfehlen.