Go to Top

Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung – Was darf umgelegt werden und was nicht?

Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung stellen Sammelposten wie etwa die „Hausmeisterkosten“ den Mieter berechtigt vor die Frage, welche Kosten sich im Detail hinter diesem Begriff verbergen. Welche Tätigkeiten des Hausmeisters sind denn eigentlich erfasst und dürfen zulässig auf den Mieter umgelegt werden, denn grundsätzlich sind ja nur laufend anfallende Kosten, die keine Instandhaltungen oder Instandsetzungsarbeiten darstellen, in der Nebenkostenabrechnung ansatzfähig.

Der Hausmeister repariert aber in der Regel doch viele Dinge und erledigt nicht immer nur die anfallende Reinigungsarbeiten. Was und in welcher Form kann der Vermieter hier rechtlich zulässig abrechnen? Gibt es einen gesetzlichen Verteilerschlüssel für die Hausmeisterkosten? Teilweise finden sich in Abrechnungen auch Hausmeisterkosten obwohl tatsächlich gar kein Hausmeister angestellt ist.

Was der Vermieter als Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung umlegen darf und was nicht wird Ihnen im nachfolgenden Artikel – auch an Beispielen – aufgezeigt.

I. Keine Pauschale Abrechnung der Hausmeisterkosten

Soweit zwischen den Mietvertragsparteien eine Umlage der Nebenkosten auf den Mieter mittels monatlicher Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart ist, muss der Vermieter jährlich über die angefallenen Nebenkostenpositionen im Einzelnen abrechnen. Nur tatsächlich angefallene Kosten dürfen auf den Mieter abgewälzt beziehungsweise übertragen werden.

Hinweis:

Eine solche Pflicht besteht nicht, wenn eine Nebenkostenpauschale zu zahlen ist, in der die Hausmeisterkosten enthalten sind, ohne im Detail aufgeschlüsselt zu werden. Bei der Pauschale gibt es keine Abrechnung. Details zur Abgrenzung zwischen Pauschal und Vorauszahlungen sowie den verschiedenen mietvertraglichen Vereinbarungen der Nebenkosten erhalten Sie insbesondere in den Artikeln:

Bei der Nebenkostenvorauszahlung ist es daher nicht zulässig, alle Aufwendungen die dem Vermieter bei der Anstellung eines Hausmeisters (begrifflich auch Hauswart genannt) entstehen, pauschal als Nebenkosten abzurechnen. In aller Regel zählen zu den abrechenbaren Tätigkeiten des Hausmeister nur die umlagefähige Nebenkosten im Sinne der §§ 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit §§ 1 Abs. 1 und 2 Nr. 1 – 12 BetrKV. Sobald es sich bei den zu verrichtenden Arbeiten um Instandsetzungs- oder Instandhaltungsarbeiten handelt, im Sinne des § 1 Abs. 2 BetrKV, ist es unzulässig, den dafür anfallenden Teil der Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung anzusetzen.

Hinweis: Bei der Gewerberaummiete besteht nach dem Urteil des BGH vom 26.9.2012, Az.: XII ZR 112/10 ausdrücklich die Möglichkeit, die Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung formularmäßig auf den Mieter zu übertragen, soweit sie sich auf Schäden erstreckt, die dem Mietgebrauch oder der Risikosphäre des Mieters zuzuordnen sind

Der Vermieter muss bei den Hausmeisterkosten daher immer zunächst den umlagefähigen Anteil der Aufwendungen berechnen und darf nur diesen mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel auf den Mieter abwälzen (BGH, Entscheidung vom 11.09.2007, Az.: VIII ZR 1/07).

1. Berechnung des umlagefähigen Anteils

Bei dem umlagefähigen Teil der Hausmeisterkosten dient in erster Linie die Bestimmung des § 2 Nr. 14 BetrKV als Richtlinie für das, was auf den Mieter übertragen werden kann, denn danach sind jedenfalls Instandsetzung, Instandhaltungs- und Verwaltungsarbeiten des Hauswarts ausgegrenzt (K. Callsen/Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Anwalts Handbuch Mietrecht, 5. Aufl. 2015, L. Betriebskosten Rn. 138.). Beispiele für solche Arbeiten finden Sie auch in dem Artikel: „Keine Nebenkosten: Reparaturen und Instandhaltungen„.

So zählen nach § 2 Nr. 14 BetrKV, zu den Hausmeisterkosten:

„die Kosten der Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden“

Man spricht bei diesen umlagefähige Hausmeisterkosten nach § 2 Nr. 14 BetrKV von dem Anteil, der die praktisch technischen Leistungen des Hauswarts betrifft, die laufend anfallen (so in K. Callsen/Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Anwalts Handbuch Mietrecht, 5. Aufl. 2015, L. Betriebskosten Rn. 138/140). Dazu kommen nach HS. 2 alle Tätigkeiten die andere Nebenkostenpostionen aus § 2 Nr. 2-10,16 BetrKV betreffen, soweit die Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden. Diese Kosten dürfen allerdings nicht extra angesetzt werden.

Das bedeutet, sobald der Hausmeister auch Tätigkeiten ausführt, die unter andere Nebenkostenpostionen fallen, sind diese Kosten zwar in der Nebenkostenabrechnung umlegbar, können aber nicht zweimal abgerechnet werden. Ist der Hausmeister tätig, gilt dies als mit der Vergütung abgegolten und eine extra Abrechnung der Nebenkostenpostion ist insoweit unzulässig.

Dazu zählen im Einzelnen Aufwendungen die anfallen bei: 

Nr. 2 Kosten der Wasserversorgung 

Nr. 3 Kosten der Entwässerung 

Nr. 4 Heizungs-Brennstoffanlage

Nr. 5 Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage/ Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten

Nr. 6 Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen 

Nr. 7 Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs, 

Nr. 8 Straßenreinigung und Müllbeseitigung, 

Nr. 9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, 

Nr. 10 Gartenpflege 

Nr. 16 die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege

Für die genaue Berechnung des Anteils der umlagefähigen Kosten ist in der Praxis meist ein Schätzung erforderlich. In Streitfällen hat der Vermieter den umlagefähigen Anteil der Hausmeisterkosten nachvollziehbar darzulegen und zu beweisen. Um den Anforderungen der gerichtlichen Beweiswürdigung nach § 287 ZPO allerdings gerecht zu werden, muss der Vermieter konkret darlegen können, worauf er seine Berechnung oder Schätzung der umlagefähigen Kosten stützt (K. Callsen/Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Anwalts Handbuch Mietrecht, 5. Aufl. 2015, L. Betriebskosten Rn. 141).

Deshalb ist es ratsam, dass der Vermieter den Hausmeister über einen zwei- bis dreimonatigen Zeitraum Tätigkeitsprotokolle über die täglichen Aufgaben erstellen lässt und diese als Grundlage seiner Berechnung der umlagefähigen Hausmeisterkosten heranzieht (K. Callsen/Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Anwalts Handbuch Mietrecht, 5. Aufl. 2015, L. Betriebskosten Rn. 141).

2. Beispiele für umlagefähige Hausmeistertätigkeiten und Hausmeisterkosten

Da die anfallenden Hausmeistertätigkeiten sehr vielfältig sind, sollen nachfolgend einige Beispiele umlagefähiger Kosten aufgezählt werden.

a) Umlagefähige Tätigkeiten des Hausmeisters

  • Durchführung kleinerer typischer Reparaturtätigkeiten eines Hausmeisters; so etwa der Austausch von Verschleißteilen wie Dichtungen, Ventilen, Glühbirnen etc. ( LG München I Urteil vom 23.02.2000, Az.:15 S 9348/99)
  • Kontrolle haustechnischer Anlagen, Abflüssen, Waschküche, Trockenboden, Ruhezeiten; (AG Hohenschönhausen vom 31.3.2008, Az.: 16 C 205/07)
  • Meldungen besonderer Vorkommnisse an den Eigentümer sowie Überwachung der Hausordnung und des Gesamtzustandes des Mietobjektes (AG Brandenburg, 07.06.2010, Az.: 31 C 210/09; K. Callsen/Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Anwalts Handbuch Mietrecht, 5. Aufl. 2015, L. Betriebskosten Rn. 138)
  • Kontrolle und Abnahme von Handwerkern und Fremdfirmen (AG Hohenschönhausen vom 31.3.2008, Az.: 16 C 205/07)
  • Ablesen von Hauptzählern und Zwischenzählern (AG Hohenschönhausen vom 31.3.2008, Az.: 16 C 205/07)
  • Notdienst für Störungsbeseitigungen (AG Hohenschönhausen vom 31.3.2008, Az.: 16 C 205/07; AG Brandenburg, 07.06.2010, Az.: 31 C 210/09)
  • Kontrolle von Rettungswegen und Fluchtwege; Verkehrssicherung (AG Hohenschönhausen vom 31.3.2008, Az.: 16 C 205/07)
  • sonstige Tätigkeiten, betreffend die Nebenkostenpositionen § 2 Nr. 2-10,16 BetrKV, wie laufende Reinigungsarbeiten (Treppenhaus, Keller, Geh- und Zuwege, Hofeinfahrt, sonstige Außenanlagen), Streu-/Winterdienst, Ausführung der Gartenpflege , Müllcontainerleerung, Betreuung oder Bedienung des Personen- /Lastenaufzuges
  • Wachdienst, wenn dieser als sonstige Nebenkostenart mietvertraglich bestimmt ist (OLG Celle, ZMR 1999, 238 = NZM 1999, 170, lesen Sie hierzu auch „Kosten für Concierge/ Wachmann als Nebenkosten umlegbar?„)

b) Nicht umlagefähige Tätigkeiten des Hausmeisters

Demgegenüber sind NICHT umlegbare Hausmeistertätigkeiten (vgl. ausführlich AG Brandenburg, Entscheidung vom 07.06.2010, Az.: 31 C 210/09) beispielsweise:

  • Organisation und Bestellung von Lieferungen (AG Tiergarten, Urteil vom 03.07.2008, Az.: 10 C 57/08)
  • Durchführung von Wohnungsübergaben ( AG Köln, WuM 1995, Seite 120)
  • Durchführung von Wohnungsbesichtigungen (AG Berlin-Mitte, NZM 2002, Seite 523)
  • Zählerstand-Ablesungen ( AG Köln, 28.10.1998 – 219 C 280/98; LG Berlin, Urteil vom 4.12.2006, Az.: 67 S 223/06 )
  • Verteilung von Schreiben an die Mieter ( AG Hamburg-St. Georg, WuM 2007, Seiten 446 f.; AG Berlin-Mitte, NZM 2002, Seite 523)

c) Weitere umlagerfähige Kosten des Hausmeisters

Die anfallenden Hausmeisterkosten, sind insgesamt meist das Gehalt zuzüglich der Sozialleistungen, vgl. § 2 Nr. 14 BetrKV, s.o. unter I Nr. 1). Es können aber auch geldwerte Leistung, wie etwa eine überlassene Hausmeisterwohnung, als Nebenkosten auf den Mieter abgewälzt werden; AG Brandenburg, Urteil vom 07.06.2010, Az.: 31 C 210/09. Wie die Berechnung der Nebenkosten nach der Wohnfläche erfolgt, können Sie auch in dem Beitrag: „Wohnfläche als Umlageschlüssel für die Nebenkosten“ nachlesen.

Anschaffungskosten für den Hausmeister wie für Geräte und Werkzeuge zur Durchführung seiner Tätigkeiten sind nicht umlagefähig.

3. Umlageschlüssel bei Hausmeisterkosten nach qm

Gesetzlich ist keine bestimmte Verteilung der Hausmeisterkosten auf die einzelne Mieter vorgesehen. Den Vertragsparteien ist es hier selbst überlassen im Mietvertrag einen bestimmten Umlageschlüssel, wie etwa nach Wohneinheit oder Kopfzahl, zu vereinbaren. Existiert keine entsprechende Vereinbarung greift allerdings die gesetzliche Regelung des § 556a Abs. 1 S. 1 BGB die regelt, dass die Umlage bei fehlender vertraglicher Abrede nach dem Anteil der Wohnfläche erfolgt. Hier wird dann die Quadratmeterzahl (qm) der jeweiligen Wohnung als Abrechnungsmaßstab herangezogen.

II. Abrechnung für Hausmeister auch ohne Hausmeister möglich

In einigen Fällen taucht in der Nebenkostenabrechnung auch ein Posten „Hausmeisterkosten“ oder „Hausmeistertätigkeiten“ auf, obwohl gar kein Hausmeister angestellt ist.

Diese Kosten sind nur dann umlagefähig, wenn Sie allerdings auch angefallen sind und somit ist die Abrechnung dieser Tätigkeiten nur dann denkbar, wenn der Vermieter selbst (oder sein Personal) diese Arbeiten erbracht hat.

Bei der Hauswart- beziehungsweise Hausmeistertätigkeit in Eigenleistung durch den Vermieter war ursprünglich strittig, ob diese Sach- und Arbeitsleistungen in der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter abgerechnet werden können. So hat zum Beispiel das AG Wetzlar noch im Urteil vom 16. Januar 2007, Az.: 38 C 1759/06 entschieden, dass die in Eigenleistung erbrachten Hausmeistertätigkeiten jedenfalls nicht ohne jede weitere Erläuterung der Nebenkostenposition „Hauswart“ umlagefähig ist. Es bedürfe insoweit einer weitergehenden Vereinbarung. In der Literatur wird dieses extra Vereinbarungserfordernis aber verneint (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2.Aufl.2015, § 556 BGB Rn. 429) und die gesetzliche Bestimmung des § 1 Abs. 1 S. 2 BetrKV als Maßstab herangezogen der ausdrücklich den Kostenansatz für in Eigenleistung erbrachte Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters berücksichtigt. In der Rechtsprechung hat mit gleicher Begründung das LG Köln im Urteil vom 29.12.2011, Az.: 1 S 44 / 11 und dann streitentscheidend der BGH im Urteil vom 14.11.2012, Az.. VIII ZR 41/12 entschieden, dass der Vermieter berechtigt ist eigene Leistungen für Hausmeistertätigkeiten (nach fiktiven Kosten für ein Drittunternehmen) in der Nebenkostenbrechung anzusetzen.

Weitere Einzelheiten zu diesem Thema finden Sie auch in dem Artikel: „Eigenleistung bei den Nebenkosten: Vermieter übernimmt Arbeiten selbst (z.B. Reinigung, Gartenpflege)„.

III. Zusammenfassung und Praxistipp

Bei dm Posten der Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung lässt sich daher festhalten, dass der Vermieter verpflichtet ist, die Kosten der umlagefähigen Hauswartstätigkeit einerseits und die nicht umlagefähigen andererseits nachvollziehbar in einer Abrechnung einzeln aufschlüsseln, wenn derartige, nicht umlagefähige Kosten auch tatsächlich Bestandteil der „Hausmeisterkosten“ sind. Die nicht umlagefähigen Kosten müssen herausgerechnet werden.

Praxistipp: 

Bei dem Festgehalt für einen Hausmeister ist der Anteil der umlagefähigen Kosten von den nicht umlagefähigen Kosten ebenfalls zu trennen.

Dies kann denn prozentual erfolgen:

Beispiel: Ihr Hausmeister erledigt zu 70 % umlagefähige und zu 30 % nicht umlagefähige Arbeiten. Sie können dann 70 % des Gehaltes als Nebenkosten ansetzen.

Ganz praktisch gesehen muss der Vermieter bei den einzelnen Hausmeisterkosten dann immer wie folgt nach dem Ausschlussprinzip abgrenzen:

a. Fallen die Arbeiten des Hausmeisters laufend an? 

Wenn nein: keine Umlage

Wenn ja: weiter bei b.

b. Handelt es sich um eine Tätigkeit die dem Nebenkostenkatalog von § 2 Nr. 2-10,16 BetrKV zuzuordnen ist?

Wenn nein: weiter bei c.

Wenn ja: umlagefähig.

c. Handelt es sich bei der Hausmeistertätigkeit um Verwaltung, Instandsetzung oder Instandhaltung?

Wenn ja: keine Umlage

Wenn nein: weiter bei d.

d. Sind oder beinhalten die Kosten Anschaffungskosten für Werkzeuge, Geräte oder Reparaturmaterial?

Wenn ja: keine Umlage beziehungsweise keine Umlage des Anteils Außer:soweit es sich nur um sogenannte „Pfennigbeträge“ handelt kann dieser Anteil vernachlässigt werden, LG Gera, WuM 2001, 615.

Wenn nein: weiter bei e.

e. Kosten sind umlagefähig.

Eine Antwort auf "Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung – Was darf umgelegt werden und was nicht?"

  • vn
    28.09.2017 - 07:53 Antworten

    Die Angaben im Punkt 2a 5. Spiegelstrich und 2b 4. Spiegelstrich widersprechen sich.
    Ist das Ablesen von Zählerständen nun eine umlagefähige Hausmeisterdienstleistung, oder nicht?

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.